Менеджер/ка відділу субгрантів і контрактів

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна, яка допоможе Україні зберегти бл. 1,5 млн. т зерна в рамках більш широких зусиль USAID зі збереження темпів виробництва та експорту зерна з України до інших країн світу.Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

У вересні 2022 року кошторисна вартість проекту збільшена до 120 000 000 дол. США, в сепрні 2023 бюджет було збільшено до 205 000 000 дол. США , строк реалізації – продовжено до 13.11.2026, на сьогоднішній день у Проекті працює понад 77 українських штатних працівників.

Мета роботи

Менеджер відділу субгрантів і контрактів забезпечують швидке й ефективне виконання субгрантів і контрактів через Фонд стратегічних інвестицій (ФСІ) в повній відповідності з політиками й процедурами компанії «Кімонікс» і дотриманні правил, положень і стандартів USAID.  

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• Перевіряє, щоб грантоотримувачі/ підрядники відповідали всім нормативним вимогам (наприклад, Автоматизованої системи директив (ADS), Зводу федеральних нормативних актів США (CFR) та Адміністративно-бюджетного управління (OMB)) і вимогам, викладеним у Посібнику програми АГРО з керування субгрантами й угодами.
• У співпраці з персоналом програми АГРО, координує пов’язані з Фондом стратегічних інвестицій фінансові, бухгалтерські, закупівельні й адміністративні процедури, щодо контролю коштів і витрат, зокрема відповідну фінансову звітність і дозволи для грантоотримувачів і підрядників.
• Готує запити щодо субгрантів і угод (RFA, APS, RFP тощо), розглядає і аналізує заявки щодо субгрантів і угод, пропозиції та документи для укладення субгрантів і угод.
• Тісно співпрацює з грантоотримувачами/підрядниками під час складання бюджетів і проведення переговорів, для забезпечення обґрунтованого і достатнього бюджету для фінансування відповідних заходів.
• Головує в комісії з відбору та бере участь у засіданнях без права голосу. Також розглядає заявки, оцінює заявку на витрати щодо її обґрунтованості й економічної ефективності, доопрацьовує документи про укладення субгрантів/угод, керує та відслідковує схвалення субгрантів/договорів. Складає проекти доповідних записок про відбір, а також обґрунтування укладання угоди на позаконкурсній основі й доповідних записок про переговори. 
• Забезпечує, щоб постачальники та підрядники повністю відповідали умовам і положенням договору щодо звітів та/або рахунків-фактур, а також положенням USAID і політикам та процедурам компанії «Кімонікс».
• Перевіряє поставки та рахунки по замовленням на предмет типу, кількості та стану.
• Готує запити й замовлення на придбання, угоди з постачальниками та договори про закупівлі.
• Складає записки щодо якості роботи постачальників і продавців.
• Забезпечує належне обговорення і узгодження положень і умов субгрантів/угод, а також перегляд і аналіз бюджетних кошторисів на предмет можливості віднести на певну статтю витрат, допустимості, обґрунтованості й узгодженості.
• Виконує попереднє визначення адміністративних і технічних можливостей заявника/учасника тендеру для відповідального адміністрування субгрантів й угод та консультує, як підвищити можливості отримувачів у міру необхідності й доцільності.
• У співпраці з Директором Фонду стратегічних інвестицій, Керівником відділу грантів і контрактів та Директором із фінансових і адміністративних питань, перевіряє, як грантоотримувачі/підрядники керують закупівлями товарыв стосовно джерела постачання та походження, наявним запасом, доглядом, технічним обслуговуванням і встановленням обладнання, придбаного в рамках субгрантів/угод, і сприяє вдосконаленню цих процесів за необхідності.
• Взаємодіє з іншими співробітниками програми АГРО та контролює, щоб грантоотримувачі отримували відповідні поради й допомогу з питань управління, зокрема фінансів і адміністрування, а також щодо всіх відповідних технічних питань.
• Забезпечує відповідність всіх документів вимогам системи документообігу компанії «Кімонікс», їх актуальність і готовність до аудиту в будь-який час.
• Допомагає в проведенні конференцій, семінарів, навчань та інших заходів із розбудови потенціалу, що стосуються присудження субгрантів і угод, а також самостійному здійсненні закупівель.
• Тісно співпрацює з командою зі співпраці, навчання і адаптації (CLA) і командою з моніторингу, оцінки і навчання (MEL), щодо розробки відповідних методів оцінки результатів роботи програми АГРО стосовно субгрантів і угод ФСІ.
• Забезпечує наявність протоколів для сприяння здійсненню екологічного моніторингу діяльності в рамках ФСІ.
• Робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми;
• За вказівкою брати участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• На вимогу готувати розділи звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• Брати участь у регулярних обговореннях АГРО на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• Дотримуватися принципів ділової етики компанії «Кімонікс»;
• На вимогу виконання інших відповідних завдань.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження програми АГРО –  в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

Менеджер відділу субгрантів і контрактів працюватимуть під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватимуться Директору Фонду стратегічних інвестицій.

Місце роботи – Київ або дистанційно.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Вища освіта у відповідній галузі (принаймні ступінь бакалавра) або еквівалентний досвід. Бажаний диплом магістра.
• Щонайменше 5 (п’ять) років досвіду у сфері планування, адміністрування й керування грантами USAID та/або субконтрактами; досвід керування субгрантами й угодами за договорами про співпрацю є перевагою.
• Знання життєвого циклу грантів і контрактів USAID, необхідних правил і положень; знання політики та процедур компанії «Кімонікс» щодо фінансового контролю грантів й субконтрактів; закінчення Практикуму з керування грантами компанії «Кімонікс» є перевагою.
• Здатність швидко й творчо працювати без шкоди відповідності чи якості для провадження діяльності ФСІ.
• Відмінні навички ефективної взаємодії з місцевими професіоналами, міжнародними донорськими організаціями, громадянським суспільством і приватним сектором, колегами з державних органів приймаючої країни й іншими партнерами-виконавцями.
• Вільне володіння українською мовою як рідною; вільне володіння англійською мовою (в тому числі усною та письмовою)
• Впевнений користувач програм MS Office 365;
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме англійською мовою та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 31 жовтня 2024 р. з поміткою “SIF (Grants) Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.