Консультант/ка з управління проектами / Project Management Consultant

Global Communities is seeking a qualified consultant for the USAID-funded Decentralization Offering Better Results and Efficiency Program (DOBRE):

POSITION:                                                      Project Management Consultant for DOBRE partner CCs
PERIOD OF PERFORMANCE:              April 2023 – February 2024
PLACE OF PERFORMANCE:                 DOBRE partner CCs in 10 oblasts
LOE (Level of Effort) DAYS:                  up to 102 working days

OBJECTIVE:

The USAID Program, “Decentralization Offering Better Results and Efficiency” (DOBRE), is a nine-year program, implemented by Global Communities and funded by the United States Agency for International Development. DOBRE has worked closely with 100 consolidated communities (CCs) in ten Oblasts of Ukraine to help them realize the benefits and meet the challenges brought by decentralization. DOBRE provides technical and material assistance to CCs to help them govern openly and accountably and meet the needs of their citizens; and supports citizens’ active engagement in decision-making and policy-making. DOBRE’s support encompasses strategic planning; spatial planning; financial management; public service delivery; local economic development; capacity building; good governance practices; and gender- and youth-responsive policies.

In the period 2022 – 2025, DOBRE will be working directly with at least 60 CCs of Ukraine to help them cope with the consequences of the war, recover and rebuild, and resume their trajectory of positive, sustainable development. Partners with Global Communities in the DOBRE Program Consortium include the Ukrainian Crisis Media Center; the Foundation in Support of Local Democracy, and the Malopolska School of Public Administration at the Krakow University of Economics, Poland.

Since the beginning of Russia’s unprovoked and unjustified invasion of Ukraine DOBRE partner communities faced additional challenges in the sphere of municipal services related to the damage of destroying of municipal infrastructure, lack and interruption of energy supply, changing of the structure of the population, lack of qualified personnel, etc.

DOBRE will support partner communities with recovery and/or improvement of municipal services including (but not limited) water supply, sewerage, solid waste management, public lighting, sport, culture, school and preschool education, health care, maintenance of roads and sidewalks, social care, public transport, etc. Each community will select one priority service for recovery or improvement based on the needs assessment conducted by DOBRE. Also, DOBRE intends to improve the competencies of the existing and new coming staff of the partner communities.

Програма USAID “Децентралізація приносить кращі результати та ефективність” (DOBRE) – це дев’ятирічна програма, що виконується Глобал Ком’юнітіз (Global Communities) та фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Програма DOBRE тісно співпрацює зі 100 територіальними громадами (ТГ) у десяти областях України, щоб допомогти їм реалізувати переваги та справитися із викликами, які приносить децентралізація. Програма DOBRE надає технічну та матеріальну підтримку ТГ задля допомоги їм здійснювати урядування відкрито та підзвітно; відповідати на потреби громадян; підтримувати активну залученість громадян до прийняття рішень та вироблення політик. Підтримка з боку Програми DOBRE враховує низку секторів: стратегічне планування; просторове планування; фінансове управління; надання муніципальних послуг; місцевий економічний розвиток; зміцнення спроможності органів місцевого самоврядування; практики доброго урядування; а також гендерно орієнтовані та молодіжні політики.

Упродовж 2022-2025 років Програма DOBRE співпрацюватиме напряму із щонайменше з 60 ТГ України, аби допомогти їм подолати наслідки війни, відновити та відбудувати, і продовжувати їхню траєкторію позитивного та сталого розвитку. Партнерами Глобал Ком’юнітіз у консорціумі виконавців Програми DOBRE є Український кризовий медіа-центр (УКМЦ), Фонд розвитку місцевої демократії (FSLD/FRDL), та Малопольська школа публічної адміністрації при Краківському університеті економіки (MSAP/UEK), Польща.

З початком неспровокованого та необґрунтованого вторгнення РФ в Україну громади-партнери DOBRE зіткнулися з додатковими проблемами у сфері муніципальних послуг, пов’язаними зі пошкодженням або руйнуванням муніципальної інфраструктури, відсутністю або перебоями енергопостачання, зміною структури населення, браком кваліфікованих кадрів, тощо.

DOBRE підтримуватиме партнерські громади у відновленні та/або покращенні муніципальних послуг, включаючи (але не обмежуючись) водопостачання та водовідведення, поводження з твердими побутовими відходами, вуличне освітлення, спорт, культуру, шкільну та дошкільну освіту, охорону здоров’я, утримання доріг і тротуарів, соціальна допомога, громадський транспорт тощо. Кожна громада вибере одну пріоритетну послугу для відновлення або покращення на основі оцінки потреб, проведеної DOBRE. Крім того, DOBRE має наміри підвищувати компетенції персоналу партнерських громад.

PURPOSE OF THE ASSIGNMENT:

The purpose of the assignment is to provide support to the DOBRE partner communities in developing projects in the sphere of municipal services through training, guidance, and review of project applications.

Метою угоди є надання підтримки партнерським громадам Програми DOBRE із розробки проектів у сфері муніципальних послуг шляхом навчання, надання рекомендацій та коригування проектних заявок.

OBJECTIVE:

Project Management Consultant will provide technical support to communities in developing projects in the sphere of municipal services. Consultant will develop a brief training program for DOBRE partner communities, conduct training session(s) on how to develop and submit project applications, provide ongoing support to communities in the development of project applications, review project applications submitted by communities and provide feedback and recommendations.

The Consultant will work closely with Service Delivery Team and municipal authorities.

Консультант з управління проектами надаватиме технічну підтримку громадам із розробки проектів у сфері муніципальних послуг. Консультант розробить коротку навчальну програму для партнерських громад Програми DOBRE, проведе тренінг(и) з розробки та подання проектних заявок, надаватиме підтримку громадам у розробці проектних заявок, розгляне заявки громад та надасть рекомендації із їх покращення.

Консультант тісно співпрацюватиме із командою вдосконалення послуг та  органами місцевого самоврядування.

The range of activity embraces / Діяльність охоплює такі завдання:

Task 1. Develop a brief training program for local self-government officials on project management for communities:

• Up to 16 hours of training program focused on the local government service delivery improvement.
• The training program should include at least the following issues:
  • understanding project goals, scope, and objectives,
  • identification of stakeholders and beneficiaries,
  • change management,
  • basic understanding of cost-benefit analysis
  • Building Back Better (BBB) approach,
  • “hard” and “soft” parts of the project,
  • communications,
  • budgeting,
  • indicators and MEL,
  • project closeout,
  • project management software and tools,
  • features of projects in spheres of solid waste management, water supply, and sewerage, maintenance of roads and sidewalks, public lighting, school and preschool education, social care, health care, culture, and sport.
• Training program should be focused on projects implemented by local self-government.

The duration of the training and list of topics can be modified in cases of changes in the current situation, changes in legislation, or the identification of additional needs of communities. The assigned DOBRE representatives should approve such modifications.

Завдання 1. Розробити коротку тренінгову програму з управління проектами для представників органів місцевого самоврядування:

• Тривалість програми – до 16 годин, із орієнтацією на вдосконалення послуг місцевого самоврядування.
• Тренінгова програма має розкривати такі питання:
  • розуміння цілей, завдань та обсягу проекту,
  • ідентифікація бенефіціарів та стейкхолдерів,
  • теорія змін,
  • базове розуміння аналізу витрат та вигід,
  • підхід Building Back Better (BBB),
  • «тверді» та «м’які» складові проекту,
  • комунікації,
  • бюджетування,
  • індикатори, моніторинг та оцінювання,
  • закриття проекту,
  • програмне забезпечення та інструменти для управління проектами,
  • особливості проектів у сферах поводження з твердими побутовими відходами, водопостачання та водовідведення, обслуговування доріг та тротуарів, громадське освітлення, шкільної та позашкільної освіти, соціального захисту, охорони здоров’я, культури та спорту.
• Тренінгова програма має бути орієнтована на проекти, які впроваджують органи місцевого самоврядування.

Тривалість програми та перелік тем можуть бути змінені з урахуванням поточної ситуації, змін у законодавстві або додаткових потреб територіальних громад. Такі зміни мають бути погоджені відповідальними представниками Програми DOBRE.

Task 2. Conduct three training sessions for communities on how to develop project applications in the sphere of municipal services:

• Training can be conducted online, offline, or in a hybrid format (to be confirmed considering the safety situation). The type of the training session(s) will be confirmed during the preparation of the training program.

 Завдання 2. Провести три тренінга з розробки проектних заявок у сфері послуг місцевого самоврядування:

• Тренінг може бути проведений онлайн, офлайн або у гібридному форматі (буде узгоджено з урахуванням безпекової ситуації). Тип тренінгу буде погоджено під час розробки тренінгової програми.

Task 3.  Provide ongoing support to communities in the development of project applications, review project applications submitted by communities, and provide feedback and recommendations:

• Provide consultations for the DOBRE partner communities on the development applications for the priority projects (one project per community, up to 40 communities)
• Review drafts project applications submitted by communities and provide feedback and recommendations on their improvements (if required)

 Завдання 3. Надати громадам підтримку з розробки та перегляду проектних заявок:

• Надати партнерським громадам Програми DOBRE підтримку із розробки проектних заявок для пріоритетних проектів (один проект на громаду, до 40 громад)
• Переглянути проекти заявок та надати рекомендації з їх покращення (за потреби)

DELIVERABLES

1. Training materials, tools, and templates / Тренінгові матеріали, інструменти та зразки.
2. Conducted 3 training sessions for communities on project management and project application development / Проведено три тренінга з управління проектами та розробки проектних заявок.
3. Provided support for 40 communities in the development of project applications / Надано підтримку 40 громадам із розробки проектних заявок.

THE SELECTION PROCESS:

DOBRE is looking for a consultant with the following knowledge and experience:

• At least 5 years of experience in project management, with a proven track record of success in developing and implementing projects.
• Experience in providing technical assistance and training to communities in project management.
• Previous experience (or ability to demonstrate the capacity) of working with local government services delivery improvement, understanding of project management features in this sphere.
• At least five years of experience working with international donor programs.
• Ability to work in a team according to established terms, good skills of time distribution.

To apply please send the CV (3 pages maximum) and cover letter to [email protected] indicating Консультант/ка з управління проектами / Project Management Consultant in the subject line by 18 PM, May 26, 2023.  

Щоб подати заявку, будь ласка, надішліть резюме та супровідний лист на адресу [email protected] із зазначенням у темі листа “Консультант/ка з управління проектами / Project Management Consultant“ до 18:00 26 травня 2023 року.