Керівник/ця відділу планування, моніторингу, оцінки та звітності

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Head of PMER (Planning, Monitoring, Evaluation and Reporting) Unit

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most. 

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society: 

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day. 

The Head of PMER Unit is responsible for maintaining the PMER framework of the URCS, developing and ensuring quality of PMER systems and processes and for the effective monitoring and tracking of the results committed by the organization. In addition, the incumbent will be responsible for data collection, monitoring, facilitating and improving reporting system in coordination with the multiple partners and donors.

Job duties and responsibilities:

Reporting

• Compile reports as well as provide efficient and effective quality control and delivery of reporting on the programmes and ensure all reports are clear, accurate and informative.
• Establish and manage a reporting timetable and deadlines for the programmes and operations, communicate this with programme staff and monitor this timetable to ensure all agreed deadlines have been met.
• Ensure that all reporting is compliant with the URCS standards and formats.
• Collaborate with technical and support managers, particularly finance, to ensure compatibility between narrative and financial information in all reports and for any pledge-based reporting.
• Maintain good communication with technical counterparts to ensure reports are informed by accurate and relevant information.
• Manage the evidence base of monitoring and evaluation work on the operation to inform accountability to donors and partners.
• Develop PMER capacity building strategies for the branches, based on assessing PMER needs and capacities.

Planning

• Lead in design of the strategic plans of the organization and different sectors
• Ensure compliance with the URCS standards for planning.
• Set up systems and guidance to support the development of quality plans, in line with existing URCS standards and formats.
• Support strategic planning.
• Develop Monitoring and Evaluation (M&E) plan for all projects operating under Interregional office.

Monitoring

• Design, establish and/or facilitate and apply system(s) to collect reliable and timely monitoring data to track the implementation on projects and programmes.
• Assist with the development and implementation of monitoring tools and activities to capture and provide reliable and timely monitoring data to inform quality programming.
• Work closely with Information Management (IM) colleagues to ensure that planned monitoring is well informed by available data and engages with and reflects the voice of the affected population.
• Support or prepare monitoring analysis through reports, data visualization and ensure it is evidence-based, user-friendly and accessible for those managing the operation, to inform decision-making.
• In synergy with IM, provide support to the branches in developing context-appropriate internal monitoring systems.
• Organize and conduct frequent field visit to monitor program activities / interventions using monitoring checklist, produce and share reports to the concerned programme and operations team as well as HQ PMER team based on monitoring findings and incorporate inputs from program team in agreed action plan (as relevant).
• Coordinate and feed into the national level URCS monitoring system.

Evaluation / Review

• Facilitate the implementation of any study including surveys, such as baseline surveys, reviews, evaluations or lesson learning exercises or research, in response to operational requirements.
• Participate/facilitate and document any internal reviews of operational progress, including lesson learning reviews.
• Verify all review or evaluation work is evidence based and considers the outcomes, as well as the outputs of the response, to ensure that this informs future operational decision-making and quality programming.

Learning

• Ensure that learning from all monitoring, reviews or evaluations is accessible and relevant, and can be used to inform operational decision-making and the direction of the operation.
• Ensure the key learnings are incorporated in upcoming interregional plan and interventions.
• Set up systems and forums for capturing and sharing learning.

Duties applicable to all staff:

• Actively work towards the achievement of the URCS goals
• Abide by and work in accordance with the Red Cross and Red Crescent principles
• Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager

Position Requirements:

1. Education:

• Graduate degree in a relevant humanitarian or Social Sciences, ideally studies relating to data management, statistics etc.
• Post-graduate qualification in a PMER or related field is preferred.

2. Experience:

• 3 years of working experience for the RCRC Movement or civil society sector (preferred)
• 3 years’ experience working in planning, monitoring or reporting fields
• Experience working in an emergency response context
• Background in data collection, management, analysis and presentation methods and tools, and ability to set up systems and procedures for reliable data collection and management
• Demonstrable track record of managing a high value programme for an NGO or a CSR programme for a corporation (preferred).

Knowledge & Skills:

• Knowledge of URCS PMER systems and standards, including the planning and reporting system, the Results’ Matrix, data management and reporting tools, etc. (preferred)
• Skills in supporting organizational learning, accountability and performance
• Strong analytical and written skills, including report writing and presentation skills
• Strong skills in designing and using PMER concepts, tools, and best practices
• Knowledge and skills around results-based planning (logframe) and setting up robust planning systems for complex programmes
• Knowledge of assessment, survey and monitoring methodologies and experience implementing them
• Knowledge of evaluation and review for disaster response or recovery work
• Knowledge of how to develop and write funding proposals, corporate applications and reports.
• Fluently spoken and written English is must.

Competencies:

• Communication
• Collaboration and Teamwork
• Judgement and Decision Making
• National Society and Customer Relations
• Creativity and Innovation
• Building Trust.

The Ukrainian Red Cross Society offers: 

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad.
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation,  equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.  

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.  

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.  

Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.   

Location: Kyiv 

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English to [email protected]. All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває конкурс на посаду Керівник\ця Відділу планування, моніторингу, оцінки та звітності.

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує. 

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України:  

• Можливість творити добро: Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення  від зробленого внеску  
• Нові знання та навички: Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті.
• Друзі та однодумці: Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу.
• Гордість за свої дії: Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим. 

Керівник даного відділу відповідає за підтримку структури планування, моніторингу, оцінки та звітності Товариства Червоного Хреста України (ТЧХУ), а також за розробку та забезпечення якості систем і процесів, ефективний моніторинг і відстеження результатів, досягнутих організацією. Крім того, буде відповідати за збір даних, моніторинг, сприяння та вдосконалення системи звітності в координації з кількома партнерами та донорами.

Обов’язки та відповідальність:

1. Звітність

• Складати звіти, забезпечувати ефективний і дієвий контроль якості та надання звітності щодо програм і гарантувати, що всі звіти є чіткими, точними та інформативними.
• Встановлювати і управляти графіком звітування та кінцевими термінами для програм і операцій, повідомляти про це персонал, контролювати даний графік, щоб переконатися, що всі узгоджені терміни були дотримані.
• Перевіряти, щоб всі звіти відповідають стандартам і форматам ТЧХУ.
• Співпрацювати з менеджерами з технічної підтримки та підтримки, зокрема з фінансів, щоб забезпечити сумісність між описовою та фінансовою інформацією у всіх звітах і для будь-якої звітності на основі застави.
• Підтримувати належний зв’язок з технічними партнерами, щоб переконатися, що звіти містять точну та відповідну інформацію.
• Управляти доказовою базою роботи з моніторингу та оцінки операції для інформування про підзвітність донорів і партнерів.
• Розробити стратегії розвитку потенціалу напрямку планування, моніторингу, оцінки та звітності для філій на основі оцінки потреб і потенціалу даного відділу.

2. Планування

• Керувати розробкою стратегічних планів організації та різних секторів
• Забезпечити дотримання стандартів ТЧХУ для планування.
• Створити системи та настанови для підтримки розробки планів якості відповідно до існуючих стандартів і форматів ТЧХУ.
• Підтримувати стратегічне планування.
• Розробити план моніторингу та оцінки (M&O) для всіх проектів, що діють під керівництвом Міжрегіонального офісу.

3. Моніторинг

• Розробка, створення та/або сприяння та застосування систем для збору надійних і своєчасних даних моніторингу для відстеження виконання проектів і програм.
• Допомога в розробці та впровадженні інструментів і заходів моніторингу для збору та надання надійних і своєчасних даних моніторингу для інформування про якісне програмування.
• Тісна співпраця з колегами з управління інформацією (IM), щоб гарантувати, що запланований моніторинг базується на наявних даних, а також залучає та відображає думку постраждалого населення.
• Підтримка або підготовка аналізу та моніторингу за допомогою звітів, візуалізації даних і переконайтеся, що він заснований на фактах, зручний для користувача та доступний для тих, хто керує операцією, для прийняття рішень.
• У взаємодії з IM надання підтримки філіям у розробці систем внутрішнього моніторингу, що відповідають контексту.
• Організація та проведення частих візитів на місця для моніторингу програмної діяльності/втручання за допомогою контрольного списку моніторингу, створення та надсилання звітів відповідній програмній та операційній групі, а також команді Головного офісу на основі результатів моніторингу та включайте внески команди програми в узгоджений план дій (як відповідний).
• Координація та введення в систему моніторингу ТЧХУ національного рівня.

4. Оцінка / Рецензія

• Сприяти виконанню будь-яких досліджень, включаючи опитування, наприклад базові опитування, огляди, оцінки або вправи з вивчення уроків або дослідження, у відповідь на оперативні вимоги.
• Брати участь/сприяти та документувати будь-які внутрішні перевірки операційного прогресу, включаючи перевірки отриманих уроків.
• Перевіряти, щоб вся робота з перегляду або оцінки заснована на доказах і враховує результати, а також результати відповіді, щоб переконатися, що це інформує майбутні операційні рішення та якісне програмування.

5. Навчання

• Перевіряти, щоб знання, отримані в результаті всіх моніторингів, оглядів або оцінок, є доступними та актуальними, і їх можна використовувати для прийняття оперативних рішень і керівництва операцією.
• Забезпечити включення ключових знань у майбутній міжрегіональний план та заходи.
• Налаштувати системи та форуми для запису та обміну знаннями.

Обов’язки, що стосуються всього персоналу:

• Активно працювати над досягненням цілей ТЧХУ
• Дотримуватися та працювати відповідно до принципів Червоного Хреста та Червоного Півмісяця
• Виконувати будь-які інші пов’язані з роботою обов’язки та відповідальність, які можуть бути доручені лінійним керівником.

Вимоги до посади:

1. Освіта:

• Вища освіту з відповідних гуманітарних або соціальних наук, в ідеалі дослідження, пов’язані з управлінням даними, статистикою тощо.
• Бажано післядипломна кваліфікацію в сфері планування, моніторингу, оцінки та звітності або суміжній галузі.

2. Досвід:

• 3 роки досвіду роботи в Руху Червоного Хреста або громадському секторі (бажано)
• 3 роки досвіду роботи у сфері планування, моніторингу та звітності
• Досвід роботи в контексті реагування на надзвичайні ситуації
• Підготовка до методів та інструментів збору, управління, аналізу та представлення даних, а також здатність налаштовувати системи та процедури для надійного збору та управління даними
• Переконливий досвід управління високоцінною програмою для НУО або програмою КСВ для корпорації (бажано).

Знання та навички:

• Знання систем і стандартів ТЧХУ в сфері планування, моніторингу та звітності, включаючи систему планування та звітності, матрицю результатів, інструменти управління даними та звітності тощо (бажано)
• Навички підтримки організаційного навчання, підзвітності та продуктивності
• Сильні аналітичні та письмові навички, включаючи навички написання звіту та презентації
• Хороші навички розробки та використання концепцій, інструментів і найкращих практик планування, моніторингу та звітності
• Знання та навички щодо планування, орієнтованого на результати (логічна структура), і налаштування надійних систем планування для складних програм
• Знання методологій оцінки, опитування та моніторингу та досвід їх впровадження
• Знання оцінки та перегляду для реагування на катастрофу або відновлювальних робіт
• Знання того, як розробляти та писати пропозиції фінансування, корпоративні заявки та звіти.
• Вільне розмовне та письмове володіння англійською мовою є обов’язковим.

Компетенції:

• Комунікація
• Співпраця та командна робота
• Судження та прийняття рішень
• Національне суспільство та відносини з клієнтами
• Творчість та інновації
• Побудова довіри.

Товариство Червоного Хреста України пропонує: 

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами.
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне  середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав. 

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю. 

Ми  не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку. 

Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.  

Робоче місце:  м. Київ, вул. Ділова, 3

Випробувальний термін – 3 місяці. 

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади за наступною адресою: [email protected]. 

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.