Керівник(-ця) групи відділу автотранспортних засобів

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення.

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році DRC продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється.

Наразі ДРБ шукає Керівника групи відділу автотранспортних засобів для своєї діяльності в м. Чернігів.  

Загальна мета ролі:

Керівник групи відділу автотранспортних засобів відповідатиме за управління та нагляд за регіональним автопарком, моторизованими активами Чернігівського регіонального офісу ДРБ відповідно до затвердженого Посібника з управління автопарком ДРБ, Спеціальних операційних процедур (СОП), нормативних вказівок, викладених у Посібнику з управління автопарком. Співробітник на цій посаді працюватиме в Чернігівському регіональному офісі та звітуватиме Регіональному менеджеру з адміністративно-господарської діяльності. Ця посадова особа підтримуватиме тісні контакти з водіями, регіональними координаторами автопарку, керівником команди автопарку на рівні країни, регіональним менеджером з адміністративно-господарської діяльності та постачальниками послуг з оренди транспортних засобів з питань, пов’язаних з управлінням автопарком.

Ця посада вимагає сильних лідерських якостей, відмінних організаторських здібностей та глибокого розуміння принципів управління автопарком.

Основні обов’язки:

Територіальні операції автопарку:

• Контролювати та координувати повсякденну роботу автопарку в межах визначеної території, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління обігом пального, управління роботою водіїв та утилізацію транспортних засобів.
• Забезпечувати своєчасну та ефективну закупівлю, оренду та утилізацію транспортних засобів у межах регіону, дотримуючись організаційних інструкцій та бюджетних обмежень.
• Забезпечення дотримання стандартів безпеки, реєстрації транспортних засобів, вимог страхування та інших юридичних зобов’язань, характерних для даної області.
• Допомагати у підборі кваліфікованих водіїв до складу персоналу автопарку.
• Постійно моніторити та оцінювати роботу автопарку, визначати сфери для покращення та впроваджувати коригувальні заходи.
• Контролювати повсякденну роботу автопарку, включаючи технічне обслуговування автомобілів, управління обігом палива, управління роботою водіїв та утилізацію транспортних засобів.
• Допомагати співробітникам автопарку складати ефективні графіки роботи водіїв для досягнення максимальної ефективності.
• Бронювання всіх транспортних запитів на оренду транспортних засобів та комерційних вантажівок, підготовка контрактів, пов’язаних з транспортними засобами та перевезеннями в ДРБ.
• Забезпечення дотримання всіма водіями ДРБ правил водіння та безпеки у співпраці з керівником відділу транспортних засобів на рівні країни.
• Забезпечення ефективності, моніторинг та контроль роботи генераторів.
• Забезпечити постійне заповнення та оновлення журналу реєстрації генераторів ДРБ, а також підтримувати актуальний огляд для кожного генератора та забезпечити належну систему технічного обслуговування для всіх генераторів ДРБ.
• Моніторинг використання палива; підготовка всіх листів обліку палива та відповідного регулярного звіту із забезпеченням ефективності та результативності використання палива.
• Контроль та моніторинг звітності та заправки аварійного паливного бака.
• Працювати над забезпеченням ефективної роботи автопарку.
• Відстежувати всі переміщення транспортних засобів за допомогою інструментів, подібних до Sputnik-Autoor.

Стратегія управління автопарком та її реалізація:

• Допомагати керівнику групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни у розробці та впровадженні комплексної стратегії управління автопарком на визначеній території відповідно до цілей організації та місцевих нормативних актів.
• Впроваджувати політики, процедури та керівні принципи, пов’язані з автопарком, у межах зони відповідальності для забезпечення дотримання вимог та просування найкращих практик.
• Співпрацювати з керівником групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни для моніторингу та оцінки роботи автопарку, визначення сфер для вдосконалення та впровадження коригувальних заходів.

Управління командою:

• Забезпечувати ефективне керівництво командою автопарку, розвиваючи культуру професіоналізму, підзвітності та постійного вдосконалення.
• Контролювати, навчати та наставляти персонал автопарку, забезпечуючи дотримання ними операційних процедур, протоколів безпеки та організаційних політик.
• Тісно співпрацювати з керівником групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни для забезпечення ефективної координації, комунікації та обміну знаннями між регіональними та національними командами.
• Проводити регулярне оцінювання ефективності роботи, надавати зворотний зв’язок і визначати потреби в навчанні для підвищення кваліфікації команди.
• Переконатися, що водії ознайомлені з місцевими законодавчими вимогами та політикою безпеки ДРБ щодо безпеки дорожнього руху та нещасних випадків, а також, що всі водії та пасажири знають, що робити в разі аварії та як про неї повідомляти.
• Проводити щотижневі зустрічі з водіями для кращого розуміння планування та координації роботи водіїв і автопарку в цілому.
• Організовувати регулярні зустрічі в своїй команді для забезпечення оптимальної координації роботи та належного потоку інформації.
• Організувати процес актуалізації посадових інструкцій для працівників, які перебувають під їхнім керівництвом, отримати зворотній зв’язок та підтримку від відділу кадрів, у разі необхідності.

Управління роботою водіїв:

• Допомагати у наймі кваліфікованих водіїв до складу автопарку.
• Переконатися, що водії пройшли вступний інструктаж щодо відповідного автопарку ДРБ, Кодексу поведінки та правил безпеки, а також ознайомилися з місцевими законодавчими вимогами.
• Переконатися, що водії ознайомлені з політикою безпеки ДРБ щодо безпеки дорожнього руху та нещасних випадків, а також знають, що робити у випадку нещасного випадку та як про нього повідомити.
• Організовувати навчання водіїв конкретним навичкам або технікам водіння у співпраці з керівником групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни
• Організовувати участь команди в поїздках для досягнення реалізації проєктів та поставлених цілей, а також для підтримки відділів і не тільки.
• Планування та координація щорічних відпусток співробітників, що знаходяться під їх керівництвом, забезпечуючи стабільну діяльність протягом усього року.
• Здійснення щорічного національного технічного контролю.

Управління бюджетом та ресурсами:

• Допомагати керівнику групи з управління відділом автотранспортних засобів на рівні країни у розробці та управлінні бюджетом автопарку в межах визначеної області, моніторингу витрат, оптимізації розподілу ресурсів та виявленні можливостей для економії коштів.
• Співпрацювати з фінансовим відділом та відділом закупівель для забезпечення точної фінансової звітності, прозорих процесів закупівель та своєчасної оплати витрат, пов’язаних з автопарком в межах регіону.

Залучення зацікавлених сторін:

• Підтримувати зв’язок із внутрішніми зацікавленими сторонами, такими як менеджери програм, відділи підтримки та керівник регіональної служби підтримки, щоб зрозуміти їхні транспортні потреби та вжити необхідних заходів для надання своєчасної та найбільш ефективної підтримки.
• Налагоджувати та підтримувати відносини із зовнішніми партнерами, включаючи постачальників, продавців та державні органи, для сприяння безперебійній роботі автопарку.

Звітність та документація:

• Готувати регулярні звіти про роботу автопарку, зокрема про використання, споживання пального, записи про технічне обслуговування та звіти про інциденти.
• Вести точну документацію, пов’язану з автопарком, таку як дорожні листи, страхові записи та реєстраційні документи, забезпечуючи дотримання операційних стандартів ДРБ та місцевих нормативних актів.
• Забезпечити постійне заповнення та оновлення дорожніх листів транспортних засобів, а також підтримувати актуальний огляд витрат по кожному транспортному засобу.

Необхідний досвід та компетенції:

• Мінімум 2 роки професійного досвіду в управлінні автопарком, бажано в контексті МНУО або подібної організації, бажано в умовах надзвичайних ситуацій.
• Глибокі знання принципів управління автопарком, включаючи технічне обслуговування транспортних засобів, управління обігом палива та безпеку водіїв.
• Відмінні лідерські якості та навички управління командою, вміння мотивувати та розвивати різнорідну команду.
• Глибоке розуміння місцевих транспортних правил, стандартів безпеки дорожнього руху та процесів реєстрації транспортних засобів.
• Знання програмного забезпечення для управління автопарком та інструментів для моніторингу, звітності та аналізу.
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, здатність ефективно взаємодіяти з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• Чудове володіння MS Word, Excel, PowerPoint та іншими онлайн-інструментами, пов’язаними з управлінням автопарком.
• Добре володіння англійською мовою
• Вільне володіння місцевою мовою: українська
• Добре знання стану розвитку та соціального контексту країни в цілому.

Необхідний рівень освіти: 

• Ступінь бакалавра в галузі логістики, менеджменту закупівель, бізнес-адміністрування або еквівалентна професійна кваліфікація. Відповідні сертифікати з управління автопарком будуть перевагою.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості:Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця:Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність:Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування:Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність:Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: Річний контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
Призначення місця служби: Чернігів
Дата початку: 1 червня 2024

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подання

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Форма для подання заявки.

Кінцевий термін подання заявок: 31.05.2024.