Fund/ Grants Officer / Спеціаліст/ка з фондів/ грантів

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Мета

Спеціаліст з фондів/грантів допомагає з програмою місцевих грантів і проектних фондів програми ФПСУ і відповідає за встановлення, впровадження та моніторинг видачі грантів і фінансування проектів у рамках програми.  Спеціаліст з фондів/грантів використовуватиме відповідні ресурси Кімонікс, у тому числі посібник з фінансування ФПСУ, для надання грантів і фінансування в рамках програми з цією метою. Спеціаліст з фондів/грантів забезпечуватиме надання, моніторинг та закриття всіх виданих грантів і проектів відповідно до застосовних політик і процедур МЗВ Британії та Кімонікс. 

Конкретні обов’язки та відповідальність

• Допомагає Директору з Фондів/Грантів у діяльності субпідрядних і грантових активностей, ініційованих проектом, забезпечуючи дотримання політики та процедур Кімонікс, а також керівництва щодо фінансування. Забезпечує задовільне та професійне виконання всіх нормативних вимог щодо грантів, визначених контрактом. 
• Забезпечує виконання заходів і результатів, пов’язаних із грантами, субпідрядами та проектами, відповідно до графіка, затверджених специфікацій та в межах виділеного бюджету. 
• Готує грантові угоди та поправки до них, пояснює терміни, умови, ролі та обов’язки відповідно до політики та процедур Кімонікс, а також правил і положень МЗС Британії.
• Допомагає директору з фондів/грантів у створенні фінансових та адміністративних процедур для грантів і відстеження витрат проекту, включаючи відповідну звітність і повноваження. 
• Проводить, якщо це можливо, перевірку перед укладанням контракту та фінансовий аналіз потенційних партнерів, щоб визначити управлінську та технічну спроможність заявників для адміністрування грантів та надання субпідрядів. Зокрема, брати участь у перевірці фінансових, бухгалтерських та адміністративних процедур для контролю за коштами та витратами, включаючи відповідну звітність та повноваження. Це включатиме детальну оцінку співвідношення ціна-якість (економічність, ефективність, економічна ефективність і справедливість) відповідно до політики співвідношення ціни та якості PFRU. 
• Забезпечує ефективний зв’язок між персоналом ФПСУ та одержувачами грантів і субпідрядниками, гарантує, що одержувачам надаються відповідні технічні консультації та допомога в сферах управління, включаючи фінансовий менеджмент, фінансову стабільність та адвокацію. 
• Контролює дотримання всіх угод, що регулюють надання грантів і проектів, і готує необхідні звіти. 
• Забезпечує найвищий рівень чесності, відкритості та прозорості в управлінні процесами та процедурами надання грантів. 
• Гарантує, що гранти та файли, пов’язані з проектами, підтримуються актуальним і повним чином і завжди готові до аудиту. 
• Допомагає потенційним субпідрядникам і отримувачам грантів у навчанні, технічній допомозі та потребах у товарах і встановлює контроль за витратами та звітування про використання коштів. 
• Підтримує тісний зв’язок із Директором з фондів/грантів  для надання необхідної допомоги технічному персоналу з питань, пов’язаних із вдосконаленням, управлінням даними та моніторингом адміністративної системи для відстеження діяльності та ефективності організацій, які отримують фінансування за проектом. 
• Забезпечує повну відповідність правилам МЗС Британії та політиці надання грантів Кімонікс, пов’язаній із чесним і відкритим конкурсом у присудженні місцевих грантів, а також керує розміщенням пропозицій. 
• Забезпечує розробку брендингу та маркетингових планів із субпідрядниками/грантоотримувачами, а також відповідність екологічним вимогам PFRU комунікаційної політики та політики видимості. Забезпечує закриття грантів і проектів у встановлені терміни. 
• Надає підтримку клієнтам у технічній та фінансовій звітності, включаючи підготовку бюджетів та описів. 
• Співпрацює з фінансовою групою ФПСУ, грантоотримувачами, МЗС Британії та головним офісом Кімонікс для постійного оновлення та узгодження бюджетів проекту із загальним бюджетом програми. 
• Виконує додаткові операційні, технічні та адміністративні завдання на прохання директора з фондів/грантів або заступника керівника операційної групи.

Вимоги: 

• Вища освіта в галузі фінансів, бухгалтерського обліку, економіки, аудиту, підприємництва, бізнес-адміністрування або в еквівалентній сфері. Освіта в іншій галузі з відповідним досвідом у фінансах/грантах також буде прийнята. 
• Мінімум два роки досвіду роботи в сфері управління фондами / фінансами / операціями / закупівлями / грантами з міжнародними донорськими проектами. Бажано досвід роботи з МЗС Британії в якості донора. 
• Бажано знання МЗС Британії та/або звітності уряду Великобританії.
• Продемонстрований досвід роботи з місцевими організаціями. 
• Сильні навички управління фінансами, включаючи аналітичні навички та навички прийняття рішень. 
• Продемонстрована здатність працювати самостійно та в команді як особисто, так і дистанційно. 
• Сильні організаційні навички та навички визначення пріоритетів у роботі. 
• Відмінні вербальні та письмові та комунікативні навички. 
• Продемонстрована універсальність і цілісність. 
• Перевірений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, а також потрібне володіння Microsoft Office. 
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю. 
• Вільне володіння українською та англійською мовами (як письмово, так і усно).

Місце роботи

Київ, Україна

Звітність

Фахівець з фондів/грантів буде підпорядковуватися безпосередньо Директору з фондів/грантів

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 30 вересня 2022 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.  

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Summary of Position

The Fund/Grants Officer assists with the PFRU programme’s local grants and project fund programme and is responsible for establishing, implementing, and monitoring the issuance of grants and project funding under the programme.  The Funds/Grants Officer will utilize relevant Chemonics’ resources, including PFRU’s fund manual, for granting and funding under the programme for this purpose. The Fund/Grants Officer will ensure that all grants and projects issued are awarded, monitored and closed-out in accordance with applicable FCDO and Chemonics policies and procedures.  

Specific Duties and Responsibilities 

• Assists the Fund/Grants Director with project-initiated subcontracting and grants activities, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures as well as the funds manual. Ensures that all contract-specified grants-related regulatory requirements are met in a satisfactory and professional manner.
• Ensures that activities and deliverables related to grants, subcontracts, and projects as applicable are achieved on schedule, in accordance with approved specifications and within the allocated budget.
• Prepares grant agreements and amendments, explains terms, conditions, roles, and responsibilities in compliance with Chemonics policies and procedures and FCDO rules and regulations. 
• Assists Fund/Grants Director in the creation of financial and administrative procedures for grants and tracking project expenditures, including appropriate reporting and authorities.
• Conducts if applicable pre-award responsibility and financial review of potential partners to determine applicant management and technical capacity to administer grant and subcontract awards. In particular, participate in examining financial, accounting, and administrative procedures for control of funds and expenditures, including appropriate reporting and authorities. This will include a detailed value for money (economy, efficiency, cost-effectiveness and equity) assessment, in accordance with PFRU value for money policies.
• Ensures effective liaison between PFRU staff and grant recipients and sub-contractors, ensure that recipients are provided with suitable technical advice and assistance in the fields of management, including financial management, financial sustainability, and advocacy.
• Monitors compliance of all agreements governing the award of grants and projects and prepare necessary reports.
• Ensures the highest levels of honesty, integrity, openness and transparency in administering grants award processes and procedures.
• Ensures that grants and project-related files are maintained in a current and complete manner and are audit-ready at all times.
• Assists with training, technical assistance, and commodity needs of potential subcontractors and grantees and establish controls for expenditures and reporting on use of funds.
• Closely liaises with Fund/Grants Director to provide necessary assistance to technical staff on issues related to the refinement, data management, and monitoring of an administrative system to track the activities and performance of organizations who receive funding under the project.
• Ensures full compliance with FCDO regulations and Chemonics grant award policies related to fair and open competition in the award of local grants, and manage the issuance of solicitations for proposals.
• Ensures branding and marketing plans with subcontractors/grantees and environmental compliance is in accordance with PFRU communication and visibility policies. Ensures that grants and projects are closed out within required time frames.
• Provides support to client technical and financial reporting, including preparing budgets and narratives.
• Works with PFRU finance team, grantees, FCDO and Chemonics head office to continuously update and align project budgets with overall programme budget.
• Delivers additional operational, technical and administrative tasks, as requested by Fund/Grants Director or Deputy Team Leader of Operations.

QUALIFICATIONS: 

• University degree in finance, accounting, economics, audit, entrepreneurship, business administration or equivalent field preferred. Education in other field with appropriate experience in finance / grants will also be accepted.
• Minimum of two years of experience in working in fund management / finance / operations / procurement / grants with international donor-funded projects. Experience working with FCDO as a donor is preferred.
• Familiarity with FCDO and/or UK government reporting is preferred.
• Demonstrated experience working with local organisations.  
• Strong financial management skills including analytical and decision-making skills.  
• Demonstrated ability in working independently and as part of a team both in-person and remotely.   
• Strong organisational and work prioritisation skills. 
• Excellent verbal and written and communication skills. 
• Demonstrated versatility, and integrity. 
• Proven experience developing new organizational systems and tools, with a strong command of Microsoft Office required. 
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public. 
• Fluency in Ukrainian and English (both written and oral) is required.

Place of Assignment

The Fund/Grants Officer will be based in Kyiv.

Reporting

The Fund/Grants Officer will report directly to the Fund/Grants Director, or equivalent. 

Application Details 

Apply using the following link by September 30th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca