Фінансовий_а фахівець_чиня (Finance Assistant)

INTERSOS (Італія) — це гуманітарна організація на передовій у надзвичайних ситуаціях, яка надає допомогу жертвам збройних конфліктів, стихійних лих та екстремального відчуження з особливою увагою до захисту найбільш вразливих людей.

З 1992 року наші гуманітарні працівники допомагають людям, які постраждали від гуманітарної кризи: надаємо першу допомогу, їжу, житло, медичну допомогу та товари першої необхідності. Ми забезпечуємо задоволення основних потреб, таких як освіта, доступ до чистої води та медична допомога.

Команда екстреної допомоги ІНТЕРСОС перебуває у Вінниці, Полтаві, Одесі, Харкові та Дніпрі, де ми розпочали операцію з надання допомоги внутрішньо переміщеним особам (ВПО) та пітримки місцевих медичних закладів та поблизу місць бойових дій, які знаходяться під високим тиском через наплив переселенців та дефіцит лікарів, ліків та медичних засобів.

Ми відкриваємо позицію Фінансового фахівця/чині (Finance Assistant) у м. Одеса.

Тривалість контракту до 30.06.2023 (з можливістю продовження).

Фінансовий фахівець працює під наглядом фінансового координатора країни (CFC) і відповідає за забезпечення ефективних, ефективних і точних фінансових операцій і застосування адміністративних процедур.

Завдання

• Керування щоденною місією та основними бухгалтерськими операціями, щодня подавати оновлений Журнал (PN) фінансовому координатору країни, гарантуючи, що всі транзакції належним чином обліковуються.
• Подвійна щоденна перевірка процедури та документації для закупівель (PR, процедури закупівель відповідно до INTERSOS та правил і процедур донорів тощо), перевірка перед тим, як провести платежі уникаючи затримок. Щотижнева перевірка робочого авансового платежу і оформлення з логістами та менеджерами програм, а також контроль, що витрати та документація відповідають посібнику із закупівель і вимогам донорів.
• У співпраці з Бухгалтером щомісячно оформляти виплату заробітної плати та податків, забезпечуючи своєчасне подання до податкового органу до встановленого терміну.
• Гарантувати, що готівка завжди зберігається, а підрахунок готівки та звірка здійснюються щодня та щотижня. При цьому щомісячний підрахунок готівки перевіряється та підписується ФКК.
• Отримувати та двічі перевіряти резервну документацію, отриману від дочірніх офісів, щоб переконатися в повноті відповідності та відсутності втрат. Контроль у разі відсутності вимог.
• Підготовка контрактів на товари та постачання; договори про надання послуг; Меморандум про взаєморозуміння щодо підтримки логістики та PM. Переконайтеся, що офіційний контракт, надісланий відділом логістики, архівується відповідно до внутрішньої процедури INTERSOS.
• Підтримуйте хороші робочі стосунки з банком і забезпечте, щоб CFC завжди оновлював будь-яку інформацію, запити чи проблеми, які можуть виникнути.
• Відстежувати список підписантів на банківських рахунках, оновлювати список відповідно до присутності підписантів у різних місцях, забезпечуючи наявність чекових книжок у головних офісах.
• Подвійна перевірка процесу банківських переказів постачальникам для схвалених платежів, коли це необхідно.
• Контроль за виконанням щотижневого плану ліквідності (LP), що забезпечує переказ грошей відповідному персоналу в різних підрозділах.
• Відстеження щомісячних регулярних платежів шляхом моніторингу аркуша контрактів у Головному журналі.
• Брати участь у закупівельному комітеті для закупівель товарів і послуг на прохання CFC — як представник фінансового відділу.
• Перехресна перевірка списку попередньо кваліфікованих постачальників на регулярній основі та інформування CFC про будь-які порушення, які можуть бути помічені.
• Забезпечте організоване архівування звітів про витрати та резервної документації, щоб уникнути їх втрати.
• Супровід фінансового менеджера щодо супроводу оподаткування виведених доходів (прибуток, послуги, орендна плата тощо) з Міністерством фінансів відповідно до податкової політики України.
• Очолювати та контролювати підготовку резервних документів звітів донорів, готувати всі необхідні титульні аркуші на основі Переліку витрат (LoE), отриманого від CFC.
• Слідкуйте за впровадженням нових проектів.
• Обробляти щомісячні нарахування заробітної плати персоналу, базу Меморандуму про взаєморозуміння та перекази платежів постачальникам, замовлення чекових книжок та платежі, відкриття та видалення банківських рахунків INTERSOS, відкриття нових банківських рахунків проектів, підготовку чекових платежів та банківських переказів, обробку документації для підпису на рівні місії.
• Відповідає за щотижневе зняття готівки з банку.
• Щотижневе завантаження журналу в бухгалтерську програму NPW.
• Виконувати будь-які інші обов’язки та завдання, які можуть бути доручені CFC.
• Виконувати основну роль у наданні допомоги CFC у зборі резервних документів під час аудитів, як місцевих аудитів, так і аудитів штаб-квартири.
• Підтримка фінансового менеджера у звітах, які належать Міністерству економіки, підготовлених у співпраці з CFC, гарантуючи, що вони завершені онлайн до встановленого терміну.

Вимоги

• Освіта: бажаний ступінь у сфері фінансів, менеджменту (бізнесу) або адміністрування
• Обов’язковий досвід роботи не менше двох років на відповідних та аналогічних роботах
• Бажаний досвід роботи з іншими НДО
• Володіння англійською (середній рівень), українською
• Комп’ютерна грамотність
• Досвід роботи з фінансовою базою

!!! Будь ласка, надсилайте резюме (бажано англійською) та обов’язково заповніть форму тут: 

INTERSOS Application