Фахівець/Фахівчиня з операційної діяльності

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у межах Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р. 

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприяє розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруються в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі у звязку із розв’язаною Росією війною, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО є одним із виконавців  Ініціативи USAID на підтримку стійкості агросектору – AGRI-Україна, спрямованої на посилення стійкості українського агросектору і забезпечення продовольчої безпеки. 

Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org). 

У 2023 році кошторисна вартість проекту збільшена до 205 млн дол. США, строк реалізації – продовжено до 13.11.2026, на сьогоднішній день у Проекті працює близько 78 українських штатних працівників.

Мета роботи:

Фахівець/Фахівчиня з операційної діяльності є відповідальним за широкий спектр питань за напрямками операційної діяльності, закупівель та адміністрування та  працює безпосередньо з усіма співробітниками Проекту і, в межах своєї відповідальності, забезпечує операційну підтримку програмним активностям.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Адміністративне управління

• Контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі журналів реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів тощо.
• Забезпечення зберігання відповідної договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів; сканування документів; ведення первинної документації згідно з американськими та українськими урядовими постановами.
• Надання допомоги та комунікація з тими членами команди, які їдуть у відрядження, щодо необхідного обладнання згідно з інструкцією керівника адміністративно-фінансового департаменту. Технічна підтримка тих членів команди, що перебувають у відрядженні, якщо у цьому є необхідність.
• Забезпечення функціональності офісу, підтримка контакту з представниками орендодавця для вчасного вирішення проблем, що виникають.
• Забезпечення офісу витратними матеріалами: канцелярськими, господарськими товарами і т. п., питною водою. 
• Надання супроводу в утриманні приміщень та комунальних послуг.
• Координація графіку роботи офісних водіїв. Перевірка пробігу автівок водіїв.
• Навчання та надання підтримки персоналу щодо нових систем, технологій та процедур.
• Розподілення роботи на переклад проектних документів серед перекладачів, які працюють на повний робочий день, неповний робочий день і зовнішніх перекладачів, а також проведення підрахунку слів перекладеного документу для визначення суми платежу.
• Реєстрація іноземних працівників проекту відповідно до місцевого законодавства, допомога в оформленні необхідних документів (віз, посвідок на тимчасове проживання та т.і.).
• Отримання/відправка кореспондеції та відправлень в межах діяльності Проекту.
• Відповіді на запити в загальній поштовій скринці електронної комунікації
• Ведення протоколів загальних зустрічей співробітників програми.

 Закупівлі

• Допомога технічним та іншим спеціалістам готувати передзакупівельні та інші пов’язані із закупівельними контрактами документи.
• Проведення аналізу ринку та наданих цінових пропозицій на предмет обґрунтованості.
• Перевірка пакетів поданих під час закупівель документів на комплектність та відповідність вимогам.
• Підготовка закупівельних контрактів, забезпечення їх відповідності регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс.
• Забезпечення підписання контрактів згідно повноважень на підписання документів, запроваджених в регіональному офісі.
• Координація дотримання умов Рамкових Угод під час розміщення замовлень до них.
• Забезпечення операційних закупівель і логістики, що включає (але не обмежується цим): комунальні послуги, послуги туристичних агентств, канцтовари, послуги перекладу та редагування, таксі, Інтернет, забезпечення проживання під час відряджень, послуги кур’єрської доставки, сезонне прибирання, страхування майна, медичне страхування.
• Адміністративна та логістична підтримка організації конференцій, семінарів, ретритів.
• Забезпечення повної відповідності постачальників та підрядників умовам контрактів в частині підготовки звітності та/або рахунків, а також їх повної відповідності регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс.
• Порівняння поставлених товарів та виставлених рахунків із заявкою на закупівлю, аби упевнитися в їх відповідності та перевірити тип, кількість та стан товарів.
• Допомога в підготовці адміністративних платежів на замовлення.
• Перевірка контрагентів засобами Visual Compliance та YouControl.
• Ведення точного обліку всього обладнання проекту з зазначенням місця розташування, користувача, власника і стану, своєчасне інформування про переміщення обладнання.
• Спільно з керівником адміністративно-фінансового департаменту, менеджером з операційної діяльності та IT-спеціалістом – проведення інвентаризації усього обладнання із зазначенням його місцезнаходження та стану.
• Допомога у веденні документообігу (підшивання, сканування, зберігання документів).
• Ведення та постійне оновлення бази даних угод Програми «АГРО».
• Оновлення інформації у реестрах, пов’язаних з закупівельною діяльністю.
• Подання інформації для помісячного планування бюджету та, в межах компетенції, моніторинг його виконання.

Також:

• Дослідження та пошук статистичних даних із внутрішніх та зовнішніх джерел. підготовка статистичних схем, таблиць і звітів за запитами.
• Контроль за термінами, прийнятими зобов’язаннями, вжитими діями та координацією збору та подання звітів керівнику підрозділу.
• Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором з фінансових і адміністративних питань або призначеною ним особою.
• Робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми;
• Дотримування принципів ділової етики компанії «Кімонікс».

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.), за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Фахівець/Фахівчиня з операційної діяльності  працюватиме під безпосереднім керівництвом та підпорядковуватиметься керівнику адміністративно-фінансового департаменту.

Місце роботи – Київський офіс Проекту.

Визначене місце роботи: Київський офіс Проекту (м. Київ, Україна, за необхідності – віддалена робота).

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов’язки, зобов’язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Мінімум рік досвіду роботи на аналогічній чи подібній посаді з аналогічними функціями, обов’язками та відповідальністю, бажано у фінансованому USAID або іншим донором проекті МТД.
• Ступінь бакалавра (або еквівалент) за напрямком бізнес-адміністрування, фінанси, економіка чи за іншими дотичними напрямками.
• Підтверджена здатність працювати професійно, конструктивно, в команді, вчасно виконувати поставлені задачі, ефективно комунікувати, співпрацювати з різноманітними партнерами, долати складнощі роботи.
• Вміння приділяти увагу деталям.
• Сильні організаційні, адміністративні, міжособистісні комунікаційні здібності, вміння виконувати різноманітні задачі одночасно, здатність працювати з орієнтацією на замовника;
• Вміння працювати як незалежно, так і в команді, координувати роботу інших в ефективний та успішний спосіб.
• Різнобічність і адаптивність, принциповість, позитивний підхід до справ.
• Вільне володіння українською мовою.
• Володіння англійською мовою на рівні, достатньому для виконання професійних обов’язків.
• Впевнений користувач програм MS Office 365; Високий рівень володіння програмоюУспішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах, роботи під тиском та в умовах стислих термінів. Бажаний попередній досвід роботи у міжнародних донорських проектах.
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах, роботи під тиском та в умовах стислих термінів. Бажаний попередній досвід роботи у міжнародних донорських проектах

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме англійською мовою та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 05 серпня 2025 р. з поміткою “Operations Specialist” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.