Фахівець/чиня з управління документацією

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Спеціаліст з управління документацією відповідає за належне зберігання та обробку важливої документації та інформації. Це включає організацію, каталогізацію та збереження документів у цифрових та фізичних форматах, щоб забезпечити їх легкий доступ за потреби. Тісно співпрацює з іншими командами для розробки та впровадження політик та процедур, які відповідають стандартам регуляторної відповідності, а також оптимізують ефективність. Також відповідає за навчання персоналу щодо належних практик ведення документації та забезпечення того, щоб усі працівники розуміли свої ролі в цьому процесі. Застосовує експертизу в управлінні даними та керується Політикою Chemonics щодо управління документацією для забезпечення належного знищення застарілої документації та збереження документів для довгострокового зберігання.

Обов’язки:

• Організовувати та керувати фізичними та електронними документами відповідно до законів України, вимог USAID та політик Chemonics.
• Розробляти та підтримувати політики, процедури та інструкції щодо ведення документації.
• Навчати та тренувати персонал щодо належних практик та політик ведення документації.
• Проводити аудити та оцінки для забезпечення відповідності та точності систем ведення документації.
• Виступати контактною особою для підрозділу управління проектами головного офісу (PMU), надаючи відгуки (конструктивні та позитивні) щодо корпоративних інструментів та політик управління документами.
• Виявляти та вирішувати ризики та проблеми, пов’язані з конфіденційною та чутливою інформацією.
• Координувати роботу з іншими відділами та агентствами для встановлення стандартних практик ведення документації.
• Проводити мон6іторинг та оцінку ефективності систем ведення документації та вносити рекомендації щодо покращень.
• Утилізувати документи відповідно до юридичних та організаційних вимог.
• Розробляти та впроваджувати плани відновлення після стихійного лиха для критичних документів.
• Підтримувати актуальність знань щодо нормативних актів з ведення документації та пов’язаних федеральних нормативних актів та політик USAID та уряду США.
• Виконувати інші відповідні завдання за запитом.

Кваліфікації

• Університетський ступінь у галузі фінансів, ділового адміністрування, міжнародного розвитку або пов’язаній галузі
• Мінімум два роки послідовно відповідального досвіду в операційному та фінансовому управлінні великомасштабними, складними програмами міжнародної допомоги розвитку, досвід роботи з діяльністю USAID буде перевагою
• Володіння комплексним розумінням правил та положень USAID для реалізації проекту буде перевагою
• Продемонстрована здатність працювати з різноманітними командами та досягати результатів у швидкозмінному середовищі
• Продемонстрована здатність чітко, стисло та переконливо спілкуватися як усно, так і письмово, а також ефективно проводити презентації, навчання та вести засідання
• Вимагаються відмінні комп’ютерні навички (MS Word, Excel, Power Point та Outlook) для ефективної реалізації, аналізу, моніторингу та управління цілями, вкладами, результатами та досягненнями діяльності
• Сильні аналітичні навички та продемонстрована здатність вирішувати складні проблеми
• Лідерство, універсальність та доброчесність
• Володіння українською мовою є обов’язковим, а володіння англійською мовою з сильними навичками усного та письмового спілкування є перевагою

Керівництво та звітність

Спеціаліст з управління документацією підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом менеджера з комплаєнсу.

Місце роботи

Посада базується у Києві, Україна.

Зайнятість

Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.

Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу [email protected]

Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги.