Фахівець/чиня з комунікацій та організації заходів / Communications and Events Officer

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом.

PFRU реалізує проєкти на основі досліджень та фактичних даних у партнерстві з українськими державними органами, громадянським суспільством та приватним сектором. Фахівець(чиня) з комунікацій та організації заходів надаватиме підтримку підрозділу звітності та комунікацій, а також вище керівництво в питаннях зовнішніх комунікацій, організації програмних заходів, логістиці VIP-візитів і звітності за програмою.

Основні послуги та обов’язки (основні функції):

• Зовнішні комунікації
• Надання підтримки старшому спеціалісту з зовнішніх комунікацій в ефективній презентації роботи PFRU шляхом участі в плануванні та здійсненні зовнішніх комунікацій, забезпечення чіткого представлення діяльності та результатів роботи програми донорам, партнерам та громадськості;
• Використання налагодженої мережі контактів у національних і регіональних ЗМІ для забезпечення висвітлення діяльності та ініціатив PFRU;
• Збір інформації від технічних підрозділів про діяльність і результати програми, а також підготовка контенту про її досягнення та вплив для соціальних медіа;
• Розміщення контенту на зовнішніх соціальних медіа та комунікаційних платформах PFRU із забезпеченням своєчасності, чіткої структури та супроводу відповідними візуальними матеріалами;
• Участь у розробці комунікаційних стратегій для стратегічних проєктів PFRU, в тому числі визначення ключових повідомлень, цільової аудиторії, допомога в розробці супровідного контенту;
• Надання підтримки у розробці, редагуванні та форматуванні документів, призначених для зовнішнього використання; розробка презентацій PowerPoint та інфографіки для чіткого узагальнення інформації та покращення її сприйняття; комунікація з дизайнером з метою забезпечення підготовки високоякісних візуальних матеріалів у відповідності до брендингу PFRU;
• Моніторинг висвітлення в ЗМІ та взаємодії в соціальних мережах, підготовка регулярних аналітичних звітів з метою оцінки охоплення та ефективності комунікацій;
• Ведення та оновлення бази даних контактів ЗМІ з метою забезпечення оперативного інформування в разі потреби.
• Співпраця з фотографами, відеооператорами та регіональними фахівцями з метою зйомки високоякісних візуальних матеріалів про діяльність PFRU;
• Забезпечення відповідності всіх комунікацій вимогам донорів щодо видимості та стандартам бренду PFRU.
•  Заходи та візити
• Супровід процесу планування візитів для високопоставлених національних і міжнародних зацікавлених сторін, від концептуалізації до реалізації та логістики;
• Управління логістичною підготовкою до візитів і заходів (підготовка місця проведення заходу, запрошення учасників, проведення відеоконференцій, презентаційна техніка);
• Підготовка високоякісних матеріалів для брифінгів щодо заходів і візитів для вищого керівництва PFRU та зовнішніх зацікавлених сторін на основі детального розуміння цілей і діяльності PFRU;
• Допомога менеджеру з питань звітності та координації у складанні звітів про програмну діяльність
• Інші обов’язки за дорученням.

Необхідні навички та кваліфікація:

• Вища освіта у відповідній галузі, такій як зв’язки з громадськістю, комунікації, політичні науки;
• Мінімум три роки досвіду в організації заходів і візитів високого рівня;
• Мінімум три роки досвіду в зовнішніх комунікаціях, відносинах із ЗМІ, публічних справах;
• Потужна мережа професійних контактів в українських національних і регіональних ЗМІ, за допомогою якої можна швидко та ефективно залучати ЗМІ;
• Попередній досвід роботи в галузі міжнародного розвитку або міжнародних відносин;
• Підтверджений досвід у підготовці високоякісних брифінгів для міжнародних донорів, звітів та інших комунікаційних матеріалів;
• Досвід у розробці та реалізації комунікаційних стратегій і кампаній;
• Вміння керувати акаунтами в соціальних мережах та створювати цікавий, орієнтований на аудиторію контент;
• Знання аналітичних інструментів моніторингу та оцінки комунікаційної діяльності;
• Уміння координувати роботу дизайнерів, фотографів, відеооператорів з метою створення привабливого візуального контенту;
• Ефективні міжкультурні міжособистісні навички;
• Здатність працювати в умовах тиску;
• Увага до деталей та підтверджені навички вирішення проблем;
• Готовність та здатність час від часу подорожувати Україною;
• Досвід роботи з програмним забезпеченням Microsoft Office;
• Відмінний рівень розмовної та письмової англійської та української мов;

Період роботи / рівень зайнятості (LOE):

Це довгострокова посада з повною зайнятістю.

Місце роботи:

Основним місцем роботи на цій посаді є Київ (Україна), посада передбачає періодичні відрядження в інші регіони України.

Підпорядкування:

Фахівець(чиня) з комунікацій та організації заходів буде підпорядковуватись Старшому фахівецю із зовнішніх комунікацій.

Інструкції щодо подання резюме:

Подайте заявку за наступним посиланням до 25 вресня . Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. 

The PFRU implements projects based on research and evidence in partnership with Ukrainian government, civil society and the private sector. The Communications and Events Officer will support the Reporting and Communications team and the Senior Management Team in external communications, organising programme events, support VIP visit logistics, and programme reporting.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

• External Communications
• Support the Senior External Communications Officer in effectively showcasing PFRU’s work by contributing to the planning and delivery of external communications, ensuring that programme activities and results are clearly presented to donors, partners, and the wider public;
• Leverage an established network of national and regional media contacts to secure coverage of PFRU’s activities and initiatives;
• Gather information from technical teams on programme activities and results, and draft social media content that highlights achievements and impact;
• Publish content on PFRU’s external social media and communications platforms, ensuring posts are timely, well structured, and accompanied by appropriate visuals;
• Contribute to the development of communication strategies for PFRU’s strategic projects, including identifying key messages, target audiences, and supporting the design of accompanying content;
• Support with drafting, editing and formatting of external-facing documents; and development of PowerPoints and infographics that neatly summarise information and improve information uptake; Communicate with the designer to ensure the production of high‑quality visuals that align with PFRU’s branding;
• Monitor media coverage and social media engagement, preparing regular analytics reports to assess communications reach and effectiveness;
• Maintain and update a media contacts database to ensure rapid outreach when needed;
• Collaborate with photographers, videographers, and field teams to capture high-quality visual assets from PFRU’s activities;
• Ensure all communications comply with donor visibility guidelines and PFRU brand standards.
•  Events and Visits
• Support visit planning for senior national and international stakeholders, from conceptualisation to delivery and logistics;
• Manage logistical preparations for visits and events (venue preparation, invitations, video conferencing, and presentation technology);
• Produce high-quality event and visit briefing materials for PFRU’s Senior Leadership Team and external stakeholders based on a detailed grasp of PFRU’s objectives and activities;
• Support the Reporting and Coordination Manager with reporting on programme activities
• Any other duties as assigned.

 Required Skills and Qualifications:

• University degree in a relevant field such as public relations, communications, or political science;
• At least three years of experience organising high-level events and visits;
• At least three years of experience in external communications, media relations, or public affairs;
• A strong, existing network of professional contacts in Ukrainian national and regional media, enabling prompt and effective media engagement;
• Prior experience in the fields of international development or international relations;
• Proven experience in drafting high-quality briefing for international donors, reports and other communications materials;
• Experience in developing and implementing communication strategies and campaigns;
• Proficiency in managing social media accounts and creating engaging, audience-specific content;
• Familiarity with analytics tools to monitor and evaluate communication activities;
• Ability to coordinate with designers, photographers, and videographers to produce compelling visual content;
• Effective cross-cultural interpersonal skills;
• Ability to work under pressure;
• Attention to detail, and demonstrated problem-solving skills;
• Willingness and ability to occasionally travel within Ukraine;
• Experience with Microsoft Office software;
• Excellent level of spoken and written English and Ukrainian;

Duration of Assignment/LOE:

This will be a full-time, long-term position.

Location of Assignment:

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with occasional travel to other parts of Ukraine.

Reporting:

Communications and Events Officer will report to Senior External Communications Officer.

Application Details:

Apply using the following link by September 25th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application