Фахівець/чиня з адміністрування / Administration Specialist

ФАХІВЕЦЬ/ЧИНЯ З АДМІНІСТРУВАННЯ

Загальна інформація про проект

Tetra Tech надає найкращі консалтингові послуги в галузі енергетики для клієнтів по всьому світу. Наша робота сприяє розвитку чистої енергетики для досягнення кліматичних і цілей декарбонізації, створює стійкі комунальні служби та сучасні мережі, сприяє гендерній рівності та економічній інклюзивності в енергетичній сфері.

Проект енергетичної безпеки (ESP) – це семирічний проект, що фінансується Агентством Сполучених Штатів з міжнародного розвитку (USAID) та є найбільшим проектом USAID в Україні на сьогоднішній день. USAID ESP реалізується USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., провідним постачальником послуг в областях водопостачання, довкілля, інфраструктури, управління ресурсами, енергетики та міжнародного розвитку зі штаб-квартирою в Каліфорнії.

Місія USAID ESP – зміцнити енергетичну безпеку України, покращити енергетичну правову та регуляторну обстановку в країні та підвищити стійкість енергопостачання України. Це допоможе підтримати економічний розвиток країни та забезпечити її демократію. USAID ESP тісно співпрацює з Урядом України (GOU) для розвитку конкурентних енергетичних ринків. Цим самим USAID ESP сприятиме інвестиціям в енергетику, що очолюються приватним сектором, з метою надання доступної, надійної, стійкої та безпечної енергії для всіх українців. USAID ESP зараз знаходиться на п’ятому році реалізації і буде діяти до червня 2025 року.

Загальний опис посади

Tetra Tech запрошує на роботу фахівця з адміністрування, який відповідатиме за надання необхідної адміністративної підтримки для забезпечення ефективної та результативної роботи Проекту USAID ESP. Ця роль охоплюватиме широкий спектр обов’язків, від управління майном до координації дій у надзвичайних ситуаціях та логістики. Спеціаліст з адміністрування відіграватиме життєво важливу роль у підтримці добре організованого та продуктивного середовища Проекту та сприятиме його успішній реалізації. Це штатна посада терміном на 1 рік з можливістю продовження на наступний термін.
Щоб дізнатися більше про Проект USAID “Енергетична безпека”, відвідайте веб-сайт проєкту  https://energysecurityua.org, слідкуйте за нами у Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ та Youtube .

* Зверніть увагу: на цю посаду можуть претендувати лише громадяни України.

Відповідальності

• Підтримувати комплексний облік всього майна програми в проектному офісі;
• Керувати місцевими договорами страхування майна;
• Забезпечувати безпеку, зберігання та технічне обслуговування всього майна програми в офісних приміщеннях;
• Забезпечувати належне обслуговування та функціонування офісного обладнання;
• Керувати постачанням розхідних матеріалів. Підтримувати оформлення дозволів на проживання та віз типу D для іноземців та осіб з третіх країн, а також громадян США;
• Керувати пошуком та організацією проживання іноземних співробітників;
• Управляти договорами оренди;
• Контролювати виконання постачальниками умов договорів на технічне обслуговування;
• Закуповувати та вести облік офісних матеріалів та обладнання для забезпечення їх наявності та обліку;
• Керувати організацією поїздок, оформленням документів та резерваціями готелів;
• Планувати логістику, транспортування та проживання для персоналу проекту, гостей та подій;
• Забезпечувати належний технічний стан автомобілів;
• Вести журнали використання автотранспорту та складати щомісячні звіти;
• Виділяти області для покращення адміністративних процесів та робити рекомендації;
• Виконувати інші обов’язки за дорученням Старшого менеджера з кадрів та операцій.

Кваліфікація:

• Бакалаврський ступінь у галузі бізнес-адміністрації, фінансів, юриспруденції та/або інших відповідних галузей. Магістерська ступінь є плюсом;
• Бажаний відповідний досвід 3+ роки у керуванні проектами в операцій сфері та/або адміністрування на проектах USAID та/або інших проектах міжнародних донорів ;
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою та високий рівень англійської мови;
• Відмінні навички письма і комунікації, здатність передавати складну інформацію та ефективно висловлювати усні та письмові повідомлення;
• Добрі аналітичні та навички розв’язування проблем;
• Сильні організаційні, командні та технічні навички;
• Відмінні навички письмового та усного спілкування; високий рівень міжособистих навичок та продемонстрована здатність бути ініціатором та нести відповідальність за виконану роботу;
• Вміння управляти декількома завданнями одночасно та переплановувати їх за необхідності;
• Вміння працювати ефективно в умовах обмежених строків як незалежний виконавець, так і член команди;
• Вміння  вчасно створювати точні та повні документи;
• Відмінні навички роботи з комп’ютером, особливо в Microsoft Office Suite;
• Спрямованість на роботу та бажання навчатися та розвивати кар’єру в галузі адміністрування/операцій в проектах міжнародної технічної допомоги;

Фізичні вимоги та робоче середовище:

• Можливі епізодичні відрядження;

Для подачі заявки перейдіть за посиланням Administration Specialist – Ukraine – Tetra Tech Careers (selectminds.com) натисніть “Подати заявку на вакансію”, пройдіть реєстрацію та заповніть анкету.

ADMINISTRATION SPECIALIST

Project Summary

Tetra Tech provides best-in-class energy consulting services for clients worldwide. Our work advances clean energy to achieve climate and decarbonization goals, creates sustainable utilities and modern grids, and promotes gender equality and economic inclusivity at the energy nexus.

The Energy Security Project (ESP) is a seven-year project funded by the United States Agency for International Development (USAID) and the largest USAID project in Ukraine so far. The USAID ESP is implemented by a USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., a California-based leading provider of services in the areas of water, environment, infrastructure, resource management, energy, and international development.

The USAID ESP mission is to enhance Ukraine’s energy security, improve the energy legal and regulatory environment in the country, and increase the resilience of Ukraine’s energy supply. This will help to support the country’s economic development and sustain its democracy. USAID ESP is working closely with the Government of Ukraine (GOU) to develop competitive energy markets. By doing so, USAID ESP will facilitate private sector-led energy investments to provide affordable, reliable, resilient, and secure energy for all Ukrainians. USAID ESP is currently in the fifth year of implementation and will run through June 2025.

Position summary & job purpose

Tetra Tech has an opportunity for an Administration Specialist who will be responsible for providing essential administrative support to ensure the efficient and effective operation of the USAID ESP Project. This role will encompass a wide range of responsibilities, from property management to emergency coordination and logistics. The Administration Specialist will play a vital role in maintaining a well-organized and productive Project environment and contribute to its successful implementation. This is a full-time position for the period of 1 year with the possibility of an extension for another term.
To learn more about USAID Energy Security Project, visit the Project website https://energysecurityua.org, follow us on Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn  https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ and Youtube .

* Please note: Only Ukrainian nationals are eligible for this position.

Position responsibilities:

• Maintain a comprehensive inventory of all program property within project office;
• Oversee local property insurance contracts;
• Ensure the security, safekeeping, and maintenance of all program property within office premises;
• Ensure the proper maintenance and operation of office equipment;
• Manage the supply of consumables. Support the maintenance of residency permits and D type visas requirements for foreign and third-country nationals, as well as U.S. country nationals;
• Manage and find accommodation for foreign employees;
• Manage lease agreements;
• Monitor vendor compliance with maintenance contracts;
• Procure and track office supplies and equipment to ensure availability and accountability;
• Oversee travel arrangements, clearances, and hotel reservations;
• Plan logistics, transportation, and accommodation for project staff, guests, and events;
• Ensure that vehicles are well-maintained;
• Maintain vehicle logs and file monthly report;
• Identify areas for administrative process improvements and make recommendations;
• Perform additional duties as assigned by the Senior HR & Operations Manager.

Minimum qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration, finance, legal, and/or other relevant fields. A master’s degree is a plus;
• 3+ years of relevant project management and/or operations or administrative experience on USAID and/or other multi-lateral donor projects preferred;
• Fluency in Ukrainian and proficiency in English required;
• Excellent writing and communication skills, able to communicate complex information and deliver verbal and written messages effectively;
• Good analytical and problem-solving skills;
• Strong organizational, teamwork and technical skills;
• Excellent written and oral communication skills; excellent interpersonal skills and demonstrated ability to be a self-starter and be accountable for any assigned work;
• Must be able to manage several tasks simultaneously and re-prioritize as necessary;
• Must work effectively under tight deadlines, both independently and as a team member;
• Must be able to produce accurate and complete documents in a timely manner;
• Excellent computer skills, especially on Microsoft Office Suite;
• Committed attitude to work and desire to learn and progress career in Administration/Operations in international technical assistance projects;

Physical demands & work environment:

• Possible occasional business travels;

To apply: Please follow the link Administration Specialist – Ukraine – Tetra Tech Careers (selectminds.com) сlick apply for job, complete registration and fill in the application form.