Фахівець/чиня із закупівель

Про організацію

Програма розвитку ООН (UNDP) підтримує розбудову інституційної спроможності для сталого людського розвитку та інклюзивного зростання. Спільно з національними, регіональними та місцевими органами влади, громадянським суспільством та приватним сектором UNDP допомагає Україні боротися з бідністю, посилювати спроможність людей, досягати більш справедливих результатів розвитку, захищати довкілля та зміцнювати демократичне врядування. Робота UNDP узгоджена з Порядком денним ООН до 2030 року та Цілями сталого розвитку (SDGs).

Контекст

Повномасштабна війна, що розгорнулася 24 лютого 2022 року, призвела до значних екологічних втрат по всій Україні. Державні органи об’єднали зусилля для фіксації шкоди, зокрема її впливу на довкілля. Із березня 2022 року за участі Верховної Ради, Міністерства захисту довкілля та природних ресурсів України, Державної екологічної інспекції та інших органів було створено Державний оперативний центр з оцінки екологічної шкоди (SOC).

Одним із ключових завдань SOC є розробка законодавства та практичних механізмів для збору доказів екологічної шкоди, завданої російською агресією, по всій території України. Через нагальність відновлювальних заходів та обмежені ресурси державних інституцій SOC потребує підтримки міжнародних партнерів.

У цьому контексті UNDP залучає National UN Expert Volunteer – Procurement Associate, який/яка забезпечуватиме повний цикл закупівель товарів, робіт, послуг та індивідуальних консультантів відповідно до правил і процедур UNDP.

Основні обов’язки

Під безпосереднім керівництвом Керівника проєкту та у тісній співпраці з іншими членами команди, Procurement Associate відповідатиме за організацію та супровід закупівельних процесів проєкту.

1. Реалізація операційних стратегій у сфері закупівель

• Забезпечення повної відповідності закупівельної діяльності правилам, регламентам, політикам і стратегіям UN/UNDP.
• Дотримання ефективної системи внутрішнього контролю для всіх закупівельних операцій проєкту.

2. Підтримка закупівельних процесів проєкту

• Участь у підготовці Плану закупівель на основі Річного плану робіт та його своєчасне оновлення згідно з активностями проєкту.
• Підтримка та ведення корпоративних систем закупівель, оновлення трекерів/реєстрів закупівель.
• Організація процедур закупівель (RFQ, ITB, RFP, відбір індивідуальних консультантів):
  • підготовка тендерної документації;
  • прийом і реєстрація пропозицій;
  • організація оцінки, переговорів щодо умов контрактів;
  • забезпечення прозорості, конкуренції, етичності та найкращого співвідношення ціна/якість.
• Підготовка матеріалів для подання до Contract, Asset and Procurement Committees / Advisory Committee on Procurement (ACP).
• Перевірка, рецензування та підтримка в розробці Terms of Reference (ToR), технічних специфікацій, Statement of Work (SoW), включно з формуванням критеріїв оцінки та скорингових матриць.
• Секретаріат тендерних комітетів проєкту:
  • підготовка та розсилка документів членам комітету;
  • координація засідань;
  • підготовка звітів комітету;
  • належне ведення архіву тендерної документації.
• Проведення тендерів у системі Quantum та подальша обробка через UNall (service management platform).
• Превентивне управління контрактами: своєчасний супровід виконання замовлень, комунікація з постачальниками, вирішення питань, що виникають у процесі поставок.
• Підготовка Purchase Orders (PO) та контрактів у Quantum, контроль їх правильності та погодження; оперативне виправлення помилок.
• Супровід списання та утилізації активів проєкту: підготовка документів, подання до відповідних комітетів, внесення даних в ERP-систему (Quantum), контроль коректності інвентарних записів.
• Забезпечення належної системи зберігання всієї документації із закупівель та управління контрактами.
• Сприяння своєчасному забезпеченню потреб проєкту необхідними товарами, послугами та логістичною підтримкою.
• Виявлення «вузьких місць», оцінка ризиків у закупівельних процесах, внесення пропозицій щодо їх мінімізації.
• Виконання інших завдань у межах функціоналу за дорученням керівництва UNDP.

3. Реалізація sourcing-стратегії та використання e-procurement інструментів

• Формування та оновлення реєстрів постачальників/консультантів, проведення оцінки постачальників і запуск закупівель відповідно до sourcing-стратегії.
• Використання та впровадження електронних інструментів закупівель та інших онлайн-модулів, які застосовує або тестує підрозділ закупівель UNDP CO.

4. Обмін знаннями та навчання

• За потреби — проведення коротких тренінгів/інструктажів для команди проєкту щодо процедур закупівель.
• Участь у навчаннях, організованих підрозділом закупівель UNDP або штаб-квартирою ООН.

У своїй роботі Волонтер просуватиме мандат UNDP як гендерно чутливої організації з нульовою толерантністю до будь-яких форм дискримінації та насильницької поведінки, включно з сексуальними домаганнями, сексуальною експлуатацією та зловживаннями.

Вимоги до кандидата

• Вік: 18–80 років.
• Кандидат має бути громадянином України, законним резидентом або мати статус біженця в Україні.

Освіта

• Ступінь бакалавра в галузі закупівель, логістики, менеджменту, економіки, права, бізнес-адміністрування, державного управління, інженерії, соціальних наук або іншій близькій сфері.
• Наявність CIPS Level 2 є високою перевагою (у разі відсутності – очікується отримання протягом 6 місяців після працевлаштування).

Досвід

• Щонайменше 7 років релевантного досвіду на національному або міжнародному рівні в сфері закупівель/ланцюгів постачання, логістики або суміжних напрямках.
• Досвід роботи з автоматизованими системами закупівель, ERP-платформами, онлайн-модулями (e-procurement).
• Бажаний досвід роботи з міжнародними організаціями, проєктами міжнародної технічної допомоги або у сфері кризового реагування/раннього відновлення.

Мови

• Українська — вільне володіння (обов’язково).
• Англійська — вільне володіння (обов’язково) для роботи з документацією та внутрішньою комунікацією.

Компетенції та особисті якості

• Високий рівень відповідальності, професіоналізму та дотримання етичних стандартів.
• Розвинені навички планування й організації, здатність працювати з великим обсягом задач.
• Уважність до деталей, вміння працювати з документами та даними.
• Гнучкість, адаптивність, вміння працювати в динамічному та складному середовищі.
• Самостійність, здатність працювати з мінімальним наглядом, дотримуватися стислих дедлайнів.
• Готовність працювати в багатокультурній команді з міжнародним і національним персоналом.
• Зацікавленість у Цілях сталого розвитку, кризовій відповіді та ранньому відновленні, волонтеризмі як інструменті сталого розвитку та системі ООН.

Технічні навички

• Впевнене володіння MS Word, Excel та іншими офісними програмами.
• Знання автоматизованих систем закупівель, баз даних, веб- та ERP-платформ (наприклад, Quantum або аналогічних систем).

Умови участі та компенсація (National UN Volunteer – Expert)

• Формат: National UN Volunteer (Expert), повна зайнятість.
• Місце роботи: офіс UNDP в Києві (UN premises).
• Тривалість: 6 місяців із можливістю продовження (за наявності фінансування, операційної потреби та належної результативності).

Фінансова підтримка:

• Volunteer Living Allowance (VLA): орієнтовно 2 076 USD/міс. (в еквіваленті в грн) — для покриття витрат на житло, комунальні послуги та повсякденні витрати. Сума включає Well-Being Differentials для періоду, коли робочі місця в Україні класифіковано як “E” згідно з ICSC.
• Одноразова виплата при початку контракту: 400 USD.

Страхування та відпустки:

• Медичне страхування для UN Volunteer та відповідних утриманців (згідно з політикою UNV).
• Страхування життя на весь період асайнменту.
• Щорічна відпустка: 2,5 дні за кожний повний місяць контракту (із можливістю перенесення до 30 днів у разі продовження контракту в межах того самого призначення).
• Відпустка для навчання (до 10 робочих днів за 12 місяців служби — за погодженням із керівником).
• Лікарняні: до 30 днів сертифікованої відпустки на рік + 7 днів несертифікованої відпустки на календарний рік.

https://app.unv.org/opportunities/1784888021266137