Фахівець/чиня із впровадження проєкту

Запрошуємо доєднатися до команди Представництва Фонду міжнародної солідарності в Україні (SFPL) для впрвадження моделі PRO_MentalHealth Ukaraine в рамках проєкту швидкого реагування EU4Ukraine Resilience: Integrated support for war-affected children, families and communities. 

Загальна інформація щодо вакансії: 

Вашими обов’язками будуть: 

Технічна та логістична підтримка: забезпечення технічного та логістичного супроводу під час організації зустрічей, тренінгів, форумів та інших заходів:   

• Пошук підрядних організацій для належної організації заходів, включно з перемовинами з постачальниками на предмет найкращої вартості з належною якістю послуг; погодження кошторисів та здійснення попередніх бронювань щодо проживання, харчування, оренди конференц-залів, трансферу, технічного супроводу та інших послуг за потреби;   

• Планування логістики кожного заходу з урахуванням територіальних особливостей району/області;   

• Підготовка і надсилання учасникам офіційних листів-запрошень, логістичної записки та інших документів за потреби;   

• Здійснення супроводу заходів: проведення реєстрації, забезпечення учасників роздатковими матеріалами, здійснення комунікації з учасниками/тренерами щодо логістичних питань, контроль готелю щодо якості і своєчасності надання послуг у відповідності до таймінгу програм;   

• Перевірка фінальних рахунків й актів приймання-передачі наданих послуг від постачальників на предмет коректності, збір відповідних оригінальних документів для передачі фінансовому відділу для сплати (після погодження регіонального менеджера);   

• Підготовка кількісних індикаторів для звітів за результатами проведених заходів.   

Підготовка та моніторинг мікрогрантових програм:    

• Допомога в обробці даних онлайн-анкет заявників;    

• Фіналізація остаточних списків учасників для реєстрації;    

• Забезпечення зворотнього зв’язку від проєкту у відповідь на запити заявників;   

• Здійснення нагляду та моніторингу за реалізацією мікрогрантового конкурсу (зокрема, фінансування ремонтів, облаштування нових центрів або підтримка вже існуючих, фото-звіти).   

Комунікація з громадами-партнерами: підтримка ефективної взаємодії з територіальними громадами, відповідальними за впровадження грантових проєктів.   

Проєктно-офісні обов’язки:    

• Підтримка в організації та проведенні тендерних процедур. 

• Підтримка у підготовці звітної документації (змістовної та фінансової). 

• Ведення кореспонденції. 

• Підготовка презентацій. 

• Підтримка комунікаційного відділу (надання матеріалів для розробки новин — фото з заходів, навчальні матеріали тощо). 

• Участь в експертних зустрічах, робочих групах та інших заходах в рамках проєктної діяльності за дорученням регіонального менеджера та підготовка звітів/протоколів за результатами проведених заходів. 

• Здійснення іншої адміністративної діяльності, необхідної для реалізації завдань проєкту за запитом Регіонального менеджера та/або Координатора проєкту.  

Необхідні навички та досвід: 

• Щонайменше два роки досвіду на подібній посаді;       

• Досвід організації заходів (семінарів, конференцій, навчальних поїздок) та підготовки проєктної документації, включно з фінансовими та описовими звітами;   

• Знання пакету MS Office та досвід командної роботи з використанням хмарних сервісів; 

• Вільне володіння українською мовою; англійська на рівні не нижче A2; знання польської буде перевагою;   

• Розвинені комунікативні навички, здатність до ефективної взаємодії з партнерами та командою;   

• Організованість, відповідальність, ініціативність, уважність до деталей, дотримання термінів;   

• Стресостійкість і здатність діяти в кризових або динамічних умовах; 

• Відкритість до навчання та готовність до професійного розвитку.  

 Що ми пропонуємо:  

• Офіційне працевлаштування в організації, яка реалізує проєкти у сфері співпраці   
  з розвитку (development cooperation);     

• Дружній колектив професіоналів;    

• Гідна оплата праці;    

• Можливості для розвитку, зокрема – участь у тренінгах, організованих для нашої команди, психологічна підтримка (за бажанням).  

Як відгукнутися ?  

Зацікавлених осіб просимо заповнити анкету за посиланням, додавши своє резюме (українською мовою) до 12:00 4 червня 2025 року.