Асистент/ка з логістики / Logistics Assistant

Довідкова інформація:

Програма «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) – Фаза 2 (PFRU-2) — це багаторічна програма, що фінансується кількома донорами та управляється Міністерством закордонних справ, Співдружності націй та розвитку Великої Британії (FCDO) у співпраці з Урядом України.
Метою PFRU-2 є створення кращих умов для того, щоб українська держава у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором могла очолити інклюзивне національне відновлення та розвиток в умовах агресії з боку Росії.

Цілі:

До основних обов’язків Асистента з логістики входить зробити логістику моніторингових поїздок простою, безпечною й безперебійною: планувати маршрути та графіки по областях, бронювати транспорт і проживання, своєчасно оформлювати заявки на переміщення й необхідні дозволи, узгоджувати деталі з перевізниками та логістичним провайдером PFRU, стежити за календарем і бюджетом поїздок, швидко реагувати на зміни та ризики (затримки, скасування, безпекові обмеження).

Обов’язки:

• Координувати графік і логістику моніторингових поїздок по областях для експертів Центру захисту прав дитини, які здійснюють візити з перевірки дотримання прав під егідою Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.
• Планувати й організовувати службові поїздки: оформляти заявки на переміщення та отримувати погодження, готувати дозволи через форми запиту на переміщення, бронювати транспорт і готелі, вести календар відряджень.
• Допомагати у підготовці службових листів, меморандумів і звітів.
• Забезпечувати ведення архівів в електронному та паперовому вигляді.
• Призначати зустрічі та організовувати наради; зустрічати й супроводжувати відвідувачів; вести протоколи.
• Виконувати інші доручення керівника в межах посади.

Вимоги:

• Необхідний ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, фінансів, права, менеджменту або іншій відповідної галузі.  
• Мінімум два роки відповідного досвіду роботи в кадровій сфері, офісному управлінні, фінансовому менеджменті або подібній сфері.   
• Відмінні організаторські та комунікативні здібності, вміння працювати з конфіденційною інформацією.   
• Здатність працювати самостійно, розставляти пріоритети для багатьох завдань у швидко мінливому середовищі, дотримуватись дедлайнів.   
• Висока комп’ютерна грамотність, досвід роботи з електронною поштою, обробкою текстів і електронними таблицями.   
• Бажано досвід роботи з міжнародними організаціями або донорськими проектами.   
• Володіння англійською та українською мовами обов’язкове.  

Підпорядкування:

Асистент з логістики підпорядковується проєктному менеджеру  та працюватиме у тісній співпраці зі співробітниками програми PFRU.

Період виконання робіт:

Якомога швидше – 31/07/2027

Місце роботи та режим:

м. Київ (Україна), робота в офісі з можливими відрядженнями по Україні.

Інструкції щодо подання резюме:

Подайте заявку за наступним посиланням до 16 жовтня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

Purpose:

The Logistics Assistant’s core duties are to make the logistics of monitoring trips simple, safe, and seamless: plan routes and schedules across oblasts; book transport and accommodation; prepare movement requests and required permits on time; coordinate details with carriers and the PFRU logistics provider; track the travel calendar and budget; and respond swiftly to changes and risks (delays, cancellations, security restrictions).

Principal Duties and Responsibilities:

• Coordinate the schedule and logistics of monitoring trips across oblasts for the Child Rights Protection Center’s experts conducting compliance visits under the Commissioner of the Verkhovna Rada of Ukraine for Human Rights.
• Plan and organize official travel: prepare movement requests and obtain approvals, process permits via movement request forms, book transport and hotels, and maintain the travel calendar.
• Assist in preparing official letters, memoranda, and reports.
• Maintain archives in both digital and hard-copy formats.
• Schedule appointments and organize meetings; greet and assist visitors; take minutes.
• Perform other duties as assigned by the supervisor.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Finance, Law, Management, or a related field (required).
• Minimum of two years of relevant experience in logistics, HR, office administration, financial management, or a similar field.
• Excellent organizational and communication skills; ability to handle confidential information.
• Ability to work independently, prioritize multiple tasks in a fast-changing environment, and meet deadlines.
• High computer literacy; proficiency with email, word processing, and spreadsheets.
• Experience with international organizations or donor-funded projects is an advantage.
• Fluency in English and Ukrainian is required.

Management of the Assignment: 

The Logistics Assistant will be reporting to Project Manager while working in close cooperation with PFRU programme staff. 

Period of Performance:

ASAP – 31/07/2027

Location of Assignment: 

Kyiv, Ukraine with probable trips within regions.

Application Details:

Apply using the following link by October 16th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application