Асистент/ка з грантів / Grants Assistant

Кімонікс Інтернешнл Інк, консалтингова фірма у сфері міжнародного консалтингу, шукає Асистента (ку) з грантів для Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID).

Опис програми

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства. 

Поточний проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 

1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах.
2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.
3. Сприяння залученню громадян до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Основні завдання та обов’язки

• Реалізовує адміністративні процедури, пов’язані з процесом надання грантів, в тому числі оцінювання ризиків перед наданням гранту, приготування документації щодо дотримання природоохоронного законодавства, перевірка пояснювальних записок до бюджету, приготування грантових угод і компілювання форм платіжних запитів, а також виконує інші покладені на нього/неї обов’язки.
• Очолює роботу з оновлення WBDB для контролю та звітування про грантові проєкти в кожній фазі циклу проєкту. Забезпечує, щоб WBDB, зокрема модуль управління файлами, була актуальною і містила всі необхідні документи.
• Забезпечує етикетування та зберігання всіх електронних файлів і паперової документації; забезпечує заповнення контрольних списків файлів проєкту, а також постійне оновлення електронних файлів упродовж усього життєвого циклу проєкту.
• Координує і розвиває ефективні, дієві та конструктивні робочі стосунки з колегами по програмі, підрозділами грантів, закупівель і операційним підрозділом.
• Співпрацює з іншими членами OMU на всіх етапах циклу грантового проєкту (ідентифікація, розробка концепції, реалізація та закриття проєкту).
• Допомагає OMU в моніторинговій діяльності та зборі інформації згідно з планами моніторингу та оцінювання проєктів.
• Надає GM і Старшому(ій) менеджеру(ці) з грантів (SGM) підтримку та допомогу в контролі дотримання дедлайнів грантів (дати завершення, строки виконання етапів тощо) для забезпечення своєчасної реалізації та дотримання термінів відповідно до дедлайнів, встановлених у циклі проєкту UCBI
• Їздить у відрядження, необхідні для здійснення візитів на об’єкти програми, перевірки обладнання на об’єктах грантоотримувача та звітування про хід виконання гранту.
• Бронює готелі та квитки для консультантів, залучених у ролі Короткострокових технічних асистентів (STTA) для реалізації Грантів за контрактами в рамках Пулу проєктів переходу (GUC TAP), які подорожують в Україну та в межах України.
• Підтримує зв’язок із грантоотримувачами упродовж усього циклу проєкту, зокрема у фазах розробки та імплементації, для отримання необхідної документації та здійснення платежів за виконані етапи.
• Бере участь у стартових нарадах грантових проєктів і забезпечує заповнення та підписання контрольного списку стартової наради грантового проєкту.
• Бере участь у приготуванні щотижневих, піврічних, щорічних і епізодичних програмних звітів відповідно до вказівок.
• На запит Менеджера(ки) з розвитку програми (PDM), Менеджера(ки) з грантів (GM), Менеджера(ки) з закупівель (PM) або Менеджера(ки) з моніторингу оцінювання та навчання (MEL) складає розклад грантових зустрічей.

Асистенту(ці) з грантів можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI 4.

Підпорядковується Менеджеру(ці) з грантів.

Основні сфери роботи: Адміністрація, Документація, Комплаєнс, Управління стосунками, Моніторинг, Навчання, Звітність.

Кваліфікація 

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажаний один (1) або два (2) роки досвіду роботи над складними програмами на місцях,
• Бажаний досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Вільне володіння програмним забезпеченням MS Office.
• Здатність/бажання навчатися і професійно зростати.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

——–

Chemonics International Inc., an international development consulting firm, seeks a Grants Assistant for the United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI)  project supporting Ukraine.

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities.

USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives:

1. Strengthen transparent, accessible recovery processes that reflect local priorities in the most war-affected regions.
2. Reinforce connections between areas temporarily occupied by Russia and the rest of Ukraine.
3. Improve citizen engagement in their communities to contribute to resilience and shaping a better future.

Principal Duties and Responsibilities

• Undertake administrative processes related to the grantmaking process including pre-award risk assessment, environmental compliance documentation, verification of budget notes, preparation of grant agreements, and compiling payment request forms, among other duties as assigned.
• Take a leading role in updating the WBDB to track and report on grant activities at each phase in the activity cycle. Ensures WBDB, particularly file management, is up to date and contains all required documents.
• Label and maintain complete electronic and hard copy files; ensure activity file checklists are populated and that electronic files are updated on a continuous basis throughout the activity cycle.
• Coordinate and develop positive working relationships between program, grants, procurement and operations colleagues to ensure efficient, effective, and constructive working relationships.
• Collaborate with other members of the OMU at all stages of the grant activity cycle (concept identification, development, activity implementation, and closeout).
• Assist the OMU in monitoring activities and collecting information against activity monitoring and evaluation plans.
• Support and assist GM and SGM in tracking grant deadlines (end dates, milestone due dates, etc.) to ensure timely implementation and deadline adherence, per the deadlines mandated in the UCBI 4 activity cycle.
• Travel as required to program site visits, to inspect equipment at grantee sites and report on grant progress.
• Make hotel and transport reservations for consultants engaged as STTA under GUC TAP traveling to and within Ukraine.
• Liaise with grantees throughout the activity cycle, particularly during development and implementation phases in obtaining required documentation and processing milestone payments.
• Participate in grant kick-off meetings and ensure completion of grant kick-off meeting checklist and signature.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual and ad hoc program reporting as requested.
• Schedule grantee meetings at the request of the PDM, GM, PM or MEL as requested.

The Grants Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Reports to Grants Manager.

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years professional experience on complex field programs preferred.
• Experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Fluent in MS Office software.
• Ability/willingness to learn and further professional development.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.

Proficient written and oral English required. 

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

 Send electronic submissions to [email protected] by January 1, 2024. Please insert the position you are applying for (“Grants Assistant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”