Вакансія: Асистент/ка з документообігу тендерних процесів 03.2_LFF
Про проєкт
«Жити Назустріч 2.0» — це освітньо-грантова програма спрямована на розвиток ветеранського підприємництва. У програмі передбачено навчання, менторство, доступ до фінансування, нетворкінг та експертну підтримку.
Це проєктний офіс соціальних змін, створений у 2015 році для впровадження соціальних інновацій і сучасних методів роботи в соціальній сфері, розвитку соціального підприємництва, в тому числі ветеранського бізнесу.
Ми реалізуємо власні проєкти і працюємо як бек-офіс для розвитку державних інституцій, органів місцевого самоврядування, організацій громадянського суспільства, відповідального бізнесу та ініціатив, які мають значення та вагомий соціальний вплив в Україні.
Основні обовʼязки
Організація документообігу
- Забезпечення ведення документообігу відповідно до внутрішніх політик та процедур.
- Реєстрація, облік, систематизація та архівування вхідної, вихідної та внутрішньої документації. – Ведення електронного реєстру документів та контроль за його актуальністю.
- Створення первинних документів з командою проекту, учасниками Програми та підпрядниками в рамках Програми «Жити назустріч».
- Формування системи зберігання первинної документації, упорядкування інформації та первинної документації на хмарних носіях команди (включаючи, гугл-диск). Систематизація та каталогізація первинної документації в межах Програми.
- Впорядкування, перевірка та введення первинної документації в бухгалтерську програму для збереження даних та їх обліку. Включно з списанням ТМЦ та проведенням у бух програмі.
- Ведення облікових регістрів бух програми та формування бух облікових даних за категоріями, підкатегоріями, класами та ін.
- Упорядкування та створення цифрових копії паперових документів (формат PDF) в межах програми Програми «Жити назустріч».
Адміністративний супровід документообігу
- Підготовка та оформлення договорів, актів, та інших документів. Зокрема підготовка та погодження проєктів договорів, внесення реквізитів та іншої відповідної інформації тощо.
- Контроль за правильністю оформлення документів відповідно до нормативних вимог.
- Взаємодія з командою Програми щодо документального супроводу діяльності.
Координація процесів узгодження та підписання документів
- Організація процесу узгодження документів між відповідальними особами.
- Контроль за підписанням та поверненням документів у встановлені строки.
- Передача підписаних документів до відповідних учасників команди.
Архівування та збереження документації
- Формування та підтримка архіву документів у паперовому та електронному вигляді.
- Організація доступу до архівних документів для співробітників за запитом.
Контроль за дотриманням строків подання документів
- Моніторинг та нагадування відповідальним особам про строки подання звітів, договорів, актів та інших документів.
- Підготовка реєстрів контрольованих документів.
Підготовка звітності
- Формування звітів щодо стану документообігу та надання їх керівництву.
- Підготовка аналітичних довідок за запитом керівництва щодо руху документів.
Виконання інших завдань, пов’язаних з документообігом
- Надання консультацій співробітникам щодо оформлення та реєстрації документів.
- Впровадження сучасних технологій документообігу (електронний документообіг, цифровий підпис тощо).
- Участь у розробці та оновленні внутрішніх регламентів з документообігу.
Кого ми шукаємо
- Людину, яка вміє організовувати процеси, працювати з інформацією, дотримуватися строків і відповідально ставиться до команди та учасників.
- Стресостійку, уважну до деталей, та зі знаннями своєї справи.
Вимоги
- Досвід роботи ведення бухгалтерського обліку у благодійних організаціях або громадському секторі має бути не менше 1 року.
- ФОП 3 групи єдиного податку.
- Впевнене володіння Google-документами, Microsoft Office, програми bookkeeper та подачі звітності.
- Вміння швидко навчатись (за потреби), аналізувати інформацію, системно організовувати документообіг та бухгалтерський облік.
- Командність, пунктуальність, стресостійкість.
Умови
- Повна зайнятість з можливістю гнучкого графіку на період з 12 січня по 30 липня 2026.
- Віддалений формат з періодичними офлайн-зустрічами (у Києві).
- Конкурентна оплата праці.
- Можливість професійного росту, включення в команду сталого проєкту з сильним соціальним впливом.
Як податися?
Надішліть своє резюме та коротке мотиваційне повідомлення на [email protected]. Термін розгляду надісланого резюме — від 1 до кількох тижнів до моменту закриття вакансії. У темі листа вкажіть Асистент/ка з документообігу тендерних процесів.
