Асистент/ка проєкту «Культура та ідентичність»/ Project Assistant Culture&Identity

Загальна інформація 

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза-2 (PFRU-2) – це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Проєкт PFRU-2 «Культура та ідентичність» має на меті посилити українську культуру та сприяти формуванню різноманітної, але об’єднаної української ідентичності як ключових складових національної стійкості в умовах війни. Проєкт охоплює чотири тематичні напрями: (1) формування культурної політики та політики у сфері ідентичності; (2) збереження культурної спадщини; (3) розвиток людського капіталу у сфері культури; (4) підтримка інклюзивних наративів ідентичності. 

У цьому контексті PFRU-2 шукає Асистента(-ку) проєкту, який(-а) відіграватиме ключову роль у щоденній координації, адміністративній підтримці та комунікації, забезпечуючи ефективне функціонування операцій проєкту. 

Серед основних обов’язків використання інструментів управління проєктами (таких як MS Project) для планування й відстеження прогресу, ведення графіків, підготовка звітів та іншої документації. Асистент(-ка) організовуватиме зустрічі, здійснюватиме подальший супровід дій та підтримуватиме ефективну комунікацію зі стейкхолдерами. Також очікується участь у підготовці воркшопів, візитів на місця та відряджень команди та культурних партнерів. 

Ця роль потребує відмінного володіння MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), навичок письмової та усної комунікації, а також вміння розставляти пріоритети, працювати з кількома завданнями одночасно та проактивно вирішувати проблеми в динамічному середовищі. 

Основні послуги та обов’язки (основні функції):

• Підтримка реалізації проєктної діяльності згідно з робочим планом, з урахуванням технічних стандартів і термінів. 
• Логістичний супровід зустрічей, тренінгів, візитів (бронювання приміщень, транспорту, друк матеріалів, координація списків учасників). 
• Ведення календарів, трекерів і графіків ключових результатів та подій. 
• Підготовка протоколів зустрічей, резюме та планів подальших дій. 
• Форматування звітів, презентацій, концептуальних записок та переклад проєктної документації. 
• Ведення цифрового архіву договорів, звітів, листування та результатів діяльності. 
• Підтримка внутрішніх комунікацій між технічними експертами, проєктними командами та керівництвом. 
• Підготовка тендерної документації (ТЗ, замовлення на закупівлю, запити на адміністративні процедури). 
• Контроль оплати, договорів і результатів роботи з підрядниками та консультантами. 
• Співпраця з фінансовою та адміністративною командами для своєчасного оформлення операційних документів. 
• Збір і впорядкування фото, звітів і рахунків із візитів. 
• Участь у розробці проєктної діяльності, концептів заходів, робочих зустрічей та інтервенцій. 
• Підтримка проєктної команди у спілкуванні з партнерами, постачальниками та грантоотримувачами. 
• Допомога команді в підготовці звітності, зборі уроків та наданні інформації для моніторингу та оцінки. 
• Підтримка фахівця проєкту у грантовій та закупівельній роботі з технічного боку. 

Кваліфікація: 

• Ступінь бакалавра у сфері менеджменту державного управління, соціальних наук або суміжних галузях. 
• Щонайменше 1 рік досвіду в адміністративній, координаційній або проєктній ролі, бажано у міжнародних проєктах розвитку. 
• Високі організаційні навички та вміння працювати з кількома завданнями. 
• Досвід роботи в багатокомпонентних проєктах міжнародної технічної допомоги буде перевагою. 
• Досвід участі у проєктах, пов’язаних із культурою буде перевагою. 
• Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel і PowerPoint. 
• Увага до деталей, проактивність і відповідальність за терміни. 
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички. 
• Здатність працювати самостійно та в команді. 
• Чутливість до питань культури та відданість принципам інклюзивного розвитку. 
• Вільне володіння українською та англійською мовами. 

Місце роботи: 

Ця посада передбачає повний робочий день в офісі у Києві. Дистанційна робота може бути дозволена з погодженням керівництва. 

Звітність: 

Проєктний/а асистент/ка підпорядковується безпосередньо Менеджеру проєкту та координує роботу з іншими членами команди PFRU-2 за потреби. 

Інструкції щодо подачі заявки: 

Подайте заявку за посиланням до 8 грудня 2025 року. Для посад, які потребують знання англійської мови, бажано надсилати резюме англійською (але це не обов’язково). Заявки розглядатимуться на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте — з фіналістами зв’яжеться Chemonics. 

Посилання для подачі заявки: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression.

The Culture and Identity component of the PFRU-2 project is designed to reinforce Ukrainian culture and promote a pluralistic yet cohesive national identity as key elements of societal resilience during wartime. The project operates across four thematic areas: (1) policy development in culture and identity, (2) safeguarding cultural heritage, (3) strengthening human capital in the cultural sector, and (4) advancing inclusive identity narratives.

In this framework, PFRU-2 is seeking a Project Assistant who will play a key support role in day-to-day coordination, administration, and communications, ensuring the smooth functioning of project operations.

Key responsibilities include using project management tools (such as MS Project) to plan and track progress, managing project schedules, documenting, and preparing reports and other documentation. The Project Assistant will organise meetings, follow up on action points, and communicate clearly with stakeholders. They will also support the design of workshops, site visits, and business trips for the project team and cultural stakeholders.

This role requires strong skills in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), excellent written and verbal communication, and the ability to prioritise tasks, manage multiple deadlines, and solve problems proactively in a fast-paced environment.

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

• Support the implementation of project activities according to the project work plan, ensuring alignment with technical standards and deadlines. 
• Provide logistical support for meetings, workshops, and field visits (booking venues, transport, printing materials, coordinating participant lists). 
• Maintain calendars, trackers, and timelines for key deliverables and events. 
• Draft meeting minutes, summary notes, and follow-up action plans.  
• Support the preparation and formatting of reports, presentations, concept notes, as well as the translation of the project documentation. 
• Maintain a digital filing system of contracts, reports, correspondence, and deliverables. 
• Assist in internal communication flows between technical experts, project teams, and management. 
• Assist in preparing procurement documentation (TORs, purchase orders, administrative action request, etc.). 
• Follow up on payments, contracts, and deliverables with vendors and consultants. 
• Coordinate with the finance and administration teams to ensure the timely processing of administrative transactions. 
• Collect and organise photos, reports, and bills from site visits. 
• Contribute to the project activities design, developing concepts of workshops, working meetings, and concepts of interventions. 
• Support the project team in communication with partners, vendors and grantees.  
• Assist the project team in leading reporting, collecting lessons learned, and providing MEL inputs for the project activities. 
• Support the project officer with leading grants and procurements on the technical side.

Qualifications:

The Project Assistant will have the following qualifications and experience requirements:    

• Bachelor’s degree in management, public administration, social sciences, or a related field.
• At least 1 year of experience in an administrative, coordination, or project support role, preferably within an international development project.
• Strong organisational and multitasking skills.
• Experience of working in complex multi-donor projects of international technical aid would be an asset.
• Experience in working with culture-related projects would be an asset.
• Proficient in Microsoft Office Suite, including Excel and PowerPoint.
• Detail-oriented, proactive, and responsive to deadlines.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Cultural sensitivity and commitment to inclusive development.
• Strong communication skills (both verbal and written).
• Fluency in Ukrainian and English.

Location of Assignment:  

This is a full-time, office-based position in Kyiv. Remote work is possible with managerial approval. 

Reporting:

The Project Assistant reports directly to the Project Director and coordinates with other members of the PFRU-2 team as needed.

Application Details: 

Apply using the following link by December 8th, 2025. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.  

Application link: PFRU-2 Recruitment – Candidate Application