Асистент/ка проєкту

Загальна інформація

Програма “Партнерство за сильну Україну” (ПСУ) – це донорська програма, що фінансується урядами Великої Британії, Естонії, Канади, Норвегії, Фінляндії, Швейцарії та Швеції. Метою ПСУ є посилення стійкості України в умовах російської агресії шляхом надання критично важливої підтримки місцевим громадам у співпраці з українськими державними органами, громадянським суспільством, ЗМІ та приватним сектором. 

Метою проєкту “Стійке населення” є зміцнення стійкості українського суспільства через створення інклюзивного та сприятливого середовища для соціально-економічної інтеграції вразливих груп населення, включаючи ветеранів, людей з інвалідністю, внутрішньо переміщених осіб, людей старшого віку та молоді.  

Діяльність проєкту зосереджена на розширенні доступу вразливих груп до якісних та інклюзивних послуг і можливостей, а також на виявленні та усуненні бар’єрів, що перешкоджають їх інтеграції в соціальне, економічне та громадське життя України.   

Опис позиції: 

Асистент/ка проєкту надаватиме ключову підтримку в координації активностей, адміністративних та комунікаційних процесах, сприяючи ефективній реалізації проєктної діяльності.  

Основні обов’язки: 

• Підтримка в реалізації проєктних заходів відповідно до робочого плану проєкту, дотримуючись технічних стандартів та дедлайнів.
• Координація логістичних аспектів заходів і польових візитів (місце проведення, транспорт, матеріали, списки учасників).
• Ведення календарів, трекерів та графіків для ключових результатів і подій. 
• Підготовка протоколів зустрічей, нотаток та планів подальших дій. 
• Допомога у підготовці та форматуванні звітів, презентацій, концептуальних записок та переклад проєктної документації. 
• Ведення цифрової системи зберігання контрактів, звітів, кореспонденції та результатів. 
• Організаційна підтримка взаємодії між технічними спеціалістами, регіональними командами та керівництвом. 
• Допомога у підготовці закупівельної документації (обсяги робіт, специфікації для закупівель). 
• Контроль оплати платежів, контрактів та результатів роботи постачальників та консультантів. 
• Взаємодія з фінансовою та адміністративною командами для своєчасного здійснення адміністративних операцій. 
• Збір та систематизація фотографій, звітів та рахунків з місць реалізації проєкту. 

 Необхідні навички та кваліфікація: 

• Ступінь бакалавра в галузі державного управління, міжнародних відносин, соціальних наук або в суміжних галузях.  
• Мінімум 2 роки досвіду роботи на адміністративній, координаційній або проектній посаді, бажано в проектах міжнародного розвитку.  
• Сильні організаційні навички та навички багатозадачності.  
• Досвідчений\а користувач\ка Microsoft Office Suite, включаючи Excel та PowerPoint.  
• Проактивний\а, уважний\а до деталей та дедлайнів.  
• Сильні комунікаційні (як усні, так і письмові) навички та навички міжособистісного спілкування.  
• Здатність працювати як самостійно, так і в команді.  
• Розуміння культурних особливостей та орієнтація на інклюзивний розвиток.  
• Вільне володіння українською та англійською мовами. 

Місце знаходження: 

Це посада, що передбачає роботу з повною зайнятістю в офісі в Києві. Періодично можлива віддалена робота за умови погодження керівництва. 

Підпорядкування: 

Асистент/ка проєкту підпорядковується безпосередньо Директору проєкту “Стійке населення”  та координує роботу з іншими членами команди  за необхідності.

Деталі подання заявки:

Подайте заявку за наступним посиланням до 10 червня. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine-2 (PFRU-2) is a multi-donor programme funded by the governments of Canada, Estonia, Finland, Norway, Sweden, Switzerland, and the UK. PFRU’s objective is to strengthen Ukraine’s resilience in the face of Russian aggression by delivering essential support to local communities in collaboration with the Ukrainian government, civil society, media and the private sector. 

The Resilient Populations project aims to strengthen the resilience of Ukrainian society by creating an inclusive and supportive environment for the socio-economic integration of targeted population groups, including veterans, people with disabilities, internally displaced persons (IDPs), the elderly, youth and individuals experiencing mental health challenges.   

The project’s activities focus on enhancing the access of vulnerable groups to quality and inclusive services and opportunities and on identifying and reducing barriers that hinder their integration into Ukraine’s social, economic and civic life.   

Position Description: 

The Project Assistant will play a key support role in day-to-day coordination, administration, and communications, ensuring the smooth functioning of project operations. 

Key Responsibilities:

• Support the implementation of project activities according to the project work plan, ensuring alignment with technical standards and deadlines. 
• Provide logistical support for meetings, workshops, and field visits (booking venues, transport, printing materials, coordinating participant lists). 
• Maintain calendars, trackers, and timelines for key deliverables and events. 
• Draft meeting minutes, summary notes, and follow-up action plans.  
• Support the preparation and formatting of reports, presentations, concept notes, as well as the translation of the project documentation. 
• Maintain a digital filing system of contracts, reports, correspondence, and deliverables. 
• Assist in internal communication flows between technical experts, field teams, and management. 
• Assist in preparing procurement documentation (TORs, purchase orders). 
• Follow-up on payments, contracts, and deliverables with vendors and consultants. 
• Coordinate with the finance and administration teams to ensure timely processing of administrative transactions. 
• Collect and organize photos, reports, and bills from site visits. 

 Required Skills and Qualifications: 

• Bachelor’s degree in public administration, international relations, social sciences, or a related field. 
• Minimum 2 years of experience in an administrative, coordination, or project support role, preferably within an international development project. 
• Strong organizational and multitasking skills. 
• Proficient in Microsoft Office Suite, including Excel and PowerPoint. 
• Detail-oriented, proactive, and responsive to deadlines. 
• Strong interpersonal and communication skills. 
• Ability to work both independently and as part of a team. 
• Cultural sensitivity and commitment to inclusive development. 
• Strong communication skills (both verbal and written). 
• Fluency in Ukrainian and English. 

Location:

This is a full-time, office-based position in Kyiv. Remote work is possible occasionally with managerial approval.

Reporting:

The Project Assistant reports directly to the Resilient Populations Director and coordinates work with other PFRU team members as needed.

Application Details: 

Apply using the following link by June 10th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application