Асистент/а з фондів/ грантів (короткострокова позиція) / Grants/ Fund Assistant (short-term)

Загальна інформація 

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

ОПИС ПОСАДИ  

Асистент з грантів/фондів допомагатиме Команді управління грантами в розробці грантових угод, проведенні належної перевірки постачальників, реалізації грантових угод/угод з постачальниками та підготовці звітності, в тому числі збиранні підтверджувальної фінансової документації та документації, необхідної для закриття проектів.   

ДЕТАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ  

• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у реалізації грантових/фондових проектів.
• Робота з відповідними членами технічної та операційної команд для забезпечення регулярної актуалізації показників реалізації проектів.
• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у аналізі заявок на отримання грантів, результатів реалізації проектів та фінансових звітів на предмет якості, узгодженості з договорами та коректності
• Робота з грантоотримувачами / постачальниками для забезпечення своєчасного подання результатів реалізації проектів /щомісячних фінансових звітів; робота з відповідними членами технічної команди для забезпечення своєчасного розгляду та затвердження результатів реалізації проектів/щомісячних звітів;
• Допомога в організації розгляду грантових пропозицій оціночними комітетами та підготовка протоколів зустрічей.
• Допомога в підготовці проектів грантових угод, модифікацій, меморандумів про переговори та інших документів, пов’язаних із процесом Управління грантами/фондами.
• Допомога в аналізі результатів належної перевірки грантоотримувачів /постачальників із застосуванням візуальної перевірки відповідності вимогам, а також отримання рекомендацій від попередніх клієнтів/донорів.
• Подання в фінансовий підрозділ запитів на виплати за грантовими угодами/угодами з постачальниками та забезпечення подання пакету документів у відповідності до вимог.
• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у відстежуванні витрат за проектами порівняно з бюджетом та результатів реалізації проектів порівняно з угодами/договорами.
• Організоване ведення актуальних файлів проектів із використанням контрольних списків файлів Кімонікс. 
• Виконання усіх інших обов’язків у межах посади за дорученням керівника 

МІНІМАЛЬНІ КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ   

 Ступінь бакалавра чи аналог.

• Ступінь або сертифікат у сфері бізнесу, фінансів, бухгалтерського обліку, державного управління, міжнародних відносин буде перевагою.
• Необхідний досвід роботи на посаді асистента чи стажера не менше одного року.
• Попередній досвід роботи з грантами, договорами чи досвід фінансового менеджменту буде перевагою.
• Сильні міжособистісні та комунікативні навички 
• Вільне володіння англійською та українською мовами є обов’язковим

Місце роботи

Ця посада в Києві на повний робочий день

Тривалість залучення: 3 місяці з можливим продовженням

Звітність

Асистент з фондів/грантів буде підпорядковуватися безпосередньо Директору з фондів/грантів

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  30 січня 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.  

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

POSITION DESCRIPTION    

The Grants/Fund Assistant will support Fund Management Team in the development of grant agreements, vendor due diligence processes, grant/vendor agreement implementation and reporting including collection of financial supporting documentation and documentation required for projects closeout.     

DETAILED RESPONSIBILITIES    

• Assist Grants/Fund Officers in implementing the Grants/Fund projects.
• Follow up with relevant Technical and Operations team members to ensure that project trackers are updated on a regular basis.
• Assist the Grants/Fund Officers in reviewing grant applications, deliverables, and financial reports for quality, contractual consistency, and accuracy
• Follow up with grantees/vendors to ensure that deliverables/monthly financial reports are submitted on time; follow up with relevant technical team members to ensure that deliverables/monthly reports are reviewed and approved in a timely manner;
• Assist in organizing evaluation committees grant proposals review and prepare meeting notes.
• Assist in drafting grant agreements, modifications, negotiation memorandums and other documents pertinent to Grants/Fund Management process.
• Assist in grantee / vendor due diligence review through the use of visual compliance check and obtaining references from previous clients / donors.
• Submit payment requests for grants/vendor agreements to Finance team and ensure that the package of document submitted are in line with requirements.
• Assist Grants/Fund Officers in tracking project expenditures against budgets and deliverables against agreements/contracts.
• Maintain updated project files in an organized manner, using Chemonics’ file checklists.   
• Perform any other duties within the scope of the responsibilities of the position as directed by the supervisor    

 MINIMUM QUALIFICATIONS       

• Bachelors Level degree or equivalent.
• Degree or certification in Business, Finance, Accounting, Public Administration, International relations will be an advantage.
• Minimum one year of experience in the role of an assistant or intern is required.
• Previous experience in grants, contracts or financial management will be an advantage. 
• Strong interpersonal and communication skills  
• Fluency in English and Ukrainian is required

Location:

This is a Kyiv-based full time and in-person position.

Supervision and Reporting

The Grants/Fund Assistant will report directly to the Grants/Fund Director.

Duration of Assignment:  3 months with possible extension

Application Details

Apply using the following link by 30th January 2024. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca