Адміністративний/на асистент/ка у відділ закупівель

Загальна інформація

БФ «Право на захист» (Фонд) — благодійна організація, що зосереджує свою діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам (ВПО), особам, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства, особам з підвищеним ризиком безгромадянства та особам без документів.

Фонд є виконавчим партнером УВКБ ООН і здійснює програми надання прямої правової, гуманітарної та психологічної допомоги по всій Україні, сприяє змінам в національній правовій базі, приведенню її у відповідність до міжнародних стандартів в галузі прав людини.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Адміністративний(-на) асистент(-ка) у відділ закупівель підпорядковуватиметься Фінансовому Директору та Координатору відділу закупівель.

Обов’язки передбачають обробку інформації та загальну підтримку діяльності БФ «Право на захист» зокрема, але не обмежуючись наступним:

• Ведення обліку та друк тендерної документації
• Ведення загальної основної таблички заявок на закупівлі.
• Контроль коректності ведення загальних таблиць та коригування помилок для подальшого здійснення аналітики роботи відділу
• Здійснення відправки кореспонденції
• Контроль за підтвердженням витрат з боку фін менеджерів.
• Надання тендерної документації за запитами фін менеджерів для звітування донору.
• Контроль оплат рахунків
• Створення довіреностей та їх своєчасна відправка отримувачам.
• Зведення аналітики роботи відділу.
• Надання зворотного зв’язку заявнику про прийняття заявки, та комунікація з заявником про статус його запиту.
• Здійснення закупівель за тендерною процедурою.
• Вміння вести перемовини, домовлятися про найкращі умови співпраці, відстоювати інтереси організації щодо кращих, чесних та відкритих умов закупівель
• Розуміння та забезпечення кращих умов щодо відвантаження, доставки, комплектації та пакування замовлень
• Збір, систематизація і зберігання документації та матеріалів за результатами діяльності в паперовій та електронній формі;
• Регулярне звітування про виконану роботу;
• Виконання інших завдань за дорученням керівника для забезпечення належного рівня обслуговування відповідно до вимог Фонду;
• Розуміння та виконання Кодексу поведінки R2P.

Необхідні навички/кваліфікація:

• Досвід роботи у сфері менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;
• Досвід роботи проведення закупівель мінімум 1 рік, досвід роботи в НУО буде перевагою;
• Володіння комп’ютерними програмами, що використовуються у фінансовому обліку;
• Вміння аналізувати матеріали та уважність до деталей;
• Розуміння базових облікових та бухгалтерських операцій;
• Виконання обов’язків, керуючись гендерною чутливістю та нульовою терпимістю щодо сексуальної експлуатації та наруги;
• Уміння працювати самостійно з дотриманням визначених термінів;
• Уміння працювати в тісній співпраці з членами команди;
• Хороші аналітичні здібності і увага до деталей;
• Самомотивація;
• Ініціативність, креативність, гнучкість.
• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;

Ми пропонуємо:

БФ «Право на захист» пропонує успішному кандидату:

• комфортне робоче місце в офісі у м. Київ;
• конкурентоспроможну заробітну плату;
• контракт до кінця грудня 2023 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• підтримка та наставництво;
• можливість професійного зростання;
• теплий та дружній клімат в команді.

Процес подачі заявок:

Відправити резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected] зазначивши у темі листа “Адміністративний(-на) асистент(-ка) у відділ закупівель_Київ”. Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

Заявки приймаються до 22 вересня 2023 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.