Адміністративний/на асистент/ка

Команда ГО “Фундація захисту громадянського суспільства Civis Fortis” шукає адміністративного/у асистента/ку.

Civis Fortis — команда досвідчених правозахисників, які працюють задля захисту громадянського суспільства в Україні. Ми надаємо комплексну допомогу постраждалим від російської агресії, підтримуємо активістів, журналістів, правозахисників та громадських діячів, які зазнають переслідувань, моніторимо та документуємо загрози й напади на представників громадянського суспільства, а також адвокуємо зміни до українського законодавства з метою посилення безпеки та захисту прав людини. Якщо ви поділяєте наші цінності, хочете розвиватись у сфері правозахисту та відповідаєте вказаним вимогам — надсилайте своє резюме на e-mail: [email protected]  та обов’язково виконайте тестове завдання.

Ваші навички:  

• організованість і відповідальність, уміння дотримуватися визначених строків виконання завдань;  
• комунікабельність і доброзичливість;  
• грамотність, вільне володіння українською, розмовна англійська мова;  
• володіння навичками ділового листування та підготовки базових ділових документів;  
• упевнене користування пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) та Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), а також готовність швидко опановувати інші цифрові робочі інструменти;  
• людяність та емпатія.

Наші очікування від кандидата/ки:

• надання послуг у Києві
• наявність ФОП 3 групи або готовність його відкрити;
• готовність взаємодіяти та ефективно комунікувати з командою з різних напрямків роботи організації;  
• готовність та вміння швидко й зважено реагувати в екстрених ситуаціях;  
• готовність до ведення прозорої та системної звітності;  
• готовність брати участь у командних зустрічах, долучатися до спільного планування та обговорень;  
• прагнення бути частиною прогресивного колективу правозахисників,  розділяти цінності організації.

Обов’язки адміністративного/ої асистента/ки Фундації “Civis Fortis”:

• виконання вимог проєктів та внутрішніх політик організації;
• організація та участь у робочих зустрічах, фіксація домовленостей, підготовка та оформлення протоколів;
• календарне планування, координація графіка керівника організації, нагадування про зустрічі та дедлайни;
• організація й координація офлайн-зустрічей, дзвінків та онлайн-зустрічей за участі керівника (у тому числі з партнерами, донорами, підрядниками тощо);
• підготовка інформаційних матеріалів, довідок та презентацій для керівника до зустрічей і публічних виступів;
• логістичний супровід заходів організації (бронювання приміщень, координація учасників, технічна підтримка, реєстрація учасників тощо);
• організація відряджень співробітників та керівника (бронювання квитків, проживання, підготовка необхідних документів);
• організація роботи з підрядниками (збір і порівняння комерційних пропозицій, комунікація, контроль строків виконання та закриття робіт);
• робота з кореспонденцією: прийом, реєстрація, сортування, надсилання та отримання відправлень поштовими й кур’єрськими службами;
• ведення документообігу: підготовка, оформлення та систематизація протоколів зустрічей, договорів, додатків та інших документів;
• організація закупівель: збір, прийом і порівняння цінових пропозицій постачальників, підготовка рекомендацій для ухвалення рішень;
• базова адміністративна підтримка офісу (замовлення канцелярії, узгодження господарських питань, підтримка порядку у спільних просторах).

Ми пропонуємо:

• часткову зайнятість із гідною оплатою — еквівалентною 850 євро на місяць у національній валюті при обумовленому наданні послуг;
• повагу до балансу між роботою й особистим життям (work-life balance);
• дружню команду зі спільними цінностями у сфері захисту прав людини.

Для участі у конкурсі потрібно виконати тестове завдання та надіслати своє резюме на електронну адресу [email protected] (тема листа: “Адміністративний асистент”) до 26 лютого 2026 р.