Адміністративний/а асистент/ка з грантів / Grants Associate

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ

Зусилля України, направленні на відновлення після повномасштабного російського вторгнення та на пришвидшення розвитку як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави, вимагають динамічної та інклюзивної економічної підтримки. Завдяки партнерству з урядом і активній участі приватного сектору проєкт підтримує економічне зростання та стійкість в Україні з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, проект змістив свою діяльність зі Східної України на всю країну, які стосуються нагальних потреб України в експортній логістиці та покращенні інфраструктури.

ЛОГІСТИКА ЕКСПОРТУ ЗЕРНОВИХ AGRI-UKRAINE

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі – AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

Про позицію Обов’язки

Адміністративний(а) асистент(ка) з грантів – це допоміжна посада, основним обов’язком якої є надання допомоги грантовому відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань для забезпечення послідовної обробки грантових заявок. До його/ її обов’язків входить підтримка та оптимізація систем даних про надання грантів, ведення документації та облік грантів у внутрішній технічній та адміністративно-інформаційній системі управління (TAMIS). Адміністративний(а) асистент(ка) з грантів підпорядковується Директору з грантів і працюватиме в київському офісі.

Обов’язки:

• Допомога в управлінні процесом відбору грантоотримувачів для забезпечення дотримання політики та процедур, викладених у затвердженому Посібнику з надання грантів.
• Допомога у зборі концептуальних записок/заявок в рамках NOFO (повідомлення про можливості фінансування).
• Допомога у розробці та управлінні трекерами.
• Допомога у веденні ділового листування з питань грантів (повідомлення, запитання до заявників, підготовка офіційних листів).
• Перевірка заявників на відповідність критеріям прийнятності та забезпечення своєчасного введення документів до системи TAMIS.
• Допомога в організації зустрічей, ведення нотаток, складання протоколів, підготовка презентацій тощо.
• Підготовка проектів грантових угод та інших документів, пов’язаних з грантами.
• Забезпечення обміну, ведення та архівування необхідних друкованих копій документів.
• Допомагати у підготовці супровідної документації для здійснення платежів за грантами.
• Співпраця з відділом закупівель щодо дослідження ринку для розробки грантів у натуральній формі.
• Виконання інших завдань за необхідності за дорученням Директора з грантів.

Кваліфікація:

• Мінімум 1 рік відповідного досвіду роботи.
• Досвід роботи з адміністративними завданнями, в тому числі з реєстраційними системами.
• Сильні навички міжособистісного спілкування, а також навички письмової та усної комунікації.
• Базові робочі знання цифрових інструментів і технологій для обробки інформації, комунікації та комп’ютерних додатків (наприклад, MS Office) як незалежний користувач.
• Мовні вимоги є наступними:
  • Англійська мова – рівень III (загальний робочий рівень): читання/письмо/розмовна мова.
  • Вільне володіння українською мовою.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників ERA та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників ERA та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Військове бронювання можливе і надається, якщо ви перебуваєте на відповідному військовому обліку

Дата початку: серпень 2024 року

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 14 серпня 2024 року.

ERA BACKGROUND

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018. Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS

ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

JOB OVERVIEW

The Grants Associate is a support position with the primary responsibility of assisting the grants department with variety of administrative tasks to ensure consistent grant processing. The role covers maintenance and optimization of grantmaking data systems, document maintenance, and keeping the grants records in the Technical and Administrative Management Information System (TAMIS). The Grants Associate reports to the Grants Director and will work in the Kyiv office.

RESPONSIBILITIES:

• Assisting administration of the grantees’ selection process to ensure that policies and procedures are upheld as outlined in the approved Grants Manual. 
• Assisting in collecting the concept notes/applications under NOFOs (notifications of funding opportunities.)
• Assisting in development and management of the trackers.
• Assisting in grant correspondence (notifications, questions to the applicants, preparation of the official letters). 
• Checking the applicants for eligibility purposes and ensuring timely documents entry into TAMIS.
• Assisting in arranging meetings, taking notes, drafting protocols, presentations’ design, etc.
• Preparing the draft of the grant agreements and other grants related documents.
• Ensuring exchange, maintenance and archiving of the required hard copies of the documents.
• Assisting in preparation of backup documentation for payments under grants.
• Cooperate with Procurement team on market research for in-kind grants development.
• Perform other tasks as necessary as assigned by Grants Director.

JOB EXPECTATIONS:

In this position, you are expected to share the DAI four core values:

• Integrity: commit to civil and ethical behavior, play by the rules, and do the right thing;
• Responsibility: be accountable to clients, partners, grant recipients, beneficiaries, colleagues, and communities where we work. If you fall short, you own up, fix the problem, and get it right the next time;

• Excellence: adhere to the highest technical and professional standards in innovation, learning, and service;
• Global Citizenship: respect the cultural diversity and treat everyone everywhere with professionalism and dignity to make the world a better place.

QUALIFICATIONS

• Minimum 1 year of relevant work experience.
• Experience in administrative tasks, including filing systems.
• English level III (General working proficiency) Reading/Writing/Speaking.
• Ukrainian Fluent.

• Strong interpersonal skills and written and oral communication skills.
• Essential working knowledge of digital tools and technologies for information processing, communication, and computer applications (e.g. MS Office) as an independent user.
• Language requirements are as follows:

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• Military reservation is possible and granted if you are on a relevant military register

Start date: August 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected]

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: August 14, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.