Administrative Procurement Officer / Фахівець_чиня з адміністративних питань та питань закупок

Загальна інформація про програму

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма за координації Міністерства закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК), керування якою здійснюється спільно з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення українській державі кращих умов для керування інклюзивним національним відновленням і відродженням в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором у контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти з урахуванням результатів досліджень і доказової бази.

Короткий опис позиції

Спеціаліст із адміністративних закупівель керуватиме адміністративними, договірними та операційними аспектами, пов’язаними із закупівлею товарів і послуг в адміністративних цілях для роботи офісу, та забезпечуватиме дотримання стандартів якості, затратоефективність усіх закупівельних процедур, а також відповідність усіх адміністративних, закупівельних і логістичних аспектів програми за формою та змістом правилам МЗС СК, договору «Кімонікс», українському законодавству (у відповідних випадках законодавству сусідніх країн), а також політикам і внутрішнім заходам контролю «Кімонікс». Він/вона тісно співпрацюватиме з командою ФПСУ з метою забезпечення відповідності закупівель потребам різних команд в адміністративних закупівлях для підтримки політик, систем і процедур керування роботою офісів (у тому числі офіси, інвентаризація, транспортування, складування) з метою дотримання високих стандартів «Кімонікс», місцевого законодавства та правил МЗС СК під час реалізації програми.  

Конкретні обов’язки

• проведення адміністративних закупівель (канцелярське приладдя, лізинг транспортних засобів, меблі, ІТ-обладнання та інші позиції, необхідні для роботи персоналу та офісу ФПСУ) із дотриманням політик і процедур «Кімонікс», правил МЗС СК та Посібника із закупівель ФПСУ.
• відправка запрошень на участь у тендерних процедурах (ІТТ), запитів на цінові пропозиції (ЗЦП) або запитів на надання інформації (ЗНІ) від імені української команди ФПСУ та участь у роботі оціночних комісій для забезпечення прозорості та відповідності на всіх етапах. 
• безпосередня робота з місцевими постачальниками товарів і послуг з метою отримання цінових пропозицій та / або ініціювання закупівель запитуваних товарів, робіт і послуг, необхідних для роботи офісу ФПСУ та адміністративних функцій.
• комунікація з постачальниками товарів і послуг, виконання для них функції контактної особи упродовж усієї процедури закупівлі. У разі потреби організація зустрічей із учасниками торгів, збір уточнюючих запитань від учасників торгів та робота з офіс-менеджером над підготовкою відповідей, координація роботи оціночних комітетів, перевірка постачальників товарів і послуг, а також підготовка проєктів договорів і замовлення на закупівлю
• за потреби управління доставкою товарів і виконанням робіт. Нагляд і забезпечення належного огляду обладнання.
• за можливості, робота над оптимізацією процесу закупівель шляхом створення відповідних Загальних угод про закупівлю або інших рамкових угод з постачальниками (залежно від обставин).
• переговори стосовно умов договорів. Контроль договорів і замовлення на закупівлю, оформлених із постачальниками, за потреби подальший супровід з метою забезпечення відповідності умовам.
• відправка запитів на оплату та обробка рахунків-фактур відповідно до платіжних умов договорів із постачальниками та замовлень на закупівлю. Забезпечення заповнення ваучера для фінансування закупівель.
• підтримка загальної добросовісності у файловій системі адміністративних закупівель шляхом забезпечення наявності відповідної документації по кожній закупівельній процедурі, в тому числі меморандумів про відбір пропозицій по всім закупівлям. Детальне документування всіх процедур закупівлі та оцінки.
• поповнення та ведення бази даних постачальників ФПСУ із адміністративних та офісних закупівель. Підтримка позитивних відносин із постачальниками у рамках договорів на адміністративні послуги/ підтримку роботи офісу.
• моніторинг адміністративних процесів і забезпечення відповідності проектної діяльності політикам і процедурам «Кімонікс» та ФПСУ.
• ведення повної, детальної інвентарної відомості всього майна програми в проектному(их) офісі(ах).
• допомога в забезпеченні швидкої, ефективної та дієвої координації щодо всіх екстрених ситуацій зі співробітниками, яка може виникнути, наприклад, послуги медичної евакуації, екстрена евакуація за межі країни та травмування працівників у робочий час, згідно з розпорядженнями, під наглядом, і за підтримки офіс-менеджера (за потреби).
• забезпечення належного догляду та коректної роботи ксероксу та іншої оргтехніки, забезпечення належного запасу витратних матеріалів. Забезпечення відповідності умовам договорів на технічне обслуговування з боку всіх постачальників.
• закупівля та ведення системи відстежування та видачі канцелярських товарів і техніки для забезпечення доступності та підзвітності у координації з ІТ-спеціалістом програми.
• ведення повної, детальної інвентарної відомості всього майна проекту ФПСУ, в тому числі бланків реєстрації отримання техніки.
• керування місцевими договорами страхування майна.
• забезпечення охорони, збереження та утримання всього майна програми, розташованого в будь-якому з офісних приміщень програми ФПСУ в Україні.
• планування логістики, транспортування, розміщення учасників заходів і місій.
• всі інші завдання на вимогу офіс-менеджера або призначеного ним співробітника.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

• ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування або відповідної галузі.
• обов’язково мінімум чотири роки досвіду роботи
• бажано досвід роботи два роки в сфері закупівель товарів і послуг або в адміністративній функції проектів, що фінансуються донорами.
• дуже бажано досвід роботи з міжнародними донорами. 
• відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• обов’язково відмінні організаційні навички та навички управління завданнями.
• продемонстроване лідерство, універсальність і чесність.
• обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, гарний рівень володіння Microsoft Office.
• здатність професійно працювати з колегами-співробітниками, відвідувачами, постачальниками, громадськістю.
• обов’язково вільне володіння українською мовою та англійською мовою

Місце роботи

Київ (Україна). Це не дистанційна посада. 

Підпорядкування

Спеціаліст із адміністративних закупівель підпорядковується безпосередньо Адміністративному керівнику.

Інструкції з відправки резюме

Направляйте резюме за наступним посиланням до 6 грудня. Для позицій, де необхідне знання англійської мови, бажано (але не обов’язково) резюме англійською мовою. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Резюме розглядатимуться на постійній основі. Прохання не телефонувати. «Кімонікс» сам зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Summary of Position

The Administrative Procurement Officer will manage administrative, contractual, and operational aspects related to the procurement of commodities and services for administrative purposes in support of the office and ensure that quality standards are met, all procurements are cost-effective, and all administrative, procurement and logistic aspects of the programme are implemented in form and substance consistent with FCDO regulations, Chemonics’ contract, Ukrainian law (where appropriate neighbouring country law), and Chemonics’ policies and internal controls. He/she will closely work with PFRU’s teams to ensure that procurements meet the administrative procurement needs of various teams in support of office management (including offices, inventory, transport and warehousing) policies, systems, and procedures to ensure that the programme’s operations are consistent with Chemonics’ high standards and are in accordance with local laws and FCDO regulations. 

Specific Duties and Responsibilities 

• Conducts administrative related procurements, such as for office supplies, vehicle leasing, furniture, IT equipment, and other items needed required to support staff and the PFRU office ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO regulations, and PFRU’s Procurement Manual.
• Issues invitations to tender (ITTs), requests for quotations (RFQs) or Requests for Information (RFI) on behalf of the Ukraine PFRU team and participates on selection panels to ensure transparency and compliance at all steps. 
• Works directly with local vendors and service providers to obtain quotations and/or initiate procurements of requested commodities, works, and services in support of the PFRU office and administrative functions.
• Liaises with vendors and service providers and serves as their point of contact throughout the procurement process. Arranges bidder meetings if required, compiles clarification questions from bidders and works with the Office Manager to prepare responses, coordinates evaluation committees, conducts vetting of vendors and service providers, and drafts contracts and purchase orders
• Manages the delivery of commodities and works as necessary. Oversees and ensures proper inspection of equipment is conducted.
• Makes efforts where possible to streamline the procurement process through establishing appropriate Blanket Purchase Agreements or other framework agreements with vendors (as applicable).
• Negotiates terms and conditions of contracts. Monitors contracts and purchase orders issued to vendors and conducts follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
• Issues payment requests and processes invoices in line with vendor contract and purchase order payment terms. Ensures completeness of procurement finance voucher.
• Maintains the overall integrity of the administrative procurement filing system by ensuring that appropriate documentation is included in each procurement file including selection memorandums for all procurements. Maintains detailed notes to document all procurement processes and evaluations.
• Contributes to and maintains PFRU’s vendor database for administrative and office procurements. Maintains positive relationships with vendors for administrative/office support contracts.
• Monitors administrative activities and ensure that project practices are in line with Chemonics and PFRU policies and procedures.
• Maintains a complete and thorough inventory of all programme property in the project office(s).
• Assists in the provision of rapid, efficient, and effective coordination on any emergency employee situation as may arise such as Medevac Services, emergency evacuations out of country, and injuries to employees during working hours, as required and under the supervision and support of the Office Manager should the need arise.
• Ensures that the photocopier and other office equipment is well maintained, operating properly and ensure adequate supply of consumables. Ensure that all vendors are honouring maintenance contract terms.
• Procures and maintains system of tracking and disbursement of office supplies and equipment to ensure availability and accountability in coordination with the programme’s IT officer.
• Maintains a complete and thorough inventory of all property of the PFRU project, including maintaining equipment receipt forms.
• Manages the local property insurance contracts.
• Ensures the security, safekeeping, and maintenance of all programme property located on any of the office premises of the Ukraine PFRU programme.
• Responsible for planning logistics, transport, accommodation for events and missions.
• Perform any other tasks requested by the Office Manager or designee.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s degree in business administration or equally relevant field preferred.
• Minimum of four years’ experience required
• Two years of experience of working in procurement of commodities and services or in an administrative support function for donor-funded projects preferred.
• Experience working with international donors strongly preferred. 
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Excellent organisational skills and task management skills required.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools required, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, vendors, and the public.
• Fluency in Ukrainian and proficiency English is required

Place of Assignment

Kyiv, Ukraine. This is not a remote work opportunity. 

Reporting

The Administrative Procurement Officer will report directly to the Office Manager.

Application Details

Apply using the following link by December 6th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca