Закупівля послуг підтримки та вдосконалення ІТ-рішень – HAVEN

Послуги надаються в рамках проєкту “HAVEN – гуманітарна діяльність через волонтерів, активістів і мережі”, що реалізується за фінансування уряду Великобританії. Метою проєкту є створення та вдосконалення інструментів для покращення координації гуманітарної допомоги на території Миколаївської та Херсонської областей. Система призначена для оперативного отримання гуманітарних потреб від деокупованих територій, а також для деталізації та систематизації цих потреб для організацій громадянського суспільства (ОГС).

У межах попередньої фази проєкту було успішно розроблено та впроваджено CRM-систему, кабінети представника громади та громадської організації, мережу ІР-телефонії, а також публічні мапи та дашборди. Цей тендер спрямований на подальший розвиток цих рішень шляхом покращення досвіду користувачів і розширення функціоналу для задоволення нових потреб громад та партнерів.

Кінцевий термін подачі заявок: 17 червня 2025 року до 23:59 за київським часом

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел.поштою: [email protected] до 15 червня 2025 року.

Повні заявки повинні надаватись українською мовою в одному екземплярі на електронну пошту [email protected] із маркуванням: «FCDO_LDN_2025_22 Послуги підтримки та вдосконалення ІТ-рішень – HAVEN» не пізніше 23:59, 17 червня 2025 року. 

Просимо ознайомитися з: Запит на пропозиції №FCDO_LDN_2025_22.

Загальні обов’язки:

Підрядник має забезпечити підтримку та розширення функціоналу наступних компонентів системи:

CRM-система:

• Забезпечення безперебійної роботи системи.
• Оптимізація бази даних для підвищення продуктивності.
• Синхронізація даних із публічною частиною в режимі реального часу.
• Забезпечення доступу до системи з усіх типів пристроїв (десктоп, планшет, мобільний).
• Інтеграція з мережею ІР-телефонії в рамках обмежень API провайдера.
• Забезпечення захисту особистих даних користувачів і конфіденційності інформації.
• Підтримка багаторівневого адміністрування та доступів до інформації.
• Проведення пілотного періоду для нових компонентів системи.
• Тестування та запуск нових компонентів у повномасштабному режимі.

Кабінет представника громади:

• Покращення інтерфейсу для зручнішого досвіду користувачів відповідно до запитів.
• Розробка мобільної версії кабінету для доступу з будь-якого пристрою.
• Додавання можливості виставлення пріоритизації запитів за критеріями терміновості та критичності.
• Розробка механізму інформування користувачів кабінетів про зміну статусів записів з використанням доступних каналів зв’язку.
• Створення розділу з навчальними матеріалами та рекомендаціями для громад.

Кабінет представника партнера:

• Оптимізація інтерфейсу для підвищення ефективності роботи.
• Розширення можливостей для кращої взаємодії з системою відповідно до запитів користувачів.
• Додавання можливості виставлення пріоритизації запитів за критеріями терміновості та критичності.
• Розробка механізму інформування користувачів кабінетів про зміну статусів записів з використанням доступних каналів зв’язку.
• Створення розділу з навчальними матеріалами та рекомендаціями для громад.

Публічна частина (сайт):

• Підтримка роботи україномовної та англомовної версій сайту на субдомені ldn.org.ua.
• Оновлення дизайну для підвищення доступності (з урахуванням стандартів WCAG 2.1).
• Адаптація сайту для екранів різної ширини (десктоп, планшет, мобільний).
• Технічна підтримка та моніторинг роботи веб-сайту.
• Додавання розділу з новинами та оновленнями про гуманітарну діяльність та юридичний компонент.
• Посилення безпеки сайту для захисту даних (включно з захистом від DDoS-атак).
• Інтеграція публічних мап і дашбордів на сайт.
• Розробка інтерфейсів для відображення та аналізу інформації з демографічними даними населених пунктів (за наявності таких даних).
• Створення розділу з навчальними матеріалами та рекомендаціями для громад.

Мережа ІР-телефонії:

• Забезпечення стабільної роботи мережі.
• Підтримка та обслуговування обладнання для ІР-телефонії.
• Налаштування та інтеграція ІР-телефонії з CRM-системою.
• Моніторинг і тестування системи для забезпечення стабільної роботи.
• Розширення мережі шляхом додавання нових ліній (до 24 користувачів).
• Оплата сервісів підписок та IP-телефонії до кінця контрактування.

Публічні мапи та дашборди:

• Підтримка відповідно до запитів замовника.
• Оновлення даних у реальному часі з інтеграцією нових джерел інформації.
• Додавання фільтрів для зручного відображення потреб за типами.
• Оптимізація швидкості завантаження для кращого користувацького досвіду.
• Забезпечення відображення на мобільних пристроях і веб-браузерах.

Додаткові завдання:

• Оновлення навчальних матеріалів для персоналу.
• Проведення навчальних сесій для персоналу щодо використання системи та нових інструментів.

Вимоги до виконавця:

• Досвід роботи в розробці та підтримці програмних рішень – від 5 років.
• Досвід надання послуг неприбутковим організаціям – 5 проєктів у портфоліо.
• Досвід роботи з міжнародними донорами.
• Наявність спроможної команди з розробників, тестувальників та спеціалістів із кібербезпеки (Вказати ролі, досвід та/або резюме кожного члена команди).

Для участі в конкурсі учасник/ця надає:

1. Підписана Тендерна форма, заповнена за зразком та надіслана у форматі .pdf (див. Додаток А).
2. Підписана Технічна специфікація, заповнена за зразком та надіслана у форматі .pdf (див. Додаток Б).
3. Підписана Фінансова пропозиція, заповнена за зразком та надіслана у форматі .pdf (див. Додаток В).
4. Резюме компанії з описом досвіду та портфоліо (з прикладами подібних проєктів).
5. Технічна пропозиція з описом підходу до виконання завдань, складена у довільній формі.
6. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію та копія документу, що підтверджує податковий статус (у разі відсутності ФОП 3ї групи, просимо надіслати лист про готовність зареєструвати ФОП 3ї групи у разі відбору). 
7. Підписаний кодекс поведінки для постачальника
8. Рекомендаційні листи від попередніх замовників (за наявності).

Щодо додаткових питань, просимо звертатись на пошту [email protected].