Відкритий тендер на закупівлю послуг з логістичного супроводу заходів

Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» запрошує юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців взяти участь у тендері на закупівлю послуг з логістичного супроводу заходів у межах проєкту «Посилення готовності громад до надзвичайних ситуацій через розвиток системи МПО/ДПО».

Закупівля здійснюється в межах проєкту, що реалізується завдяки програмі «Український фонд швидкого реагування», яку втілює IREX за підтримки Державного департаменту США.

1. Загальна інформація

• Замовник: Всеукраїнська асоціація органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад»
• Предмет закупівлі: послуги з логістичного супроводу офлайн-заходів, польових візитів, навчання Train-the-Trainers та підсумкового заходу
• Період надання послуг: травень 2026 року – січень 2027 року
• Географія: Шевченківська, Гречаноподівська, Краснокутська, Ясінянська, Мостиська громади та м. Київ
• Дата оголошення: 27 квітня 2026 року
• Кінцевий строк подання пропозицій: 07 травня 2026 року, 18:00 за київським часом
• Строк для запитань: до 30 квітня 2026 року, 18:00 за київським часом
• Контактна особа: Ірина Пущик
• Телефон: +380 67 778 87 60
• E-mail для запитань і подання пропозицій: [email protected]

2. Предмет закупівлі та базовий обсяг послуг

Замовник закуповує комплексний логістичний супровід заходів у межах реалізації проєкту в п’яти пілотних громадах та у м. Київ. Предмет закупівлі охоплює організацію логістики для польових візитів експертів, виїзних офлайн-заходів у громадах, навчання Train-the-Trainers, а також підсумкового заходу в Києві.

До складу послуг входить організація перевезень, проживання, харчування, оренди локацій, фотофіксації, реєстрації учасників, координації підрядників, локального супроводу подій та підготовки підтвердних документів. Точні дати, місця проведення, кількість учасників і остаточний склад послуг визначатимуться окремими заявками Замовника в межах строку дії договору.

Для порівняння комерційних пропозицій учасники розраховують вартість на однакових базових обсягах, визначених у тендерній документації. Детальніша інформація про предмет закупівлі, базовий обсяг послуг, технічні вимоги, стандарти якості та перелік підтвердних документів наведена в Додатку 1 до тендерної документації. Орієнтовний строк повідомлення переможця про конкретний захід становить не пізніше 10 робочих днів до міжміського заходу та не пізніше 5 робочих днів до фінального підтвердження списків учасників.

3. Мінімальні операційні вимоги

Учасник повинен забезпечити:

• подання варіантів квитків, проживання, локацій або інших сервісів, що потребують погодження, протягом 2 робочих днів після отримання заявки;
• письмове погодження Замовником квитків, проживання, меню, локацій та інших ключових витрат до бронювання або придбання;
• оперативне реагування на зміни графіка, повітряну тривогу, транспортні збої, форс-мажор або зміну кількості учасників;
• своєчасний збір і передачу підтвердних документів по кожному заходу;
• основного координатора договору та резервну контактну особу, доступних протягом усього періоду надання послуг.

4. Кваліфікаційні вимоги до учасників

До участі запрошуються учасники, які відповідають таким вимогам:

• зареєстровані в Україні як юридична особа або ФОП;
• можуть підтвердити податковий статус;
• мають досвід не менше 2 релевантних проєктів / договорів за останні 36 місяців;
• мають команду, здатну забезпечити логістичний супровід закупівлі;
• можуть забезпечити документообіг, бронювання, супровід заходів та звітні матеріали;
• можуть надавати послуги самостійно або через співвиконавців, якщо модель надання послуг розкрита у пропозиції;
• підтверджують відсутність конфлікту інтересів та інших обставин, що унеможливлюють укладення або виконання договору.

5. Склад тендерної пропозиції

Учасник має подати:

1. Додаток 2. Форма тендерної пропозиції та цінова таблиця

   Заповнюється за шаблоном Замовника.

2. Додаток 3. Технічна та організаційна пропозиція

   Заповнюється за шаблоном Замовника.

3. Реєстраційні документи

   Копія витягу / виписки з ЄДР або інший реєстраційний документ.

4. Документ про податковий статус

   Копія або довідка у довільній формі.

5. Підтвердження аналогічного досвіду

   Не менше 2 підтвердних документів: договори, акти, листи-відгуки або інші підтвердження.

6. Документ про повноваження підписанта

   Подається за потреби, якщо документи підписує не керівник.

7. Інші документи

   За наявності, якщо учасник вважає їх важливими для підтвердження своєї спроможності.

Додаток 4. Проєкт договору про надання послуг з логістичного супроводу заходів надається Замовником для ознайомлення. Окремо завантажувати підписаний договір не потрібно, але учасник має:

• або підтвердити згоду з проєктом договору;
• або окремо зазначити всі зауваження до нього у формі тендерної пропозиції.

6. Вимоги до цінової пропозиції

Цінова пропозиція подається у гривні. Учасник окремо зазначає, чи включено ПДВ.

У ціновій пропозиції потрібно окремо виділити:

• сумарну вартість прямих витрат на послуги безпосередніх виконавців;
• винагороду логістичної компанії за організацію та супровід у гривні;
• винагороду логістичної компанії у відсотках від суми прямих витрат;
• загальну вартість пропозиції;
• одиничні прямі ставки для можливих коригувань обсягу договору.

Одиничні ставки мають бути подані щонайменше для таких компонентів:

• квиток для одного учасника;
• квиток / перевезення для одного експерта;
• трансфер / локальне переміщення;
• проживання учасника;
• проживання експерта;
• кава-брейк;
• обід;
• вечеря;
• вода;
• друк матеріалів;
• фотограф;
• координатор / івент-менеджер;
• оренда локації.

7. Як подати пропозицію

Пропозиція надсилається на e-mail: [email protected]

Тема листа для подання пропозиції:

Тендер_логістичний супровід заходів_[назва учасника]

Тема листа для запитань:

Запитання до тендеру_логістичний супровід заходів

Формат подання:

• один електронний лист із вкладеннями у PDF;
• за великого обсягу допускається один ZIP-архів;
• форми Додатків 2-3 можуть бути підготовлені у Word, але мають бути подані у PDF;
• пропозиція має бути підписана уповноваженою особою;
• печатка – за наявності;
• мова тендерної пропозиції – українська;
• додаткові підтвердні документи іншою мовою допускаються з коротким поясненням українською.

8. Критерії оцінювання

Оцінювання здійснюється у два етапи:

1. адміністративна та кваліфікаційна перевірка на відповідність;
2. бальна оцінка пропозицій, що пройшли перший етап.

Критерії оцінювання:

1. Релевантний досвід – до 20 балів.

   Оцінюється кількість і релевантність аналогічних завдань, досвід логістики заходів, робота в кількох локаціях та підтверджені результати.

2. Якість технічного підходу – до 25 балів.

   Оцінюється логіка організації послуг, точки погодження із Замовником, порядок бронювання, план дій у разі змін та повнота опису процесів.

3. Команда та операційна спроможність – до 15 балів.

   Оцінюється наявність відповідального координатора, резервної особи, чіткий розподіл ролей та модель роботи з регіонами і співвиконавцями.

4. Цінова пропозиція – до 40 балів.

Оцінюється загальна ціна за базовими обсягами згідно з Додатком 1 і Додатком 2.

Ціновий критерій розраховується за формулою:

найнижча ціна / ціна учасника × 40

Критерії, не зазначені у тендерній документації, не оцінюються.

9. Ключові комерційні умови

• валюта пропозиції: гривня;
• строк дії пропозиції: не менше 90 календарних днів від кінцевого строку подання;
• розрахунки: безготівково, після надання послуг і підписання акта / пакета документів по відповідному етапу або заходу;
• орієнтовний строк оплати: до 10 банківських днів;
• авансування можливе лише за окремим письмовим погодженням Замовника;
• зміни в межах +/-10% за кількістю учасників / одиниць послуг оплачуються за одиничними ставками з Додатка 2;
• істотні зміни оформлюються окремо.

1. Підтвердні документи за договором

Переможець тендеру має бути готовий надавати по кожному заходу або етапу:

• рахунок і акт наданих послуг;
• квитки / маршрутні квитанції / транспортні документи;
• підтвердження бронювання проживання;
• меню або опис фактично наданого харчування;
• фотоархів або посилання на фото не пізніше 3 робочих днів після заходу;
• реєстраційні листи та інші організаційні матеріали, якщо цього потребує захід.

1. Інші умови тендеру

• Замовник може звернутися до учасника по уточнення без права змінювати загальну ціну або суттєво змінювати зміст пропозиції.
• Відсутність розкриття відхилень від вимог Технічного завдання може бути розцінена як підтвердження повної відповідності вимогам Замовника.
• Приховані відхилення, виявлені після оцінки, можуть бути підставою для відхилення пропозиції.
• Замовник має право не погоджувати витрати, послуги або зміни, які не відповідають Технічному завданню, бюджету або інтересам проєкту.
• Учасник повинен підтвердити відсутність конфлікту інтересів.
• Учасник повинен повідомити про санкційні обмеження або інші обставини, що можуть вплинути на виконання договору.

2. Повідомлення результатів

Рішення про відбір планується ухвалити не пізніше 12 травня 2026 року. Повідомлення про результати буде надіслано всім учасникам електронною поштою.

3. Завантажити тендерну документацію

• Додаток_1_Технічне_завдання  для закупівлі послуг з логістичного супроводу заходів
• Додаток_2_Форма_тендерної_пропозиції та цінова таблиця
• Додаток_3_Технічна_та_організаційна_пропозиція Форма технічної та організаційної пропозиції
• Додаток_4_Проєкт_договору  про надання послуг з логістичного супроводу заходів

Дисклеймер

Цей матеріал підготовлено в межах програми «Український фонд швидкого реагування», яку втілює IREX за підтримки Державного департаменту США. Вміст цього оголошення є виключною відповідальністю Всеукраїнської асоціації органів місцевого самоврядування «Асоціація об’єднаних територіальних громад» і не обов’язково відображає погляди IREX або Державного департаменту США.