Тендер на забезпечення комунікаційного супроводу конференції

4 березня 2024 року відбудеться міжнародна конференція, що стосуватиметься теми репарацій для постраждалих від сексуального насильства, пов’язаного з війною та гендерних аспектів у миротворчих процесах.

Конференція має мати власну комунікаційну стратегію, в якій будуть передбачені додаткові заходи, у тому числі з цікавими та інтерактивними елементами, прес заходи тощо. УЖФ шукає постачальника комплексних послуг комунікаційного супроводу для проведення цих заходів.

Учасники тендеру

Організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення комунікаційного сервісу для заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Обсяг роботи та терміни

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з обраним постачальником буде укладено договір на забезпечення комунікаційного сервісу для конференції і додаткових заходів 4-5 березня 2024 року. Для ефективної реалізації комунікаційного супроводу необхідно забезпечити виконання наступних робіт:

• розробку комунікаційної стратегії, що включає
• формулювання креативного меседжу конференції;
• розробка візуальної айдентики;
• створення креативної ідеї для конференції загалом та окремих івентів в рамках конференції.
• комунікаційний супровід, на PRE та POST комунікацію, що містить у собі наступні роботи
• розробка інформаційних та візуальних матеріалів (запрошень, інформаційних буклетів, банерів, ролл-апів, тощо)
• комунікація та взаємодія зі ЗМІ
• забезпечення технічної складової у візуальному супроводі конференції
• організація зйомки та трансляції
• реалізація візуального рішення на локації

Також передбачається що постачальник забезпечить відповідні умови та засоби для дотримання правил безпеки учасників заходів, обумовлених військовим станом. Послуги надаються в рамках проекту міжнародної технічної допомоги, що передбачає звільнення під сплати ПДВ.

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• Позитивний досвід забезпечення комунікаційним супроводом конференцій, тренінгів, семінарів, презентацій, робочих зустрічей та круглих столів, конференцій, навчальних поїздок тощо;
• Позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• Наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
• Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою;
• Наявність у постачальника необхідних дозволів (наявність відповідних видів господарської діяльності, дозволів, ліцензій тощо);
• Учасник не має податкових зобов’язань;
• Учасник не є учасником жодних судових процесів та не є суб’єктом процедури банкрутства чи ліквідації;
• Учасник не причетний до терористичної та/або злочинної діяльності та не має відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю;
• Учасник має необхідний досвід, знання та можливості для постачання послуг, що закуповуються. У цьому випадку це може підтверджуватися переліком реалізованих проєктів та рекомендаціями інших клієнтів;
• Учасник має достатні показники фінансово-господарської діяльності, що свідчать про його фінансову спроможність.

Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

• Заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг (Додаток 1);
• Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано подібні послуги з комунікаційного супроводу протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
• Декларація/заява учасника щодо гарантій достовірності та точності поданої інформації, непричетності до будь-яких видів терористичної та/або злочинної діяльності та відсутності будь-якого відношення до осіб, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю, а також відсутності конфлікту інтересів, податкової заборгованості, незалучення до ліквідаційних процедур, банкрутства, відкритих судових справ;
• Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 04 лютого 2024 року включно.