Тендер на постачання конференц-послуг

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує відкритий тендер на постачання конференц-послуг в межах проекту «Жінки. Мир. Безпека: відповіді на виклики війни»

4 березня 2024 року відбудеться міжнародна конференція, що стосуватиметься теми репарацій для постраждалих від сексуального насильства, пов’язаного з війною та гендерних аспектів у миротворчих процесах.

А також, 5 березня 2024 року відбудеться зустріч для обміну досвідом, що тісно пов’язана з конференцією. УЖФ шукає постачальника комплексних конференц послуг для організації та проведення цих заходів.

Учасники тендеру

Організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення проведення заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Обсяг роботи та терміни

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з обраним постачальником буде укладено договір на забезпечення конференц сервісу для заходів 4-5 березня 2024 року, а саме може забезпечити виконання наступних робіт:

Міжнародна конференція 4.03.2024 року

• оренда залу на 2 дні в готелі Інтерконтиненталь (1 великий та 2 малі зали);
• проживання 50 осіб (1 ніч);
• харчування для 150 осіб (обід, вечеря, 3 кава-паузи);
• логістичні витрати (щонайменше 50 місцевих та 10 міжнародних поїздок);
• синхронний переклад під час проведення заходу;
• технічна підтримка конференції;
• виготовлення роздаткових матеріалів для учасників;
• оренда обладнання;
• супровід заходу, а саме реєстрація учасників тощо.

Зустріч для обміну досвідом/круглий стіл 5.03. 2024 року

• оренда залу на 1 день в готелі Інтерконтиненталь (3 малі зали);
• забезпечення проживання 50 осіб (1 ніч);
• забезпечення харчування для 100 осіб (обід, вечеря, 3 кава-паузи);
• синхронний переклад під час проведення заходу;
• технічна підтримка заходу;
• виготовлення роздаткових матеріалів для учасників;
• банери, бренд-вол та фотозона;
• оренда обладнання;
• супровід заходу, а саме реєстрація учасників тощо.

Також передбачається що постачальник забезпечить відповідні умови та засоби для дотримання правил безпеки учасників заходів, обумовлених військовим станом.

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• Позитивний досвід забезпечення проведення конференцій, тренінгів, семінарів, презентацій, робочих зустрічей та круглих столів, конференцій, навчальних поїздок тощо;
• Позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• Наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
• Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою;
• Наявність у постачальника необхідних дозволів (наявність відповідних видів господарської діяльності, дозволів, ліцензій тощо);
• Учасник не має податкових зобов’язань;
• Учасник не є учасником жодних судових процесів та не є суб’єктом процедури банкрутства чи ліквідації;
• Учасник не причетний до терористичної та/або злочинної діяльності та не має відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю;
• Учасник має необхідний досвід, знання та можливості для постачання послуг, що закуповуються. У цьому випадку це може підтверджуватися переліком реалізованих проектів та рекомендаціями інших клієнтів;
• Учасник має достатні показники фінансово-господарської діяльності, що свідчать про його фінансову спроможність.

Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

• Заповнену форму тендерної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг (Додаток 1);
• Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано послуги з проведення заходів протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
• Декларація/заява учасника щодо гарантій достовірності та точності поданої інформації, непричетності до будь-яких видів терористичної та/або злочинної діяльності та відсутності будь-якого відношення до осіб, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю, а також відсутності конфлікту інтересів, податкової заборгованості, незалучення до ліквідаційних процедур, банкрутства, відкритих судових справ;
• Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 04 лютого 2024 року включно.