Тендер на логістичний супровід закордонних заходів і відряджень (продовження)

Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» продовжує відкритий тендер на закупівлю послуг з організації і логістичного супроводу публічних заходів організації на території інших країн та закордонних відряджень працівників ОПОРИ.

Метою конкурсу є вибір надійного логістичного партнера, який зможе забезпечити високу якість послуг, оперативність та конкурентоспроможні ціни для організації ділових заходів та відряджень працівників за межами України.

До участі у тендері запрошуються юридичні особи  та фізичні особи – підприємці які мають відповідні КВЕДи та мають позитивний досвід надання таких послуг.

Термін надання послуг: пів року з дати укладення договору з можливістю пролонгації за умови належного надання послуг

Послуги, які має надати виконавець:

1. Організація заходів за кордоном України, що включає (але не виключно):

• пошук та оренду приміщень для проведення заходів; 
• організацію та оплату харчування учасників; 
• організацію послуг синхронного перекладу;
• закупівлю канцтоварів;
• друк роздаткових матеріалів;
• організацію технічної підтримки під час проведення заходу;
• бронювання та оплату проживання в готелях;
• компенсацію учасникам витрат на проїзд;
• організація  трансферу учасників, тощо.

2. Логістичний супровід закордонних відряджень працівників організації, що включає (але не виключно):

• пошук та закупівлю залізничних, автобусних та авіаквитків в Україні та за кордоном;
• бронювання та оплату проживання в готелях в Україні та за кордоном;
• організацію трансферу в Україні та за кордоном;
• страхування;
• візову підтримку.

3. Контроль та планування витрат згідно з затвердженим Замовником  бюджетом.

4. Підготовка усієї необхідної супровідної документації (первинної документації та звітних форм) про підтвердження витрат відповідно до вимог законодавства та вимог Замовника.

5. Проведення переговорів щодо ціни послуг із постачальниками, придбання додаткових товарів та/або послуг, які можуть бути необхідними для проведення заходів чи відряджень, якщо вони погоджені Замовником.

Необхідність присутності представника виконавця на заходах погоджується з Замовником в кожному конкретному випадку.

Для швидкого вирішення термінових питань, які можуть виникнути у відрядженнях або при організації заходів, за Замовником має бути закріплений компетентний представник виконавця, який буде надавати цілодобову підтримку 24/7.

Графік організації заходів  погоджується із виконавцем заздалегідь.

Закупівля послуг відбуватиметься коштом проекту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель. Вартість таких послуг звільняється від податку на додану вартість (ПДВ). Порядок отримання права на звільнення від оподаткування операцій, що здійснюються в рамках проєктів МТД, регламентується Порядком залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою КМУ від 15.02.2002 № 153.

Учасник, який має намір взяти участь у тендері, повинен надати такий перелік документів:

• копії документів (копію Витягу з Єдиного державного  реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; свідоцтва платника ПДВ/витягу з реєстру платників ПДВ та/або витягу з реєстру платників єдиного податку; документ, що підтверджує повноваження підписанта);
• тендерну пропозицію (без ПДВ) згідно Додатку 1 із вказанням розмірів зборів  та   умов оплати. Тендерна пропозиція має міститися на бланку із актуальними реквізитами, контактними телефонами, електронними адресами; 
• інформацію про досвід роботи;
• письмові рекомендації від попередніх замовників та їх контакти;
• інформацію про досвід роботи з неприбутковими організаціями (за наявності);
• письмові підтвердження спеціальних пропозицій від закордонних готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній (за наявності).

Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).

Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.

До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Критерії визначення переможця:

• Розміри зборів;
• Досвід роботи;
• Умови оплати.

Позитивний досвід попередньої співпраці з неприбутковими організаціями  та наявність спеціальних пропозицій від закордонних готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній будуть перевагою.

Кінцевий термін подання пропозицій — 17:00 23 вересня 2024 року (включно). 

Результати розгляду тендерних пропозицій будуть повідомлені учасникам не пізніше п’яти днів з дати прийняття рішення тендерною комісією.

Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected] (із зазначенням теми листа «Тендер _ міжнародна логістика»).

Всі запитання, які стосуються проведення цього тендеру просимо надсилати в письмовому вигляді на email [email protected].

Адреса: 01021, місто Київ, вулиця Грушевського 34а, офіс 93.

Найближче відділення «Нової пошти» – №31.