Проведення офлайн фестивалю – інсайти цього року

Кожного року команда КримSOS організовує фестиваль для громад, що працюють з переселенцями. Я та ще шестеро моїх колег витрачаємо місяць на його підготовку. У цій статті я трохи розповім про “внутрішню кухню”: як не забути усі нюанси, про особливості підготовки на різних етапах та свої висновки по цьогорічним активностям. 

1 – программа

Інсайт 2021 року: у часи пандемії усім бракує простого спілкування, а не лекцій та тренінгів  

Кожного разу ми намагаємося знайти цікавих спікерів та розробити насичену програму: додати навчальні компоненти, цікаву теми, врахувати всі зацікавлення учасників і т. д. 

Проте, коли ми зробили опитування учасників, виявилось, що самі учасники фестивалю хочуть бути спікерами та щось презентувати. Ми вчасно зорієнтувались і повністю поміняли концепт заходу. 

Карантинний час дуже сильно вплинув, в тому сенсі, що з’явилося багато безкоштовних ресурсів для навчання – вебінарів, тренінгів, подкастів, трансляцій. Відповідно акценти змінились. Якщо раніше крутий спікер та тренінг були цінним під час заходу, то тепер –  всі хочуть спілкування та обмін інформацією, досвідом, емоціям, враженнями і т. д.  Ось так наші учасники самі, собою ж, і сформували повністю програму. І повірте, їм то було дуже цікаво.

По-суті наш захід складався з двох частин:

1. Виступи учасників. Багато хто за час карантину зміг відкрити новий напрямок роботи чи реалізувати новий проект, чи зберегти хоча б ту діяльність яка була до. Такий досвід є дуже цінним для інших, а іноді людям просто потрібно відчути підтримку, щось накштал, якщо у них вийшло, то і ми разом зможемо.  
2. Ворк-шопи та презентації, виставка. Учасники самі їх і проводили, ділилися своїми техніками та напрямками роботи. Інші мали свій куточок в загальному просторі, куди можна було підійти та дізнатись все що завгодно про спільноту, її діяльність чи то якісь специфічні напрямки роботи та інструменти. Це було таке собі мережування у всіх його можливих субстанціях. 

2 – локація та не тільки 

 Інсайт 2021 року: приміщення має бути з виходом на вулицю – туди можна перенести частину активностей  

З локацією цього року було усе складно. Було важливим знайти таке місце, де можна було б просто вийти на вулицю, сісти на пуфик під деревцем і продовжити участь у заході. Бо деякі активності ми вирішили зробити на свіжому повітрі, таким чином зменшити кількість людей в приміщенні та дати можливість людям порухатись 

Ще важливим нюансом є те, що багато наших учасників приїжджають на захід з дітьми, а окремо організована зона для дітей на вулиці, за умов гарної погоди – це суперська ідея.  

Також однією з фішок, яку ми готуємо кожного року є фотозона. Ніби то не суттєва штука, але:

1. Фотозона створєю атмосферу.
2. Людям подобається фотографуватись біля симпатичних штук. 
3. Потім веся стрічка у соціальних меержах буде у фото з вашого фестивалю.

Тобто фотозона дає гарну можливість для людей поділитись у соціальних мережах про захід та враження від нього. Кожного року ми майструємо якусь нову ідею фотозони і так це стало традицією. 

Але і загалом, коли готуєте захід, можна придумати багато різних елементів оформлення – квіти, ліхтарики. Вони будуть робити місце проведення приємним та атмосферним.  

Врешті решт нам пощастило, та ми орендували простір на ВДНГ у Києві. 

3 – підготовка 

Інсайт 2021 року: бути готовим, що введуть карантин та ніхто не приїде  

Важливим нюансом під час підготовки у 2021 році став момент невизначеності. Через пандемію, не дивлячись на те, що захід проводився цьогоріч влітку, потрібно бути готовим до будь яких раптових змін. Необхідно відразу мати план Б, щоб у разі чого просто рухатись по іншому сценарію, але важливо продумати всі зміни до деталей. Також, будьте обачними та заздалегідь обговорюйте з вашими потенційними контрагентами можливість завчасно припинити вашу співпрацю, за яких саме обставин і т. д.

4 – проведення 

Інсайт 2021 року: варто шукати золоту середину – і в програмі, і в обіді  

Будьте готовими до того, що при найприскіпливішому плануванню, щось може відбутись не так і це нормально. Люди приходять на подібні заходи за емоціями та спілкуванням, тому не варто дуже на цьому фокусуватись, проте завжди можна зробити висновки на майбутнє. 

Ми, наприклад, перекормили усіх – організували гарну кава-паузу з тістечками та закусками, комплексний обід з доставкою… Коли усі смачно поїдять, вже менше хочеться рухатись .

5 – висновки  

Інсайт 2021 року: офлайн заходи залишають більше натхнення та позитиву 

Перший фестиваль у 2017 році був як крок у невідомість. Тоді ми мали слабше уявлення про те, хто ці люди, що їм потрібно та куди вони рухаються. Перші фестивалі стали своєрідним знайомством з учасниками проєкту. Ми оцінили результати своєї роботи та знаємо яку роль грає фестиваль. 

Зараз наш фестиваль для спільнот – це майданчик для однодумців, які вже реалізували не один спільний проект або ініціативу та підтримували один одного у часи пандемії, не тільки на професійному, але і на особистому рівні.