Правила формування внутрішніх політик в неприбутковій організації

Ми вже дуже багато чули про політики та процедури для неприбуткових організацій.

Багато хто запитує: Які повинні бути політики та процедури? Навіщо їх формувати, якщо всі працівники і так все знають? Чи не приведуть політики до зайвої бюрократії в організації?

Внутрішні політики та процедури — це фактично формування правил внутрішнього контролю діяльності  організації. І до даного процесу потрібно підходити з практичної точки зору. Якщо ви вирішили просто «переписати» політики та процедури у дружньої організації, то вони не будуть правилами вашої організації. Ви в цьому випадку їх формуєте лише, аби вони існували, а основної своєї ролі вони так і не почнуть виконувати.

Кожна політика повинна описувати  певний процес в організації, його правила та внутрішній контроль для уникнення ризиків.

Якщо ви не знаєте з чого почати, пропоную таку методику для формування політик і процедур в неприбутковій організацій:

Крок № 1. Потрібно визначити напрямки внутрішнього контролю в діяльності вашої організації.

Ними можуть бути:

• Управління фінансами
• Управління персоналом
• Правила закупівель
• Управління майном
• Проектна діяльність
• Субгрантингова діяльність
• інші

Крок 2. По кожному напрямку потрібно визначити цілі контролю, ризики, заходи по контролю і правила моніторингу.

Наприклад, якщо хочемо сформувати правила по управлінню майном в організації, то спочатку ми повинні визначити, які наші цілі контролю.

Цілі контролю можуть бути такими:

• Забезпечити в організації вірний облік обладнання, основних засобів, нематеріальних активів та запасів, які придбаваються як за кошти донорів, так і за інші цільові фінансування
• Забезпечити підзвітність у використанні активів організації
• Забезпечити вірні правила відчуження активів організації

Після формування цілей контролю, ми повинні оцінити всі ризики, які можуть виникнути в результаті того, що не будуть виконані встановлені цілі контролю.

Оцінка ризиків може бути такою:

• Ризик невірного використання активів організації
• Ризик втрати активів та контролю за їх використанням
• Ризик того, що кошти витрачені на закупівлю активів можуть бути визнаними нецільовими

Потім виходячи з проаналізованих ризиків, організація повинна сформувати заходи контролю для уникнення ризиків.

Заходи по контролю можуть бути такими:

• Забезпечення вірного обліку активів в програмному забезпеченні
• Забезпечення інвентарних номерів в обліку та встановлення відповідальних осіб за використанням активів
• Проведення періодичної інвентаризації активів

А вже після формування заходів контролю, ми маємо сформувати правила їх моніторингу.

Заходи по моніторингу можуть бути такими:

• Керівництво забезпечує проведення інвентаризації активів на певні дати
• Керівництво контролює правила використання та підзвітність у використанні активів організації
• Керівництво контролює відчуження активів організації

 Етапи формування внутрішнього контролю

Крок 3. Зафіксувати на папері сформовані правила. І не забути про те, що за кожним правилом повинна бути встановлена особа, яка відповідає за ті чи інші процедури в організації.

Крок 4. Виконувати все те, що зафіксували на папері.

Пам’ятайте: Витрати на контроль не повинні перевищувати економічну вигоду від здійснюваних операцій. А система внутрішнього контролю, що сформована в політиках та процедурах повинна забезпечувати підзвітність всіх суб’єктів внутрішнього контролю та розподіл обов’язків.

Автор Шкурка Лариса – Директорка Compass Group

Дізнатися більше про формування внутрішніх політик в НПО можна на тренінгу “План організаційного розвитку і формування внутрішніх політик в НПО”