Тендер на закупівлю послуг оренди офісного приміщення в м. Київ

arche nova – Initiative for People in Need e.V (архе нова – Ініціатива для людей у нужді) – це працююча на міжнародному рівні організація з надання допомоги з головним офісом у м. Дрезден, Німеччина. З самого початку свого заснування в 1992 році arche nova надає підтримку людям, які мимоволі опинилися в скрутних ситуаціях і потребують допомоги у зв’язку з кризою, конфліктами або стихійними лихами. Будь-то в місіях, що вимагають швидкого надання невідкладної допомоги, у проєктах відновлення/реконструкції або при виконанні завдань, що вимагають довгострокового співробітництва для розвитку, arche nova працює з місцевими партнерами та бенефіціарами, завжди дотримуючись основного принципу організації: «допомагаючи людям, ти допомагаєш собі».

arche nova працює в Україні з 2016 року, займаючись питаннями відновлення житла, а також водопостачання, санітарії та гігієни. З початком повномасштабного вторгнення військ російської федерації на територію України, arche nova долучилась до загальних зусиль з надання допомоги у відповідь за безпрецедентну за масштабами гуманітарну катастрофу. Основна увага проєктів, що реалізуються на даний час, спрямована на надання підтримки постраждалому населенню через відновлення приватних будинків, соціальних закладів, а також інфраструктури водопостачання та водовідведення.

Предмет закупівлі: послуги оренди офісного приміщення у м. Київ.

Дата оголошення: 23.07.2026 року. 

Кінцевий термін подання пропозицій: до 06.08.2026 року, 18:00 (за київським часом).

• ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ

Приміщення має  відповідати наступним вимогам:

• Локації – місто Київ, виключно правий берег.
• Квадратура приміщення – від 80 до 130 кв. м.,
• Поверх – цокольний, але не вище третього поверху.
• 8–10 співробітників
• 3–4 кімнати, включаючи конференц-зал
• Кухня/кухонний куточок

Офісне обладнання

• Мебльоване та готове до використання
• Стабільне підключення до Інтернету
• Бажано два незалежні інтернет-провайдери або резервне підключення
• Генератор або інше резервне джерело живлення, достатнє для роботи офісу під час перебоїв у електропостачанні

Розташування (не роглядаються до оренди райони – Печерськ, Поділ, Оболонь, Теремки, Відрадний, Святошинський, Хрещатик, Нивки, Академмістечко)

• Хороша доступність громадського транспорту
• Бажано в пішій доступності від станції метро
• Подалі від основних урядових та безпекових об’єктів, об’єктів оборонної промисловості та великих промислових майданчиків, основних об’єктів енергетичної та залізничної інфраструктури, великих складів та підходів до мостів

Будівля

• Бажано монолітна залізобетонна конструкція
• Нижні або середні поверхи
• Без верхніх поверхів або великих скляних фасадів
• Бізнес-центр, окремий офісний будинок, офіс із обслуговуванням або коворкінг із приватними кабінетами
• Бажано наявність парковки

Укриття та безпека

• Укриття в будівлі або в межах декількох хвилин ходьби
• Прийнятні варіанти: придатний для використання підвал, підземна парковка, спеціально побудоване укриття або станція метро на глибокому рівні
• Доступ до укриття 24/7
• Достатня місткість, вентиляція та освітлення
• Бажано наявність мобільного зв’язку та інтернету
• Внутрішній простір, що відповідає принципу «двох стін»

Витрати

• Орендна плата та всі додаткові витрати мають бути чітко визначені
• Комунальні та експлуатаційні витрати: опалення, водопостачання, каналізація, електроенергія, інтернет та сервісні збори

Умови оренди

• Доступно з 15 вересня 2026 року
• Термін оренди: 12 місяців
• Можливість дострокового розірвання договору з дотриманням розумного строку попередження

Переможець  тендеру повинен обов’язково укласти офіційний договір оренди, строком дії на 12 місяців.

• ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники закупівлі, у разі необхідності, можуть надіслати запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected].

Кінцевий термін надходження таких запитів – 05 серпня 2026 року до 14:00.

ВИМОГИ ДО УЧАСНИКІВ До участі запрошуються фізичні особи-підприємці (ФОП) та юридичні особи, які:

1. Зареєстровані на підконтрольній території України та мають відповідні КВЕД.
2. Мають досвід виконання подібних послуг (бажано).

• СКЛАД ЦІНОВОЇ  ПРОПОЗИЦІЇ 

Для участі у тендері Учасник має надіслати:

• Цінова пропозиція (заповнена форма з ціною).
• Реєстраційні документи: Виписка з ЄДР, Витяг про статус платника податків, Довідка з банку про відкриття рахунку.
• Довідка з НАЗК про відсутність у Єдиному державному реєстрі осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення (видана на ім’я ФОП або директора).
• Документи, що підтверджують досвід (рекомендаційні листи, договори на аналогічні роботи/послуги тощо) за наявності.
• Документи, що підтверджують право власності на приміщення або законні підстави для його передачі в оренду/суборенду.
• Фотографії всіх запропонованих приміщень.
• Інформацію про досвід співпраці з неурядовими організаціями (за наявності)

Тендерні (цінові) пропозиції, мають бути чинними  не менше 30 (тридцяти) днів з дати кінцевого терміну подання  пропозицій.

ЗВЕРТАЄМО УВАГУ: Тендерні (цінові) пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).

• ПОДАННЯ ЦІНОВОЇ ПРОПОЗИЦІЙ

Цінові пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: [email protected].

Вимоги до оформлення:

• Тема листа: «Пропозиція_Послуга оренди приміщення_Назва Учасника»
• Формат файлів: PDF, Word або Excel.
• Назва файлів: «Назва учасника_Назва документу» (наприклад: ФОП Іванов_Тендерна пропозиція.pdf).
• Документи подаються в електронному вигляді шляхом надсилання на електронну пошту, вказану в даному оголошенні, та з темою листа, вказаною в даному оголошенні.

Звертаємо Вашу увагу: документи, що подаються учасником закупівлі, повинні бути належного рівня зображення та доступними до перегляду. Вважаються не наданими та під час розгляду пропозицій до уваги не прийматимуться такі документи, які не відкриваються або текст яких неможливо ідентифікувати.

• КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ 

Критерії оцінки цінових пропозицій

Переможець визначається організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки.

• Вартість тендерної (цінової) пропозиції
• Відповідність умовам тендеру
• Умови оплати
• Відповідність діяльності постачальника вимогам законодавства (в т.ч. надання витягу з НАЗК).
• Наявність документів: повний пакет запитуваних в даному оголошенні документів.

Позитивний досвід співпраці з неурядовими організаціями буде перевагою.

Результати закупівлі будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж через 3(три) робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ:

Учасник цієї загальної процедури (відкритої закупівлі) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор закупівлі залишає за собою право вимагати від учасника закупівлі додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього оголошення на закупівлю.

ВАЖЛИВО:

Учасник цієї загальної процедури (відкритої закупівлі) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритої закупівлі) за цим оголошенням на закупівлю підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його цінову пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор закупівлі не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.