ЗАПИТ НА ПОДАННЯ РЕЗЮМЕ

1.2 Координатор(ка) проєкту / Project Coordinator

Індивідуальний консультант / ФОП

1. Загальна інформація

ГО «Фундація Проджектор» запрошує кваліфікованих кандидатів і кандидаток подати резюме та фінансову пропозицію для надання послуг Координатора(ки) проєкту в межах проєкту «Створюй в Україні», що реалізується за підтримки Partnership Fund for a Resilient Ukraine, Phase 2.

Залучення передбачається на умовах договору з фізичною особою-підприємцем, із повною зайнятістю та 100% залученням до реалізації проєкту протягом 9 місяців.

2. Про проєкт

«Створюй в Україні» — освітня та менторська програма для молоді з прифронтових і постраждалих від війни регіонів України. Проєкт спрямований на розвиток підприємницьких компетентностей, підтримку започаткування власної справи та підвищення економічної активності молоді у громадах.

Проєкт охоплює навчальні, менторські, комунікаційні та посттренінгові компоненти, а також моніторинг результатів, взаємодію з постачальниками послуг, підготовку програмної та фінансової звітності й координацію виконання затверджених планів.

3. Мета залучення

Мета залучення Координатора(ки) проєкту — забезпечити щоденне операційне управління, координацію всіх компонентів проєкту, своєчасне виконання планів, належну комунікацію з командою, тренерами, менторами, постачальниками та іншими залученими сторонами, а також якісну підготовку програмних матеріалів і звітності.

4. Обсяг послуг / Scope of Work

• загальне операційне управління проєктом та координація щоденної реалізації всіх проєктних активностей;
• підготовка, актуалізація та виконання детальних робочих планів проєкту;
• координація навчального компонента, менторської підтримки та посттренінгового супроводу учасників;
• координація реалізації всіх проєктних компонентів і забезпечення їх узгодженості між собою;
• операційне впровадження рішень, стратегічних напрямів та пріоритетів, визначених керівництвом проєкту;
• щоденна комунікація з тренерами, менторами, експертами, підрядниками та постачальниками послуг;
• організація робочих зустрічей, ведення протоколів і контроль виконання домовленостей;
• контроль календаря проєкту, дедлайнів, статусів завдань і ризиків;
• координація підготовки матеріалів для учасників, тренерів, менторів і партнерів;
• збір, систематизація та перевірка програмної інформації, необхідної для звітності;
• підготовка проєктів наративних звітів, довідок, статус-апдейтів і презентацій;
• координація процесів моніторингу й оцінювання, збір первинних даних та підтвердних матеріалів;
• забезпечення своєчасної передачі результатів, даних і документів відповідальним членам команди;
• контроль виконання договорів із консультантами та постачальниками в частині строків і результатів;
• ведення реєстрів, трекерів, календарів і системи зберігання проєктної документації;
• підтримка належної взаємодії між програмною, комунікаційною, фінансовою та юридичною функціями;
• своєчасне інформування керівництва про відхилення, ризики, затримки та необхідні управлінські рішення;
• виконання інших операційних завдань, безпосередньо пов’язаних із досягненням цілей проєкту.

5. Очікувані результати / Deliverables

6. Ключові показники належного виконання

• не менше 95% запланованих завдань виконуються у погоджені строки або мають письмово погоджений перегляд строку;
• усі ключові проєктні зустрічі мають протоколи та визначені відповідальні дії;
• усі програмні звіти й статус-апдейти подаються у встановлені строки;
• дані для моніторингу та оцінювання є повними, перевіреними й доступними для звітності;
• критичні ризики та затримки ескалуються керівництву без невиправданої затримки;
• документація зберігається у погодженій структурі та є доступною уповноваженим членам команди.

7. Вимоги до кандидата / кандидатки

Обов’язкові вимоги:

• щонайменше 3 роки досвіду координації або управління проєктами;
• підтверджений досвід щоденної операційної координації проєктних активностей;
• досвід роботи з навчальними, менторськими, соціальними або молодіжними програмами;
• досвід підготовки наративних звітів і програмної документації;
• досвід взаємодії з консультантами, тренерами, менторами та постачальниками послуг;
• розуміння базових процесів моніторингу й оцінювання;
• високий рівень самоорганізації, уважність до деталей і здатність вести кілька потоків роботи одночасно;
• вільне володіння українською мовою та робоче володіння англійською мовою;
• впевнене користування Google Workspace, електронними таблицями, календарями та системами управління завданнями;
• готовність працювати з 100% залученням протягом 9 місяців.

Перевагою буде:

• досвід роботи в донорських або міжнародних проєктах;
• досвід роботи з молоддю з прифронтових або постраждалих від війни громад;
• досвід координації підприємницьких або освітніх програм;
• знання вимог до грантової звітності та підтвердної документації.

8. Формат, строк і зайнятість

9. Документи для участі

Обов’язкові документи:

1. CV / резюме з описом релевантного досвіду.
2. Фінансова пропозиція за формою, наведеною у Додатку 1.
3. Витяг або виписка про державну реєстрацію ФОП.
4. Банківські реквізити / IBAN.
5. Короткий мотиваційний лист до 1 сторінки.

Необов’язкові документи:

• рекомендаційні листи;
• сертифікати або інші підтвердження професійного розвитку.

10. Фінансова пропозиція

Учасник обов’язково зазначає: (1) запропоновану вартість однієї години послуг; (2) запропоновану вартість одного місяця послуг при 100% залученні; (3) загальну вартість послуг за 9 місяців.

Усі суми зазначаються у гривнях і мають включати податки, збори, банківські комісії, витрати на зв’язок, програмне забезпечення, робоче обладнання та інші витрати, пов’язані з виконанням договору.

У разі розбіжності між погодинною та місячною ставкою учасник повинен пояснити принцип розрахунку. Оплата здійснюється щомісяця за фактично надані й прийняті послуги на підставі акта, рахунку та табеля обліку часу.

Шаблон фінансової пропозиції до заповнення – 03_Форма_фінансової_пропозиції_Координатор_проєкту.docx

11. Порядок оцінювання

• адміністративна перевірка обов’язкових документів за принципом Pass/Fail;
• технічна оцінка досвіду та компетентностей кандидата за затвердженими критеріями;
• перевірка фінансової пропозиції на повноту, реалістичність і відповідність бюджету;
• у разі однакового технічного бала перевага надається кандидату з нижчою загальною вартістю за 9 місяців за умови повної відповідності вимогам.

12. Порядок подання

Документи подаються на: [email protected]

Тема листа: «1.2 Project Coordinator — [ПІБ кандидата / кандидатки]».

Кінцевий строк подання зазначається в оголошенні. Замовник може звернутися по уточнення, перевірити надану інформацію та запросити кандидата на співбесіду.

13. Етичні вимоги, конфіденційність і конфлікт інтересів

• достовірність усієї поданої інформації;
• відсутність реального або потенційного конфлікту інтересів;
• дотримання конфіденційності та правил захисту персональних даних;
• дотримання вимог safeguarding, недискримінації та належної професійної поведінки;
• негайне повідомлення про обставини, що можуть вплинути на виконання договору.

14. Застереження

Подання документів не створює зобов’язання Замовника укласти договір. Замовник має право скасувати або змінити процедуру, відхилити будь-яку або всі пропозиції, а також перевірити інформацію, надану кандидатами.