Координатор/ка з впровадження цифрових систем при Міністерстві закордонних справ

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі – Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

Посада діятиме в рамках реалізації проекту “Надання послуг захисту та допомоги з притулком ВПО, особам, що повертаються та постраждалому від війни населенню в Україні”.

ЗАГАЛЬНИЙ ОПИС ПОСАДИ

Основною метою цього завдання є забезпечення ефективного впровадження, розробки та використання цифрових систем і рішень у Міністерстві закордонних справ та його структурних підрозділах.

Координатор з впровадження цифрових систем буде сприяти організованому впровадженню цифрових продуктів, забезпечувати системний збір відгуків користувачів, координувати пілотні проєкти, організовувати навчання та підтримувати масштабування успішних цифрових рішень у системі МЗС.
Мета цього завдання полягає у забезпеченні сталої цифрової трансформації шляхом оперативної координації, узгодження дій зацікавлених сторін та постійного вдосконалення.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Розгортання та впровадження цифрових систем

• Організовувати та координувати впровадження цифрових систем і продуктів у підрозділах МЗС;
• Планувати структуровані етапи впровадження («хвилі імплементації»);
• Оцінювати готовність підрозділів до запуску системи;
• Координувати підтримку запуску та початковий період стабілізації.

2. Координація заходів із впровадження

• Розробляти графіки впровадження та дорожні карти реалізації;
• Забезпечувати узгодженість між власниками систем, розробниками, підрозділами ІТ-підтримки та структурними підрозділами;
• Координувати підготовчі активності, включно з готовністю інфраструктури та адаптацію користувачів.

3. Управління потребами користувачів і зворотним зв’язком

• Організовувати системний збір потреб користувачів, ідей і зворотного зв’язку щодо цифрових систем;
• Структурувати та аналізувати зворотний зв’язок;
• Перетворювати зворотний зв’язок на практичні вхідні дані для команд розробки та власників систем;
• Забезпечувати пріоритизацію вдосконалень.

4. Пілотне тестування та підтримка впровадження на місцях

• Брати участь у підготовці та координації пілотного впровадження цифрових рішень;
• Організовувати залучення окремих підрозділів МЗС до тестування;
• Контролювати виконання пілотних проектів та фіксувати результати;;
• Готувати рекомендації для масштабування успішних рішень.

5. Залучення та узгодження зацікавлених сторін

• Координувати взаємодію між командами розробки, власниками систем, ІТ-підрозділами та департаментами МЗС;
• Сприяти узгодженню пріоритетів і планів впровадження;
• Сприяти вирішенню проблем, пов’язаних із координацією між підрозділами.

6. Навчання та розвиток цифрового потенціалу

• Організовувати та координувати навчальні сесії для користувачів;
• Підтримувати розробку матеріалів для користувачів;
• Сприяти посиленню цифрових компетентностей у підрозділах МЗС;
• Підтримувати інституційне впровадження нових систем і інструментів.

7. Моніторинг та аналітика

• Відстежувати використання цифрових систем у підрозділах МЗС;
• Виявляти прогалини у використанні та проблеми впровадження;
• Готувати аналітичні звіти, включно з оновленнями статусу, висновками та рекомендаціями;
• Підтримувати обізнаність керівництва щодо результативності цифрового впровадження.

8. Підтримка політик цифрової трансформації

• Підтримувати впровадження політик і рішень у сфері цифрового розвитку на рівні підрозділів;
• Брати участь в ініціативах, спрямованих на оптимізацію процесів і цифровізацію;
• Забезпечувати узгодження між стратегічними цифровими цілями та операційним впровадженням.

Вимоги до моніторингу/звітності

Консультант підпорядковуватиметься визначеному менеджерові проєкту МЗС/керівнику цифрової трансформації. Будуть проводитися регулярні координаційні зустрічі для моніторингу прогресу, вирішення проблем впровадження та аналізу показників використання. Усі результати роботи мають подаватися в електронному форматі (*.docx, *.xlsx, *.pptx, *.pdf або в інших форматах, узгоджених із МЗС). Документи мають бути підготовлені англійською мовою, а допоміжні матеріали — українською мовою, де це необхідно. Жодні результати роботи не можуть бути поширені за межі організації без попереднього письмового погодження МЗС.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

Освіта

• Ступінь бакалавра або магістра в галузі інформаційних технологій, державного управління, бізнес-адміністрування або суміжній сфері.

Досвід

• Мінімум 3–5 років досвіду в цифровій трансформації, впровадженні систем або операційній координації;
• Досвід аналізу та вдосконалення процесів;
• Досвід координації впровадження систем або цифрових проєктів в організаціях;
• Досвід роботи з різними групами зацікавлених сторін;
• Досвід роботи в державному секторі є перевагою.

Навички

• Сильне розуміння принципів цифрової трансформації;
• Досвід організації поетапного впровадження систем;
• Уміння структурувати та перетворювати зворотний зв’язок користувачів на практичні висновки;
• Досвід у проведенні навчань та впровадженні рішень серед користувачів;
• Відмінні навички координації та комунікації із зацікавленими сторонами;
• Аналітичні навички для моніторингу використання систем і підготовки звітів;
• Ініціативність і проактивне вирішення проблем;
• Здатність працювати в динамічному середовищі та в умовах високого навантаження;
• Відмінні організаторські здібності та вміння працювати в багатозадачному режимі;
• Надійність і відповідальність у досягненні результатів.

Мови

• Вільне володіння українською та англійською мовами є обов’язковим.

Корпоративні компетентності

• Доброчесність, дотримання цінностей та етичних стандартів МЗС;
• Сприяння досягненню візії, місії та стратегічних цілей МЗС;
• Чутливість до культурних, гендерних, релігійних, расових, національних та вікових відмінностей і здатність до адаптації;
• Справедливе ставлення до всіх людей без упередженості;
• Виконання всіх зобов’язань щодо гендерної чутливості та нульової толерантності до сексуальних домагань.

Технічні компетентності:

• Відмінні навички підготовки документації та аналітичні здібності;
• Вміння взаємодіяти з різними зацікавленими сторонами;
• Вміння працювати у структурованому, процесно-орієнтованому середовищі;
• Відмінні навички письмового та усного спілкування.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до кінця грудня 2026 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи.​
• Можливість працювати в динамічній високомотивованій команді професіоналів.
• Психологічна підтримка.
• Гнучкість режиму роботи, комбінований режим роботи.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надішліть супровідний лист та резюме на адресу [email protected], зазначивши в темі листа «Координатор з впровадження цифрових систем в МЗС_Київ». Відповіді будуть направлятися тільки відібраним для інтерв’ю кандидатам. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 31 травня 2026 року. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право прийняти на роботу достроково.