Асистент/ка з закупівль та логістики

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування
• Гібридний формат роботи/ гнучкий графік/неповний день.
• Заробітна плата 39 700 до відрахування податків
• Комфортний офіс з генератором у гарній локації
• Робоче середовище, де цінуються відкритість, взаємна підтримка та командна робота.

Про позицію

Асистент/ка з закупівль та логістики забезпечує адміністративну, закупівельну та логістичну підтримку Операційного департаменту забезпечує адміністративну, закупівельну та логістичну підтримку Операційного департаменту. Ця роль є ключовою для безперебійної щоденної роботи офісу, підтримки прозорих і відповідних вимогам процесів закупівель, організації поїздок і проживання, а також ефективного управління автопарком та активами організації.

Асистент/ка тісно співпрацює з Менеджером із закупівель та Операційним директором, який також виконує функцію відповідальної особи за управління автопарком.

Основні обов’язки

Підтримка закупівель

• Допомога у зборі комерційних пропозицій, підготовці порівняльних таблиць та оформленні закупівельної документації
• Підтримка дослідження ринку, комунікації з постачальниками та ведення бази постачальників
• Забезпечення належного зберігання та архівування документів відповідно до вимог організації та донорів
• Відстеження запитів на закупівлю, строків поставки та оновлення внутрішніх реєстрів
• Координація з ініціаторами закупівель для уточнення технічних вимог

Управління офісом

• Забезпечення повноцінного функціонування офісу та його своєчасного забезпечення необхідними ресурсами
• Організація закупівель офісного приладдя, послуг та дрібних витрат відповідно до внутрішніх процедур
• Взаємодія з постачальниками послуг (інтернет, прибирання, комунальні послуги, технічне обслуговування)
• Координація ремонтних робіт і сервісного обслуговування
• Підтримка організованого робочого простору, включаючи управління переговорними кімнатами та супровід відвідувачів

Подорожі та логістика

• Організація поїздок і проживання для співробітників, консультантів і відвідувачів
• Допомога в організації логістики для заходів, тренінгів і воркшопів

Підтримка автопарку та активів

• Допомога в плануванні використання транспорту, обліку пробігу та веденні документації
• Моніторинг використання пального, графіків технічного обслуговування та координація водіїв
• Участь у веденні обліку активів, їх маркуванні та інвентаризації

Адміністративна підтримка

• Обробка та контроль оплат за комунальні послуги, сервіси та інші операційні витрати
• Ведення впорядкованих електронних і паперових архівів
• Підтримка адаптації нових співробітників з операційних та адміністративних питань

Кваліфікаційні вимоги

• Вища освіта (бакалавр) у сфері бізнес-адміністрування, менеджменту, логістики або суміжній галузі
• Сильні організаційні навички та здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності
• Уважність до деталей та орієнтація на дотримання процедур
• Розвинені комунікаційні та міжособистісні навички
• Здатність працювати в умовах навантаження та дотримуватись дедлайнів
• Впевнене володіння MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Здатність працювати в мультикультурному середовищі
• Високий рівень доброчесності, відповідальності та сервісної орієнтованості
• Досвід роботи в неурядових або міжнародних організаціях (НУО)
• Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської мови

Для відгуку на вакансію надсилайте ваше резюме з обовязковим вказанням назви вакансії на [email protected].

Цей опис посади не є вичерпним. Працівник може виконувати інші суміжні завдання за дорученням керівництва. Організація залишає за собою право змінювати цей опис посади в будь-який час.

Усі заявки будуть уважно розглянуті; однак лише кандидати, чия кваліфікація найбільш відповідає вимогам посади, будуть запрошені до наступних етапів відбору. 

Організація дотримується найвищих стандартів доброчесності, прозорості та підзвітності у своїй діяльності, включаючи процеси рекрутингу.

Усі процеси найму здійснюються на засадах справедливості, прозорості та відбору за заслугами, із застосуванням заздалегідь визначених критеріїв, що базуються на описі посади та однаково застосовуються до всіх кандидатів.

Організація приділяє особливу увагу питанням захисту (safeguarding), включаючи запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA), та забезпеченню безпечного і професійного робочого середовища.

Усі працівники та підрядники зобов’язані:

• дотримуватись Кодексу поведінки, політик із захисту та внутрішніх процедур
• демонструвати високі стандарти етичної поведінки та доброчесності
• повідомляти про будь-які порушення або підозри через встановлені канали

Перед працевлаштуванням обрані кандидати проходять перевірку рекомендацій, а також за потреби додаткові перевірки відповідно до вимог донорів.

Усі нові працівники проходять обов’язковий онбординг та тренінги, включаючи навчання з питань запобігання корупції, захисту (PSEA) та захисту персональних даних.

Організація забезпечує рівні можливості, підтримує різноманіття та інклюзивність і не допускає дискримінації за ознаками статі, віку, етнічної належності, релігії, інвалідності чи будь-якими іншими ознаками.