Транспортні послуги / Transportation Services (Cowater International)

Request for Quotation (RFQ)

Transportation Services for Projects in Ukraine implemented by Cowater International
Issued by: Cowater International
Submission Deadline: September 30, 2025

1. Background and context

Cowater International has been a trusted partner in Ukraine for over 25 years, working alongside government institutions, civil society, businesses and international partners to strengthen democratic governance, inclusive economic development, and resilient service delivery. Today, Cowater’s work in Ukraine reflects a deep, ongoing commitment to the country’s recovery and long-term development. We are proud to support a portfolio of strategic initiatives. To facilitate our field operations in current and future projects, Cowater is searching for a trusted provider of transportation services. Projects include U-RESTORE and Support to Holodomor Museum:

U-RESTORE is a six-year initiative funded by Global Affairs Canada and implemented by Cowater International in partnership with Ukrainian civil society and academic institutions. The project aims to enhance the resilience of women, vulnerable groups, and communities across 12 hromadas in Dnipropetrovsk and Zhytomyr oblasts. The project encompasses the reconstruction of social infrastructure and the implementation of small-scale economic initiatives aligned with community priorities.

The Support to Ukraine’s National Museum of the Holodomor Genocide is an 18-month initiative aimed at strengthening resilience and safeguarding Ukrainian cultural heritage as part of post-conflict recovery efforts. The project supports the Museum’s efforts to preserve and promote Ukrainian identity, document and digitize materials related to the Holodomor, and strengthen institutional governance and partnerships. It also advances international awareness through the development of a permanent exhibition, a traveling exhibit, and a virtual tour.

As additional projects are launched, the need for services will grow.

2. Scope of Work

Cowater International seeks a transportation service provider able to supply vehicles, drivers, and journey management support on an ad-hoc, as-needed basis to support project activities in Cowater projects.
There is no guaranteed minimum number of assignments or travel days under this arrangement. Service requests may range from a few hours to multi-day field missions, depending on operational needs.

The provider must be able to mobilize vehicles and drivers on short notice—typically within 48 hours—for assignments initially in the following areas and routs:

• Kyiv city & oblast
• Zhytomyr city and oblast
• Dnipro city and Dnipropetrovska oblast
• Kyiv city – Zhytomyr city and oblast – Kyiv city
• Kyiv city – Dnipro city and Dnipropetroovska oblast – Kyiv city

Other Oblasts will be included as activities of Cowater International evolve and expand.

Services required:

1. Vehicle Provision

• Vehicle type: Crossover/SUV (e.g. Toyota Rav4) / Minivan
• Quantity: 1-3 vehicles per one trip
• Usage: Daily or for field missions lasting 2-5 days. Trips may be between Kyiv and the regions, or within the mentioned regions.
• Vehicles must be fully insured, registered, and maintained in excellent mechanical condition. All vehicles must have functioning air conditioning, seat belts for every seat, and an operational GPS unit.
• Each vehicle must carry a first-aid kit, fire extinguisher, set of tools, emergency stop sign, and towing cable.

1. Driver Services

• The service provider must make a sufficient number of drivers available to Cowater and provide any additional training needed to ensure they become familiar with Cowater security requirements, culture, and ways of working. While drivers will not be expected to know these requirements initially, the provider must ensure they are properly oriented before undertaking assignments for Cowater. The drivers used for the Cowater contract should be available for additional trainings provided by Cowater itself or its security service suppliers.
• Drivers must hold valid driving licenses and pass background checks.
• Must have a clean driving record with no history of traffic accidents, free of any at-fault accidents
• Ukrainian-speaking, with basic English preferred
• Experience with cross-country driving, including in areas previously occupied or directly affected by the war
• Knowledge of local routes and adherence to safety protocols

1. Journey Management Support
2. Quotation Format

• The provider must be able to respond to urgent travel requests within 48 hours.

• Trip planning, route risk assessment, and real-time monitoring
• Coordination with Cowater’s security and logistics team
• Maintenance logs for vehicles and training records for drivers must be available upon request.

Submit your quotation using the following structure:

Notes:

The quoted rates must exclude fuel, tolls, parking, and special permits will be reimbursed separately based on actual consumption, supported by receipts.

Accommodation for drivers during approved multi-day field trips may be arranged and paid for by the Project or the cost will be reimbursed to the service provider.

The quotation must include the following attachments:

• Copy of registration documents
• Insurance documentation
• Brief company profile
• Vehicle availability and operational responsiveness – Service Providers must describe their ability to mobilize vehicles and drivers on short notice. Please include:

1. Typical response time for urgent (<24 hrs) and planned requests.
2. Contact and dispatch process, including hours of operation.
3. Substitution/contingency plan: a process for replacing a vehicle in case of breakdown or unavailability during an assignment; expected maximum downtime before a replacement vehicle is provided, whether substitution is guaranteed at no additional cost.
4. Contract Type

• References: 2-3 letters of reference from previous clients confirming satisfactory performance on comparable assignments.
• List of available vehicles (make, model, year, mileage, recent inspection dates, photos (inside and outside of each vehicle).
• CVs or experience summaries for driver(s) (if available)

This will be a Framework Contract, as at this time, specific quantities to be purchased are unknown.  Individual purchase orders will be issued under the Framework Contract, as the need arises for additional services.

6. Evaluation Criteria

Quotations will be evaluated based on:

• Cost-effectiveness (30%)
• Vehicle type and condition (30%)
• Driver qualifications and experience (20%)

• Vehicle availability and operational responsiveness (20%)

7. Submission Instructions
8. Additional Notes

• Deadline: September 30, 2025, 23:59 (Kyiv time)
• Submit via: [email protected]
• Subject line: RFQ – Transportation Services – [Vendor Name]

• Cowater reserves the right to accept or reject any quotation
• Contract will be issued for an initial term of 12 months, renewable based on performance
• Quotations must remain valid for at least 90 days from the date of submission

About us

Cowater International is a leading global development consulting company founded in 1985. Headquartered in Ottawa, Canada and with corporate hubs in Montreal, Canada, Brussels, Belgium, and London UK. Cowater International has successfully delivered a portfolio of over 2500 projects and assignments in more than 95 countries. We work with governments, private sector actors and communities implementing projects that support socio-economic development, institutional strengthening, environmental improvements and advance equal opportunities for all. We are a diverse and experienced team committed to building a better tomorrow for the people we serve. Our adaptive approach to management has led to our yearly award-winning work and recognition as one of Canada’s Best Managed Companies since 2017.

We thank you for your interest in building a better tomorrow.

Запит на пропозиції (RFQ)
Транспортні послуги для проєктів в Україні, що впроваджуються компанією Cowater International
Оголошено: Cowater International
Кінцевий термін подання: 30 вересня 2025 року

1. Передумови та контекст

Cowater International є надійним партнером в Україні понад 25 років, співпрацюючи з державними установами, громадянським суспільством, бізнесом та міжнародними партнерами задля зміцнення демократичного управління, інклюзивного економічного розвитку та стійкого надання послуг. Нині робота Cowater в Україні відображає глибоку, тривалу відданість відновленню країни та її довгостроковому розвитку. Ми пишаємося підтримкою стратегічних ініціатив. Для координації нашої роботи в регіонах у теперішніх та майбутніх проєктах Cowater шукає надійного постачальника транспортних послуг. Проєкти включають U-RESTORE та Підтримку Національного музею Голодомору.

U-RESTORE — це шестирічна ініціатива, що фінансується Міністерством закордонних справ Канади та реалізується Cowater International у партнерстві з українськими громадськими організаціями та науковими установами. Проект має на меті підвищити стійкість жінок, вразливих груп та громад у 12 громадах Дніпропетровської та Житомирської областей. Проект охоплює відновлення соціальної інфраструктури та реалізацію невеликих економічних ініціатив, що відповідають пріоритетам громад.

Підтримка Національного музею Голодомору-геноциду України — це 18-місячна ініціатива, спрямована на зміцнення стійкості та збереження української культурної спадщини в рамках післявоєнного відновлення. Проект підтримує зусилля музею щодо збереження та просування української ідентичності, документування та оцифрування матеріалів, пов’язаних з Голодомором, а також зміцнення інституційного управління та партнерських відносин. Він також сприяє підвищенню міжнародної обізнаності шляхом створення постійної експозиції, пересувної виставки та віртуального туру.

2. Обсяг робіт

Cowater International шукає постачальника транспортних послуг, здатного надавати автомобілі, водіїв та підтримку управління поїздками на разовій, за потребою, основі для підтримки проєктної діяльності Cowater. Гарантованої мінімальної кількості замовлень або днів поїздок у рамках цієї угоди немає. Запити на послуги можуть варіюватися від кількох годин до багатоденних польових місій залежно від операційних потреб.Постачальник повинен мати можливість мобілізувати автомобілі та водіїв у короткі терміни — зазвичай протягом 48 годин — для завдань у таких районах і маршрутах:

• місто Київ та Київська область
  • місто Житомир та Житомирська область
  • місто Дніпро та Дніпропетровська область
  • Маршрути: Київ — Житомир (місто та область) — Київ
  • Маршрути: Київ — Дніпро (місто та область) — Київ

Інші області будуть додаватися в залежності від розвитку та розширення діяльності Cowater International.

Вимоги до послуг:

А. Надання транспортних засобів

• Тип автомобіля: Кросовер/SUV (наприклад Toyota Rav4) / Мінівен
• Кількість: 1-3 автомобілі на одну поїздку
• Використання: щоденно або для польових місій тривалістю 2-5 днів. Поїздки можуть бути між Києвом і регіонами або всередині зазначених областей.
• Автомобілі повинні бути повністю застраховані, зареєстровані та підтримуватися у відмінному технічному стані. Всі авто повинні мати працюючий кондиціонер, ремені безпеки на кожному сидінні та діючий GPS.
• Кожен автомобіль має бути оснащений аптечкою, вогнегасником, набором інструментів, аварійним знаком та буксирувальним тросом.

1. Послуги водія

• Постачальник повинен забезпечити достатню кількість водіїв для Cowater і надати необхідне додаткове навчання, щоб вони ознайомилися з вимогами безпеки Cowater, культурою та принципами роботи. Водії не повинні знати ці вимоги на початку, але постачальник повинен гарантувати їх належну орієнтацію перед виконанням завдань для Cowater. Водії, які будуть закріплені за контрактом Cowater мають бути доступні для додаткових навчань, які організовує Cowater або його служби безпеки.
• Водії повинні мати дійсні водійські посвідчення та пройти перевірку на відповідність.
• Мати водійський стаж без історії дорожньо-транспортних пригод, скоєними з їхньої вини.
• Володіння українською мовою, базове знання англійської буде перевагою.
• Досвід міжміських поїздок, зокрема в районах, раніше окупованих або безпосередньо постраждалих від війни.
• Знання місцевих маршрутів і дотримання протоколів безпеки.

1. Підтримка та управління поїздками

• Постачальник повинен мати можливість реагувати на термінові запити на поїздки протягом 48 годин.
• Планування поїздок, оцінка ризиків маршруту та моніторинг у реальному часі.
• Координація з командою безпеки та логістики Cowater.
• Журнали технічного обслуговування авто та записи про навчання водіїв повинні бути доступні за запитом.

3. Формат подання пропозиції

Подайте вашу пропозицію за наступною структурою:

Примітки:

У вказані тарифи не входять витрати на паливо, оплату доріг, паркування та спеціальні дозволи, які відшкодовуються окремо на підставі фактичних витрат із підтверджуючими квитанціями.

Проживання водіїв під час погоджених багатоденних регіональних поїздок може бути організовано та оплачено Проєктом або відшкодовано постачальнику послуг.

Пропозиція повинна містити такі додатки:

• Копії реєстраційних документів
• Документація по страхуванню
• Короткий профіль компанії
• Інформацію про наявність транспортних засобів та оперативність реагування — опишіть вашу здатність мобілізувати автомобілі та водіїв у короткий термін. Будь ласка, включіть:

1. Типовий час реагування на термінові (<24 год) та плановані запити
2. Процес контакту та диспетчеризації, години роботи
3. План заміни/аварійний план: процес заміни автомобіля у разі поломки або недоступності під час завдання; очікуваний максимальний час простою до надання заміни; чи гарантується заміна без додаткових витрат

• Референси: 2-3 листи від попередніх клієнтів, що підтверджують задовільне виконання схожих завдань
• Перелік наявних автомобілів (марка, модель, рік, пробіг, дати останніх техоглядів, фото внутрішнього та зовнішнього вигляду кожного авто)
• Резюме або короткий опис досвіду водіїв (якщо є в наявності)

4. Тип контракту

Це буде рамковий контракт, оскільки на цей момент точні обсяги закупівель невідомі. Кожне замовлення буде оформлюватися додатком до рамкового контракту.

5. Критерії оцінки

Пропозиції оцінюватимуться за такими критеріями:

• Економічна ефективність (30%)
• Тип і стан транспортних засобів (30%)
• Кваліфікація та досвід водіїв (20%)
• Наявність авто та оперативність реагування (20%)

7. Інструкції щодо подання

• Термін подання: 30 вересня 2025 року, 23:59 (за київським часом)
• Надсилати на: [email protected]
• Тема листа: RFQ – Транспортні послуги – [Назва постачальника]

8. Додаткова інформація

• Cowater залишає за собою право приймати або відхиляти будь-яку пропозицію
• Контракт буде укладено на початковий термін 12 місяців з можливістю продовження залежно від результатів
• Пропозиції повинні бути дійсними не менше 90 днів з дати подання

Про нас

Cowater International — провідна міжнародна консалтингова компанія у сфері розвитку, заснована у 1985 році. Штаб-квартира знаходиться в Оттаві (Канада), з офісами в Монреалі, Брюсселі та Лондоні. Компанія успішно реалізувала понад 2500 проєктів у більш ніж 95 країнах світу. Ми співпрацюємо з урядами, приватним сектором і громадами для впровадження проєктів, що сприяють соціально-економічному розвитку, зміцненню інституцій, покращенню стану довкілля та просуванню рівних можливостей. Cowater — це команда досвідчених і відданих фахівців, яка прагне створити краще майбутнє для людей, з якими працює. Наш адаптивний підхід до управління забезпечив щорічне визнання нашої роботи на високому рівні та включення компанії до переліку «Найкраще керованих компаній Канади» з 2017 року.

Дякуємо за вашу зацікавленість у побудові кращого майбутнього.