25.07.2025 - 31.07.2025

Тендер на оренду конференц-залу

---Презентація1 — Тендер на оренду конференц-залу

Запрошення до участі у процесі закупівлі: №RFP 2025-330 на укладання договорів про надання послуг оренди конференц-залу для учасників тренінгів, в межах реалізації проєкту

УВКБ ООН “Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщених осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни” (код контракту 21141Y25M162685).

Дата та час закриття: 31 липня 2025 року – 12:00 год.

ВАЖЛИВЕ ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ЕТИЧНУ ПОВЕДІНКУ

Ні за яких обставин постачальник не повинен платити ГО «Проліска» або співробітнику ГО «Проліска» за подання пропозиції або за укладання Договору. До переліку належать будь-які подарунки, послуги, гостинність, тощо для співробітників. Зверніть увагу, що ГО «Проліска» радить своїм постачальникам не пропонувати співробітникам ГО «Проліска» жодних подарунків, послуг, гостинності тощо. Пам’ятайте, що в разі здійснення виплати або надання подарунків або послуг, буде негайне припинення дії Договору з постачальником, і постачальник буде дискваліфікований з усіх майбутніх процедур закупівель ГО «Проліска». Радимо ознайомитися з Кодексом поведінки постачальників ГО «Проліска», зокрема його статтями 18-21 про етичну поведінку.

ВАЖЛИВО: Фактом подання тендерної пропозиції Учасник підтверджує свою відповідність Кодексу поведінки постачальників ГО «Проліска»

Передмова про ГО «Проліска»

ГО «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждали від збройного конфлікту в Україні.

Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.

Потреби

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо надання послуг оренди конференц-залу та харчування з метою проведення тренінгів для працівників медичної сфери на тему «Універсальний тренінг з психічного здоров’я».

Лот 1. Послуги оренди конференц-зали для учасників тренінгів «Психологічна перша допомога – інновації, що працюють. Людино-орієнтований підхід у гуманітарній підтримці: шлях до ефективного діалогу.», в м. Полтава (з 07.08.2025 по 08.08.2025).

Специфікація послуги та вимоги.

Вимоги до локації проведення заходу:

зручне географічне розташування: транспортна доступність в межах проведення укриття, або розташування в укритті;
необхідний рівень технічного оснащення залу (відповідно до вимог Замовника);
можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу);
наявність технічного устаткування та обладнання (головний екран, радіомікрофони гарнітури, комутація (вся необхідна для забезпечення роботи звукового обладнання), аудіосистема для виведення звуку, ноутбуки з WiFi-доступом;
наявність конференц-залу місткістю на максимальну кількість осіб 22 особи з гарним освітленням (наявність вікон) та системою кондиціювання;
обов’язкова наявність наступних зон (приміщень): зона для кава-пауз та нетворкінгу; вхідної групи (для реєстрації);
меблі з відповідною кількістю стільців з розрахунку на максимальну кількість 22 особи; можливість доставити стільці та столи (за потреби);
наявність високошвидкісного інтернету (кабельний та Wі-Fі доступ) у всіх основних та допоміжних приміщеннях проведення заходу.

- наявність альтернативного джерела енергії – генератора, який регулярно використовується при відключенні електроенергії у для забезпечення безперебійного постачання електроенергії у день проведення заходу.

Оренда конференц-зали:

До послуг оренди-конференц зали входить:

користування мультимедійним проектором, екраном, клікером, звуковою системою, ноутбуком, фліпчартом;
підключення та налаштування обладнання (завершується до початку тренінгу);
розташування обладнання та техніки відповідно до вимог Замовника;
технічну підтримку роботи обладнання впродовж всього заходу, яка включає в себе: технічний супровід роботи мультимедійної техніки та звукового обладнання, світлового обладнання (для оснащення зали, оформлення кожної окремої зони та зони спікерів), допомогу у перемиканні слайдів, користуванні технікою, забезпечення оперативного вирішення технічних питань, забезпечення оперативного усунення технічних збоїв;
консультування учасників по всім організаційним питанням;
зачинення конференц зали і недопущення сторонніх людей коли всі учасники заходу залишили приміщення;
підготовку зали до проведення заходу, розстановку стільців/столів та іншого обладнання;
доставку необхідної кількісті стільців та столів за необхідністю;
організацію наявності достатньої кількості конференц-менеджерів, техніків та інших представників Виконавця, на заході для контролю належного та своєчасного виконання замовлених послуг;
організацію та координацію обслуговуючого та технічного персоналу, здійснює оперативне усунення виявлених недоліків;
оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.
Вода бутильована для учасників тренінгів з розрахунку 1 пляшка води негазованої 0,5 на особу в день.

ВАЖЛИВО:

Детальні характеристики послуг наведено в Додатку А до цього документа.

Мета закупівлі

Вибір постачальників, що забезпечать надання послуг послуг оренди конференц-залу для учасників тренінгів, в межах реалізації проєкту УВКБ ООН «Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщених осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни” (код контракту 21141Y25M162685).

Загальні умови закупівлі

Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня;
Умови оплати: безготівкова форма, післяплата.
Учасник тендеру включає в загальну вартість послуги усі витрати, що безпосередньо пов’язані з наданням послуг;
Фактом подання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни протягом терміну дії Договору про надання послуг (далі за текстом – Договір), а саме: до 31.12.2025 р.
По закінченню заходів учасником повинен бути наданий звіт про проведення заходу, що відображає період та опис надання послуг, а також всі деталізовані поточні витрати.

ВАЖЛИВО:

Наполегливо рекомендовано уважно ознайомитися з цим документом «Запрошення до участі у процесі закупівлі» та додатками до нього. Недотримання процедур, зазначених у цьому документі, може призвести до дискваліфікації учасників тендеру з процесу оцінки тендерних пропозицій.

Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою компанією.

Інформація про закупівлю:

4.1. Документи до запрошення до участі у процесі закупівлі

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:

Додаток А: Форма технічної пропозиції;

Додаток В: Форма фінансової пропозиції;

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника.

4.2. Підтвердження отримання запрошення до участі у процесі закупівлі

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: [email protected] з наступною інформацією:

Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;
чи подаватимете Ви тендерну пропозицію;
джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», веб-сторінка tender.in.ua тощо).

4.3. Запити та роз’яснення умов закупівлі

Потенційні учасники тендеру, у разі необхідності, можуть надіслати запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected]

Кінцевий термін надходження таких запитів – 30.07.2025 року до 12:00.

ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.

ВАЖЛИВО:

Прохання звернути увагу, що тендерні пропозиції не повинні надсилатися на електронну адресу, вказану вище (тобто на ту, яка запропонована для надсилання запитів щодо роз’яснення Запрошення до участі у процесі закупівлі). Недотримання цієї вимоги може стати причиною дискваліфікації компанії з подальшої оцінки тендерної пропозиції.

4.4. Тендерна пропозиція

Ваша тендерна пропозиція повинна бути підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.

ВАЖЛИВО:

Включення тендерної пропозиції до будь-якої кореспонденції, крім електронної адреси подання, призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію безпосередньо на електронну адресу: mail.tender@proliska.org

Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1. Технічна пропозиція:

належним чином заповнений Додаток А «Форма технічної пропозиції;
належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;
будь-яка інша суттєва документація на думку учасника тендеру.
належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

2. Фінансова пропозиція

4.4.1. Зміст технічної пропозиції

ВАЖЛИВО:

Жодна інформація про ціни не повинна бути включена в Технічну пропозицію. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. Технічна пропозиція повинна містити всю необхідну інформацію.

Детальний опис технічних характеристик предмета закупівлі за всіма Лотами можна знайти в Додатку А до цього Запрошення до участі у процесі закупівлі.

У вашій технічній пропозиції має бути чітко зазначено чи послуга, яка надаватиметься Вами, відповідає зазначеним технічним характеристикам. Необхідно чітко вказати та розкрити будь-які розбіжності із зазначеними технічними характеристиками.

Наступна інформація (суттєві документи) також повинні бути надані в Технічній пропозиції.

Реєстраційні документи: завірені у встановленому порядку реєстраційні документи: копія Виписки/Витягу Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, завірена у встановленому порядку;

Довідка про відкриття банківського рахунку, завірена у встановленому порядку;

Копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника.

Інформаційна довідка (довільної форми, за підписом учасника (уповноваженого представника) про наявність в учасника закупівлі досвіду надання аналогічних послуг, із зазначенням наступної інформації: найменування замовника послуг та період, у якому надавались такі послуги.

Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації «Проліска»: фактом подання своєї тендерної пропозиції Ви підтверджуєте факт ознайомлення та згоди з Кодексом поведінки постачальників Громадської організації «Проліска».

4.4.2. Зміст фінансової пропозиції

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.

Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість надання послуг з урахуванням усіх пов’язаних з цим витрат.

Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатку B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.

Ціноутворення, що зазначене в Тендерній пропозиції повинно залишатися чинним протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Договору.

4.5. Подання тендерних пропозицій

Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: [email protected]

Всі додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (додатки A та B).

Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи вартість послуги) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру.

Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 31.07.2025 року, 12:00 год. або раніше.

ВАЖЛИВО:

Будь-яку Тендерну пропозицію, отриману після 31 липня 2025 року, 12:00 року або надіслану на іншу електронну адресу ГО «Проліска», буде відхилено. ГО «Проліска» може, на свій розсуд, продовжити термін подання Тендерних пропозицій, повідомивши про це одночасно всіх потенційних учасників тендеру на доступних інформаційних ресурсах (веб-сторінка ГО «Проліска», веб-сторінка tender.in.ua, тощо).

Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

RFP 2025-330;
назву своєї компанії з назвою додатку;
кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).
вказати чи це технічна / фінансова пропозиція

Наприклад:

RFP 2025- 330 Компанія XXX Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);
RFP 2025-330 Компанія XXX Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 3).

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:

89421, вул. Ужгородська, буд. 43, с. Сторожниця, Ужгородський р-н., Закарпатська обл.

На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

ОСОБІ ВІДПОВІДАЛЬНІЙ ЗА ВІДКРИТТЯ КОНВЕРТІВ З ТЕНДЕРНИМИ ПРОПОЗИЦІЯМИ/ПРОПОЗИЦІЯМИ RFP 2025-330

ГО «Проліска»

89421, вул. Ужгородська, буд. 43, с. Сторожниця, Ужгородський р-н., Закарпатська обл.

Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:

на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А та Додаток С та іншу додаткову інформацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі використання).

Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

ВАЖЛИВО:

Технічну та Фінансову пропозиції необхідно надіслати в окремих листах (конвертах). Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації учасника тендеру. У Технічну пропозицію не слід включати фінансову інформацію (ціни, вартість, тощо). Невиконання цієї вимоги стане причиною дискваліфікації учасника тендеру.

4.6. Прийняття тендерних пропозиції:

ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз’яснення, надіслані потенційним постачальником.

ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, що ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни та якості.

4.7. Оцінка тендерної пропозиції

Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми додатків. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру.

Для вибору переможця тендеру, ГО «Проліска» встановила критерії оцінки, якими регулюється вибір отриманих тендерних пропозицій. Оцінка проводиться Технічної та Фінансової пропозицій згідно з бальної системи. Фінальний бал тендерної пропозиції буде складатися з суми балів Технічної та Фінансової пропозицій. Відсотковий розподіл питомої ваги Технічної та Фінансова пропозицій складає 60% та 40% відповідно.

4.7.1. Реєстрація постачальників

Потенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників ГО «Проліска» після вивчення їхньої спроможності виконати умови тендеру на основі поданих ними документів у складі тендерної пропозиції.

Після цього, на пізнішому етапі проводитиметься оцінка ефективності як постачальника, зокрема щодо:

відповідності наданих послуг вимогам ГО «Проліска»;
здатності оперативно реагувати на потреби ГО «Проліска»;
своєчасність надання послуг;
надійності наданих послуг.

4.7.2. Оцінка технічної частини тендерних пропозицій:

Усі тендерні пропозиції від потенційних постачальників будуть оцінені на основі наведених критеріїв оцінки, що зазначені в Додатку А «Форма технічної пропозиції», які оцінюватимуться за принципом «ТАК/НІ», «ЗГОДЕН/НЕ ЗГОДЕН». Пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання.

Технічна пропозиція оцінюватиметься з використанням, зокрема, наступних критеріїв і розподілу відсотків: 60% від загальної оцінки 100 балів. Оцінювання буде проводитись за бальною системою, крім того, встановлено обов’язкові вимоги для учасників тендеру, які оцінюватимуться за принципом ТАК/НІ. Технічні пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання. У випадку, якщо хоч одна обов’язкова вимога не виконана, пропозиція буде відхилена від подальшого оцінювання. Неповна інформація або відсутність підтверджуючих документів стосовно будь якої з обов’язкових вимог може стати причиною визнання невиконання вимоги тендеру.

Бали за технічну оцінку будуть нараховані за наступними критеріями:

Критерії оцінювання для Лоту № 1: Послуги оренди конференц-залу для учасників тренінгів.

№ з/п	Критерії оцінювання	Максимально можливий бал
1	Вкажіть кількість посадкових місць в конференц-залі для проведення тренінгу	30 балів: конференц-зал вміщає 30 учасників і більше; 10 балів: конференц-зал вміщає 20 учасників і більше; 0 балів: конференц-зал вміщає менще 20 учасників;
2	Вкажіть можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу)	20 балів: наявна можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу); 10 балів: наявна невелика площа (менше 10 м2 для можливості конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу). 0 балів: відсутня можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу);
3	Чи має учасник закупівлі досвід надання аналогічних послуг?	10 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 36 місяців і більше; 5 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 12 до 35 місяців; 0 балів: учасник закупівлі має досвід надання аналогічних послуг від 0 до 11 місяців.
4	Які умови оплати за надані послуги є прийнятними для учасника закупівлі?	30 балів: оплата послуг учаснику закупівлі здійснюватиметься за 100% післяплатою; 15 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 0% до 25% ; 0 балів: учасник закупівлі потребує авансовий платіж за надані послуги у розмірі від 26% до 100% .
5	Можливість по закінченню тренінгів надати звіт про оренду конференц-зали , що відображає період та опис надання послуг (детальний опис обаштування конференц зали), а також всі поточні витрати, як додаток до Акту надання послуг за підписом уповноваженої особи.	10 балів: учасник закупівлі зобов’язується надати звіт за підписом уповноваженої особи. 0 балів: учасник закупівлі не подаватиме за підписом уповноваженої особи.

Максимально можливий бал відповідності вимогам: 100 балів.

Мінімальний прохідний бал (60%): 60 балів.

Якщо Технічна пропозиція отримала менш ніж мінімальний прохідний бал, вона буде вважатися такою, що є технічно несумісною та буде відхилена від подальшої оцінки.

Загальний бал за Технічною пропозицією розраховуватимуться за наступною формулою:

Загальний бал за Технічною пропозицією = [набрана кількість балів] х [0,6 (Технічний компонент 60%)]

4.7.3. Оцінка фінансової частини тендерних пропозицій:

Фінансова пропозиція буде відкрита та оцінена тільки у тих тендерних пропозиціях, які пройдуть оцінку Технічної пропозицій.

За Фінансовою пропозицією застосовуватиметься розподіл відсотків: 40% від загальної кількості балів.

Фінансова пропозиція буде оцінюватися за наступним принципом:

максимальна кількість балів (40) буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими ціновими пропозиціями.
всім іншим Фінансовим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни за формулою:

Кількість балів за Фінансовою пропозицією = [40 (загальний фінансовий компонент 40%)] х [найнижча ціна] / [інша ціна]

За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця тендеру.

Переможець тендеру та інші учасники тендеру будуть повідомлені про результати тендеру.

4.8. Укладання договору

ГО «Проліска» може укласти Договір з одним або декількома учасникам тендеру. ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем (-цями) тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.

4.9. Валюта та взаєморозрахунки

Оплату за послуги, що надаватимуться згідно з Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде здійснено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня. Платежі будуть ініціюватися тільки після підтвердження зі сторони ГО «Проліска» успішного надання послуг згідно з умовами Договору.

Документи до запрошення до участі у процесі закупівлі

Наступні додатки, які є невід’ємною частиною Запрошення до участі у процесі закупівлі ви знайдете за посиланнями нижче:

Запрошення

Додаток А: Форма технічної пропозиції

Додаток В: Форма фінансової пропозиції

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника

Кодекс поведінки постачальників

Чекаємо на ваші пропозиції!

Дякуємо за увагу!