Період відключення зв’язку та фіксація місця. Як правильно налагодити віддалену роботу, розповіли досвідчені юристки

Під час третього вебінару European Pro Bono Week 2021 фахівці юридичної фірми INTEGRITES Інна Кострицька та Юлія Блешмудт перерахували всі правові нововведення щодо віддаленої роботи, а також пояснили, у яких випадках краще оформлятися на надомну роботу, а у яких — на дистанційну. 

Як законодавство регулює питання віддаленої роботи?

Донедавна законодавство не регулювало питання віддаленої роботи. Діяло положення ще радянських часів. Щоб усунути прогалини, які стали явними під час пандемії, та запровадити механізм віддаленої роботи, минулого року були внесені зміни до Кодексу законів про працю України, а також Закону “Про охорону праці”. В підсумку сьогодні законодавство виокремлює дві форми віддаленої роботи. Це дистанційна та надомна.

Різниця між дистанційною та надомною роботами?

Перша та ключова відмінність – це різні підходи до визначення робочого місця співробітника. При дистанційній роботі робота може виконуватися будь-де. Не існує жодних обмежень. Вона може виконутись навіть в іншій країні. 

“При надомній роботі передбачена фіксація місця роботи. Тобто повинно бути чітко визначено та закріплено певне місце: або вдома у працівника, або на іншій локації. Співробітник повинен погодити місце роботи з роботодавцем. Він не може його замінити на свій розсуд. Це можливо лише за надзвичайних обставин та тільки за умови своєчасного попередження роботодавця”, – уточнює старша юристка юридичної фірми INTEGRITES Інна Кострицька. 

Друга відмінність — характер виконуваної роботі. Дистанційна робота виконується з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Тобто основне знаряддя таких працівників — це комп’ютер та телефон. При цьому законодавством передбачено, що не допускається укладення договору про дистанційну роботу за наявністю шкідливих та небезпечних виробничих факторів. 

При надомній роботі передбачено наявність робочої зони, де розташовуються обладнання, технічні засоби, прилади та інвентар. Така робота дозволяється, якщо працівник володіє певними технічними навичками або може бути їм навчений. Тобто надомну роботу доцільно обрати тоді, коли працівник здійснює виробництво якоїсь дрібної продукції, надання якихось механічних робіт, і це пов’язано із необхідністю встановлення певного обладнання.

Але сторони можуть визначити, що працівник, який працює за комп’ютером, також може бути переведений на надомну роботу, якщо сторони бажають визначити конкретне робоче місце.

Третя важлива відмінність – регулювання праці й відпочинку. Чи повинен працівник підпорядковуватися режиму роботи підприємства та правилами внутрішнього трудового розпорядку? В Кодексі законів про працю України тепер визначено, що дистанційний працівник розподіляє свій час на власний розсуд. На нього не поширюється правило внутрішнього розпорядку.

Але у трудовому договорі сторони можуть домовитись про інше, наприклад, якщо працівнику потрібно бути на зв’язку саме протягом робочого дня, адже він працює з командою та клієнтами.

Відповідно до законодавства на надомного працівника правила внутрішнього розпорядку поширюються, але, знову ж таки, сторони можуть домовитися й про інше.

Інна Кострицька та Юлія Блешмудт про правові нововведення щодо віддаленої роботи (Вiдео)

Право на відключення. Поза зоною доступу.

Цікаве нововведення для дистанційної роботи – це “період відключення”, тобто час, протягом якого працівник має право перервати будь-який зв’язок з роботодавцем, не відповідати на телефонні дзвінки та імейли, причому це не буде вважатися порушенням трудової дисципліни. 

Спільні риси між дистанційною та надомною роботами

Перш за все, працівники, які працюють дистанційно та надомно, мають такий самий обсяг прав, як і працівники в офісі або у виробничих приміщеннях. На них також розповсюджується норма тривалості робочого часу (40 годин на тиждень).

Схожим є регулювання надання обладнання. Для надомної роботи вони надаються роботодавцем, якщо сторони не погодять інше. За дистанційної роботи сторони повинні погодити у трудовому договорі, чиє обладнання використовує працівник. Якщо вони цього не врегулювали, за загальним правилом має використовуватися обладнання роботодавця (роботодавець також несе витрати на технічне обслуговування наданих засобів).

Якщо обладнання надається роботодавцем, сторони можуть укласти договір про повну матеріальну відповідальність та передбачити, що працівник несе повну матеріальну відповідальність за  надане обладнання. 

Порядок запровадження дистанційної та надомної роботи

За загальним правилом віддалена робота запроваджується шляхом укладання трудового договору про дистанційну або надомну роботу. В липні цього року були затверджені типові договори про дистанційну та надомну роботу. В договорах про дистанційну або надомну роботу сторони можуть визначити, як вони хочуть врегулювати умови трудових відносин. Ці умови можуть бути розширені та доповнені.

За загальним правилом  в односторонньому порядку за рішенням роботодавця без вагомих обставин неможливо перевести співробітника на віддалену роботу. Потрібно дотримуватися процедури, яка передбачена частиною 3 статті 32 Кодексу законів про працю України, а саме за два місяці письмово повідомити працівника про істотну зміну умов праці. Але за певних обставин, передбачених законодавством, роботодавець може все ж таки ввести дистанційну або надомну роботу на підставі наказу. 

Такими обставинами е: 

• Загроза поширення епідемії або пандемії,
• Необхідність самоізоляції,
• Виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру. 

З таким наказом або розпорядженням роботодавець повинен ознайомити працівників не пізніше двох днів до переведення на віддалену роботу!

Під час дії карантину при запровадженні дистанційної або надомної роботи ані заяви, ані згоди співробітника не вимагається.

Підстави для переведення на віддалену роботу за вимогою працівника

Деякі пільгові категорії, наприклад, вагітні жінки, працівники, які мають дітей до 3-6 років, можуть вимагати переведення на дистанційну або надомну роботу в односторонньому порядку. При цьому роботодавець повинен надати відповідні умови. 

Також працівник може бути переведений на віддалену роботу на термін до двох місяців, якщо до нього на робочому місці були здійснені дії, які містять ознаки дискримінації (характер роботи працівника повинен дозволяти таке переведення).

Охорона праці під час віддаленої роботи 

Відповідно до Закону України “Про охорону праці”, працівник як при надомній, так і при дистанційній роботі, повинен створювати для себе безпечні та нешкідливі умови праці, а роботодавець відповідає в межах того обладнання, яке він надав для виконання роботи. Крім того, КЗпП покладає на роботодавця обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці і протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем.

Як зробити робочий час максимально налагодженим

Юристка юридичної фірми INTEGRITES Юлія Блешмудт відповіла на основні питання щодо віддаленої роботи, з якими фірма найчастіше стикається у своїй роботі.

Спочатку вона дала топ п’ять порад, які допоможуть зробити процес віддаленої роботи працівників максимально налагодженим та ефективним:

• Додатково до трудового договору або наказу необхідно розробити внутрішнє положення про дистанційну та надомну роботу. Там необхідно детально розписати всі питання та моменти, які не врегульовані  законодавством. З таким положенням працівники повинні бути ознайомлені та підтвердити таке ознайомлення своїм підписом. Також повинно бути посилання на положення в трудовому договорі або наказі. 

Якщо тільки один працівник працює віддалено, і робити таке положення не релевантно, тоді краще прописати ці моменти в самому трудовому договорі.

• Важливо оснастити працівників інформаційно-комунікаційними технологіями. 

• Потрібно затвердити форму звітів про виконану роботу та порядок їх надання. Наприклад, керівник дає завдання, прописує “дедлайн” та наприкінці тижня все перевіряє. 

• Необхідно визначити та прописати засоби комунікацій (наприклад, електронну пошту, додаток та ін.) для відправки завдання та відстеження статусу його виконання. 

• Потрібно постійно комунікувати з працівниками, а не тільки відправляти завдання. Наприклад проводити skype, teams, zoom та ін. щотижневі зустрічі або заходи.

Контроль за виконанням дистанційної та надомної роботи

Іноді роботодавці хочуть використовувати засоби для контролю віддаленої роботи. Наприклад, є програми, які фіксують дії працівника: який сайт він відвідав, де знаходиться комп’ютер та ін. Питання щодо законності використання цих програм залишається відкритим. Прямої заборони немає, але й дозволу не передбачено. 

Юристки радять користуватись принципом пропорційності між інтересами працівника та роботодавця. Важливо, щоб працівник знав про такі прилади, був повідомлений та дав письмову згоду на застосування такого програмного забезпечення. При цьому, важливо дотримуватися гарантії недоторканності приватного життя. Важливо прописати доцільність використання таких програм в трудовому договорі, наказі або положенні. Таємно використовувати такі програми неможливо.

Виклик працівників в офіс при віддаленій роботі

Обов’язково необхідно в наказі, договорі або положенні передбачити можливість виходу в офіс при віддаленій роботі, прописати, протягом якого часу працівник повинен бути повідомлений про необхідність прийти в офіс, та протягом якого часу він повинен відреагувати на це.

Нововведення в трудовому законодавстві щодо обміну документами за допомогою засобів електронного зв’язку. 

Згідно з новими нормами законодавства, працівник може бути ознайомлений з документами за допомогою електронних засобів зв’язку. Тому юристки радять прописати електронну пошту працівника та його контакти в трудовому договорі, щоб не виникло зайвих проблем. Наприклад, щоб робітник не сказав, що він нічого не отримував, та це взагалі не його пошта.

Якщо мова йде про важливі документи, то варто користуватись електронним підписом. Він докладно підтвердить, що саме цей визначений співробітник ознайомився з документом.

В певних моментах також варто продумати шляхи обміну оригіналами документів. Наприклад, поштою або кур’єром. 

Звільнення працівника за прогул.

Права та обов’язки працівників, які працюють віддалено, є такими ж, як у працівників, які працюють за місцем роботи роботодавця. Тобто якихось додаткових підстав для звільнення або прав та гарантій для таких працівників законодавством не передбачено. 

Однак тут є питання: як зрозуміти, що співробітник не працює та зафіксувати прогул? Краще за все це прописати в положенні. Вказати робочі години, час перерви та спосіб комунікацій між працівником, роботодавцем та клієнтами. Визначити, що вважається прогулом. Наприклад, коли працівник не відповідає на імейл понад 5 годин без поважних причин.

Фахівці юридичної фірми зазначили, що чим краще та докладніше прописані всі можливі ситуації віддаленої роботи у трудовому договорі або положенні, тим краще для роботодавця.

На завершенні вебінару учасники поставили питання, які їх турбують, до фахівців юридичної фірми INTEGRITES Інни Кострицької та Юлії Блешмудт.

Нагадаємо, що під час European Pro Bono Week відбулося три вебінари: 

“Соціальне підприємництво на реальних кейсах ”.

“Адвокація: невдачі та успіхи на реальних кейсах ”.

“Віддалена робота: які питання актуальні сьогодні? ”.

Організатор European Pro Bono Week 2021 – Міжнародна організація PILnet. В Україні захiд відбувається за підтримки Pro Bono Lab. Ця програма курується Українською фундацією правової допомоги та реалізується в межах Ukrainian Access to Justice School of Practice спільно з експертами міжнародної організації PILnet, ZMINA. Центр прав людини та ІРЦ Правовий простір за підтримки програми “Права людини та правосуддя” Міжнародного фонду “Відродження”.