Eксперти U-LEAD допомагають громадам проводити безпечну внутрішню комунікацію

Територіальні громади продовжують отримувати підтримку від експертів «U-LEAD з Європою» у розбудові якісної та безпечної системи комунікації в умовах війни. Представники громад вивчають принципи розбудови внутрішніх комунікацій та аналізують корисні сервіси для підвищення ефективності команд.

У «U-LEAD з Європою» провели інформаційну сесію, присвячену принципам розбудови внутрішніх комунікацій в органах місцевого самоврядування. З громадами працювали експертки ГО «Інтерньюз-Україна» – Діана Іщенко та Діана Ігнатенко.

«Сьогоднішній захід напрацьований на основі нашого минулорічного досвіду в рамках навчальної ініціативи з розробки комунікаційних планів. У громадах є великий запит на налагодження якісної внутрішньої комунікації для ефективного виконання певних завдань. Детально вивчаючи це питання, ми зрозуміли, що є велика потреба в систематизації комунікаційних процесів між певними відділами та працівниками органів місцевого самоврядування. Саме тому й проводиться захід з подібної тематики, щоб його учасники отримали інструментарій та знання, які допоможуть напрацювати якісну внутрішню комунікацію», – зазначила керівниця робочої групи U-LEAD із комунікації та керівниця Регіонального офісу у Львівській області Галина Хрущак.

Креативна директорка ГО «Інтерньюз-Україна» Діана Іщенко наголосила, що внутрішня комунікація – це процес взаємодії та спілкування всередині команди, ефективність якої можна підвищити, якщо вміти користуватися необхідними інструментами.

Вона розповіла учасникам заходу про базові принципи внутрішніх комунікацій та пояснила їхню роль у загальній системі управління органів місцевого самоврядування.

«Фундаментом розбудови внутрішніх комунікацій є місія організації. Місія – це чітко виражена причина існування організації, яка визначає очікуваний вплив на суспільство. Фактично кожна організація має місію, задля якої вона працює, включаючи органи місцевого самоврядування чи громадський сектор», – розповіла Діана Іщенко.

Фахівчиня підкреслила основні відмінності між місією та метою діяльності організації, зазначивши, що мета є більш конкретною, обмеженою у часі та вимірюваною. Учасники мали можливість ознайомитися з міжнародним досвідом створення місій органів місцевого самоврядування.

Експертка презентувала результати досліджень, які показують, що ефективні внутрішні комунікації можуть збільшити продуктивність команди на 20-25%.

«Якщо в організаціях налагоджена система внутрішньої комунікації, то вони у 3,5 рази підвищують свої шанси на успіх та ефективну роботу. Якісно налагоджена комунікація напряму впливає на те, яких результатів ми досягнемо спільно, працюючи в команді», – зазначила експертка.

Діана Іщенко розповіла про відмінності між групою та командою, підкресливши, що група – це зібрання людей, які координують свою роботу, а команда – це група людей, об’єднаних спільною метою.

За її словами, система внутрішньої комунікації складається з багатьох складових. Наприклад, це наради з керівництвом, обмін даними між відділами, електронні листи від колег, неформальне спілкування чи особисте спілкування з колегами. Вона розповіла детально про основи ділового етикету онлайн-листуванння та структуру електронних листів.

Експертка з комунікацій «Інтерньюз-Україна»  Мілена Комар поділилася з учасниками інформаційної сесії інформацією про сервіси для продуктивної командної взаємодії.

За її словами, під час вибору сервісу для комунікації слід звертати увагу на рівень його безпеки та захисту даних, особливо це стосується теперішніх умов, коли спостерігаються часті кібератаки на державні чи інші сервіси.

Фахівцям з громад презентували основні таск-менеджери, які допоможуть чітко спланувати роботу певних відділів та визначити відповідальних осіб.

Окремо розглядався блок використання для внутрішньої комунікації команди різних інформаційних ресурсів. Аналізували популярні месенджери на рівень їх безпечності для внутрішньої комунікації, якщо оцінювати рівень цифрової безпеки.

У кінці заходу експертки разом з учасниками обговорили інструменти моніторингу та оцінки комунікаційної діяльності.