Для молоді ВПО й не тільки: практичні техніки й поради з тайм-менеджменту та розв’язання проблем

Наприкінці листопада молодь ВПО з чернівецьких громад відвідала цикл занять щодо розвитку м’яких навичок. Ми вирішили поділитися рекомендаціями тренерів і тренерок, аби більше молоді, яка вимушено залишила домівки внаслідок повномасштабного вторгнення, мали знання для подальшого розвитку, особистого й професійного.

Юлія Мудрик, HR-консультантка та коуч, провела воркшоп «Вміння розв’язувати складні проблеми та планувати діяльність». Вебінар відбувся в межах проєкту «Підтримка інтеграції молоді з числа ВПО», який втілюється в рамках програми «Мріємо та діємо».

Юлія розповіла, як розв’язати проблеми, спланувати діяльність та підвищити особисту ефективність. 

За словами тренерки, при потребі знайти оптимальне рішення, важливо:

• визначити суть проблеми; 
• подивитися на ситуацію під різними кутами (уникати швидкого переходу до висновків);
• спробувати різні підходи;
• продовжувати обговорення проблеми з прицілом на результат (почути аргументи інших сторін);
• обрати, кого запросити для обговорення (одноосібно / командно);
• робити нотатки роздумів і ідей;
• за потреби – запросити фасилітатора чи звернутися до іншого фахівця (наприклад, коуча);
• розвивати власні навички розв’язання проблем;
• запланувати обговорення (якщо йдеться про командну роботу).

Дві техніки для пошуку спільних рішень

Якщо ж ви самі чи з командою відчуваєте, що «застрягли», то Юлія Мудрик радить спробувати техніки «Світове кафе» або «Шість капелюхів мислення».

«Світове кафе»

Ця техніка допоможе вирішити велике коло питань у команді. Може брати участь від 10 до декількох сотень людей. Час проведення: від 40 хвилин до декількох днів. 

Вам потрібне приміщення та декілька столів (але можна проводити й на вулиці). За кожним столом – своя тема та людина, що збирає всі згенеровані дані щодо конкретного питання. 

Інші учасники мають курсувати від одного столу до іншого. Вони будуть ділитися досвідом та пропонувати ідеї протягом визначеного часу за різними столами. 

Мета – згенерувати й записати максимальну кількість думок, а в підсумку – презентувати їх.

«Шість капелюхів мислення»

Цей метод ви можете практикувати самі чи в невеликій команді.

• Перший капелюх, білий – інформація: людина в білому капелюсі говорить лише фактами, про події, цифри, статистику. 
• Другий капелюх, червоний – емоції: людина в червоному капелюсі може озвучувати різні емоції стосовно ситуації та бути максимально чесною перед іншими.
• Третій капелюх, жовтий – позитив: людина в жовтому капелюсі має позитивне світосприйняття й говорить про плюси та позитивні наслідки вирішення ситуації. 
• Четвертий капелюх, чорний – критика: людина в чорному капелюсі має сказати про обмеження та проблеми у ситуації.
• П’ятий капелюх, зелений – творчість: людина в зеленому капелюсі генерує ідеї. 
• Шостий капелюх, синій – висновки: це відповідальна особа, яка збирає всі погляди та висновки й домовляється, хто за що відповідає, та які кроки слід зробити. 

Техніка «Шість капелюхів мислення» підходить для тих, хто добре розуміє методику та може бути стабільним у своїй ролі. Також може застосовуватись для самостійного обмірковування та вирішення ситуацій. 

Мозковий штурм чи «Координати Декарта» – для тих, кому потрібне зважене рішення

Для тих, у кого виникають труднощі з прийняттям конструктивних рішень, Юлія Мудрик радить спробувати «Координати Декарта» та мозковий штурм.

«Координати Декарта» допомагають побачити усі переваги й недоліки, що непросто помітити одразу 

Техніка «Координати Декарта» передбачає роботу у 4-х квадратах з питаннями: «Що я отримаю, якщо це відбудеться?», «Що я отримаю, якщо це не відбудеться?», «Що я втрачу, якщо це не відбудеться?», «Що я втрачу, якщо це відбудеться?».

Потрібно занотувати всі аспекти ситуації, яка потребує рішення. І ось, ви відповіли на всі питання. Все одно важко зрозуміти, що краще зробити? Тоді поруч з кожним пунктом слід написати, наскільки для вас це важливо за шкалою від 1 до 10. Потім достатньо підрахувати кожен розділ окремо – й у підсумку ви отримаєте відповідь, до якого рішення насправді схиляєтеся. 

Техніка дуже практична, адже так можна знайти рішення у найрізноманітніших сферах: від влаштування на роботу й до планування подорожі чи рішення мати собаку. 

Мозковий штурм – метод, у якому збираються абсолютно різні варіанти відповідей на конкретне питання.

Йдеться про те, що ми максимально повно викладаємо все, що спадає на думку, будь-які ідеї. Але важливо звернути увагу: якщо ви збираєтеся командою для мозкового штурму, то це має бути не оціночна зустріч, абсолютно всі варто слід фіксувати, уникаючи осуду.

Як розвинути навички успішного розв’язання проблем?

• Грайте в ігри (це весело, та вони змушують мислити інакше).
• Додайте у життя фізичної активності (підійдуть навіть прогулянка чи пробіжка).
• Звертайте увагу, як інші долають труднощі (і порадьтесь з тими, в кого були схожі труднощі чи хто досяг успіху у цій сфері).
• Зосередьтесь на розв’язанні проблеми.
• Запитуйте «чому?».
• Збирайте ідеї для вирішення
• Шукайте можливості розв’язання проблеми.

Що слід зробити, якщо хочете ефективніше розподілити час?

«Ефективна стратегія управління часом дозволяє збалансувати такі важливі аспекти вашого життя, як робота, відпочинок, сімейні стосунки», – переконана Юлія Мудрик.

Отже, розповідаємо вам 10 порад від тренерки, на які варто звернути увагу, якщо хочете досягати у житті більшого.

1. Плануйте день заздалегідь.
2. Слідкуйте за часом, який витрачаєте на кожну справу / проєкт / питання.
3. Групуйте пов’язані завдання разом.
4. Фіксуйте ідеї.
5. Навчіться казати «ні», коли вам потрібно: так ви знайдете більше часу на важливе для себе.
6. Змінюйте пріоритети за потреби.
7. Автоматизуйте процеси: наприклад, корисно використовувати програми й додатки, що спрощують роботу.
8. Віддавайте справи на аутсорс (наприклад, користуватися послугами бухгалтера, а не самостійно рахувати податки).
9. Займайтеся спортом (зокрема, це впливає на розвиток самодисципліни).
10. Пам’ятайте про необхідність пити воду та правильно й вчасно харчуватися (актуальна порада для трудоголіків, які забувають, що стан здоров’я впливає на ефективність діяльності).

5 популярних методів планування часу:

1. правило Парето (20% зусиль приносить 80% результату);
2. метод Pomodoro (25 хвилин – для зосередженої праці над завданням, а наступні 5 хвилин – для відпочинку чи зміни активності);
3. матриця Ейзенхауера (спосіб планування, за яким справи потрібно згрупувати відповідно до матриці: термінові та нетермінові, важливі та неважливі. Залежно від того, до якої категорії належить справа, визначається, потрібно її робити сьогодні чи варто не робити взагалі); 
4. методика інтелектуальних карт (відображає глибинні зв’язки при плануванні);
5. діаграма Ганта (набір графічних гістограм, які фіксують строки, взаємозв’язок та віхи реалізації складових проєкту).

Сподіваємося, ця інформація допоможе вам досягнути більшого в особистому й кар’єрному розвитку. А ми продовжуватимемо ділитися нотатками з навчального циклу «Розвиток м’яких навичок, затребуваних у сучасному світі, для молоді з числа ВПО».

Матеріал підготовлено в межах проєкту «Підтримка інтеграції молоді з числа ВПО», який реалізовується ГО Товариство «Український Народний Дім в Чернівцях» в рамках програми «Мріємо та діємо», що впроваджується за фінансової підтримки Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) та виконується IREX у партнерстві з Будуємо Україну разом (БУР), Центром «Розвиток корпоративної соціальної відповідальності» (CSR Ukraine), Making Cents International (MCI), Міжнародним республіканським інститутом (IRI) та Zinc Network. Зміст цього матеріалу є відповідальністю ГО Товариство «Український Народний Дім в Чернівцях» і не обов’язково відображає погляди IREX, USAID чи Уряду США.