Проєктний офіс: яким він має бути?

Наталія Вінничук

Що таке проєктний офіс і навіщо його створювати громаді? Яким він має бути і які функції на нього можна покласти? Рішення про формат і функції цієї структури є індивідуальним для кожної громади, залежно від ресурсів, амбіцій та потреб.

Свій унікальний шлях створення проєктного офісу розпочали 30 учасників з 10 відібраних громад в рамках Програми підтримки від «U-LEAD з Європою»: «Створення проєктного офісу в громаді». За час своєї роботи Програма підтримки провела вже 5 навчань з управління проєктним циклом. А цього разу дещо під іншим кутом сфокусувала увагу на проєктному менеджменті у громаді.

«Навчити людей — це добре. Але потрібно мати команду, проєктних однодумців, не обов’язково людей, які працюватимуть в ОМС, проєктний офіс, який буде працювати широко, буде залучати усіх зацікавлених, писати, вигравати і реалізовувати проєкти. Наша програма покликана допомогти вам визначитись, яким буде саме ваш проєктний офіс. Основним тут є «ваш». Тут не буде універсальних рішень. Кожний буде планувати і впроваджувати саме те, що найкраще підходить вашій ситуації»,— зазначила заступниця директора Програми U-LEAD Олена Томнюк.

Проєктна діяльність в українських ОМС

ОМС вже розуміють важливість проєктної діяльності для українських громад. Але, як наголошують експерти, всі громади мають різну практику проєктної діяльності. Поки що базовим і наймасовішим сценарієм є варіант, коли проєктами займаються окремі люди з різних підрозділів або особисто голова громади. Частина громад вже прийшла до так званого оптимального сценарію, коли вже створено проєктний відділ. Але у керівництва ОМС та інших підрозділів є очікування, що проєктний відділ зробить усе сам: напише, виграє та реалізує проєкти без залучення інших підрозділів.

А найвищим рівнем розвитку проєктної діяльності в громаді є оптимістичний сценарій, за якого є проєктний відділ/команда, яка взаємодіє з іншими підрозділами ОМС при підготовці та реалізації проєктів, а також бере участь у стратегічному плануванні розвитку громади.

Саме від напрацьованих практик і сценаріїв проєктної роботи, або бажання їх змінити чи вдосконалити, і залежить організаційна форма проєктного офісу, яка підійде конкретному ОМС. На цьому акцентувала увагу проєктна менеджера і керівниця робочої групи з управління проєктним циклом Наталія Зайцева.

«Під час всієї подальшої роботи Програми підтримки ми будемо напрацьовувати конкретні моделі з командами громад-учасниць. Ми пропонуємо обрати кожній громаді одну з організаційних форм роботи проєктного офісу – проєктний менеджер, робоча група, структурний підрозділ чи комунальна інституція з розвитку. В залежності від потреб громади всі вони можуть працювати однаково добре», — зазначила вона.

Формати проєктного офісу в громаді

Про особливості, переваги та ризики тих чи інших форм проєктних офісів у громаді розповів експерт U-LEAD Олег Демчук.

1. Проєктний соло-менеджер

Це може бути людина зі статусом ФОП, яка надає послуги ОМС. А може бути й посадова особа ОМС. Таку одиницю створити найлегше, потрібно лише попрацювати з певним переліком документів — доповнити посадові обов’язки одного з штатних працівників ОМС або створити посаду. Важливим моментом є посадові обов’язки проєктного менеджера – вони мають чітко визначати його функціонал, розмежовуючи з роботою інших підрозділів.

2. Робоча група

Проєктний офіс у форматі робочої групи — це наступний етап розвитку, коли один проєктний менеджер не покриває усіх задач. Такий формат дозволяє об’єднувати різних людей, в тому числі і не з числа працівників ОМС. А якщо виникне потреба, то навіть залучати їх на умовах договорів цивільно-правового чи іншого характеру.

«Праві і ті, хто вважає, що такий формат «розв’язує руки», і ті, хто вважає, що робоча група розпорошує відповідальність і веде до колективної безвідповідальності за проєкт. Такий досвід в Україні є. Проте, проєктні офіси у статусі робочих груп мають право на існування», — вважає Олег Демчук.

Цей варіант проєктного офісу може мати декілька модифікацій: постійно діюча група, для реалізації окремого проєкту, віртуальна робоча група.

3. Структурний підрозділ

Тут уже доведеться вносити зміни до кількох документів, зокрема в структуру та штатний розпис ОМС. Адже це може бути й відокремлена юридична особа з додатковими інвестиційними зобов’язаннями, цифровою безпекою.

«Проєктний офіс, як окрема юридична особа зі своїм рахунком і бухгалтерією, має можливість вести власну фінансову діяльність. Головне, щоб вона відпрацьовувала гроші, які виділяються на неї громадою один до трьох, п’яти чи навіть десяти. Це абсолютно правильно та ефективно», — вважає експерт U-LEAD Олег Демчук.

4. Комунальна інституція з розвитку

Окрема юридична особа, яку можуть створити у форматі комунальної установи, комунального підприємства чи спільного комунального підприємства. Ця модель має найбільш широкий формат і мотивацію. Фактично, це створення бізнесу, власником якого є орган місцевого самоврядування. Проте, для його заснування необхідно буде пройти досить довгий шлях з відповідними рішеннями місцевої ради, статутними та реєстраційними документами. Ця модель дозволяє максимально використовувати потенціал громади для розвитку.

Кожний з форматів проєктного офісу має свої переваги та ризики, а вибір тієї чи іншої моделі залежить від ресурсів громади.

«Не у всіх громад є ресурс на створення проєктного офісу в форматі підрозділу. Комусь може підійти формат робочої групи і, зокрема, використання можливостей віртуальної робочої групи. Саме вона може закривати певні ресурсні прогалини у громадах, пов’язані з відтоком кадрів, проблематикою прикордонних і прифронтових територій. А модель проєктного офісу в форматі комунального підприємства, як показує практика, є найбільш самостійною та найбільш прибутковою», — підсумувала керівниця робочої групи з управління проєктним циклом Наталія Зайцева.

Кожна модель проєктного офісу має свої переваги та недоліки, а її ефективність на практиці залежить від ресурсів, командної взаємодії та рівня навичок проєктних менеджерів. Загалом же інституціоналізація проєктного підходу має свої виклики. Адже доки проєктний менеджер/офіс офіційно такими не є (не мають повноважень та відповідальності, закріплених документально), усе зводиться до вийшло/не вийшло.

Серед викликів інституціоналізації проєктного підходу експерти називають:

• відсутність позитивного тону від керівництва громади;
• відсутність чітких пріоритетів у громади;
• відсутність чіткого розподілу обов’язків;
• виклики у кадровій політиці всередині ОМС;
• брак навичок проєктних менеджерів та команд.