Вакансія: Business Analyst – Early Response System Development within the State Property Fund of Ukraine

1. Project & Component Description

About the Project

Expertise France assists the State Property Fund of Ukraine (SPFU) in improving the management of public properties and assets under its responsibility. This includes implementing reforms in state-owned enterprise governance and automating asset management processes for the SPFU. The ultimate goal is to enhance public financial resilience by ensuring that state-owned enterprises contribute proportionally to the state budget.

About the Component

The Business Analyst will work on Component 2: Support for the automation of corporate governance of state-owned enterprises through the development of the Early Response System (ERS).

The ERS aims to:

• Create an information and communication system for automated detection, analysis, and minimization of risks in state property management.
• Increase transparency, accountability, and efficiency in managing state assets.

2. Position Description: Business Analyst

1. Objective of the Position

The Business Analyst will ensure that all business requirements for the Early Response System are clearly defined, documented, and aligned with the project’s objectives. They will act as a bridge between stakeholders, end-users, and the development team to ensure successful delivery of the ERS.

2. Key Responsibilities

Gather documentation, requirements & describe business processes

• Collect and describe in details business processes regarding risk management and translate them into functional requirements.
• Develop and maintain comprehensive documentation, including Business Requirement Documents (BRD), Functional Requirement Specifications (FRS), and user stories.
• Ensure requirements align with SPFU goals and stakeholder expectations.

Process Analysis and Optimization

• Analyze existing risk management processes to identify gaps, inefficiencies, risks, and areas for improvement, in collaboration with Risk management experts
• Design optimized workflows and recommend system solutions to address pain points.
• Develop as-is and to-be process models using tools like BPMN or UML.

Stakeholder Engagement

• Collaborate with SPFU departments, external stakeholders, and development teams to develop and refine system requirements.
• Act as the primary point of contact for description and clarification of business processes throughout the project lifecycle.
• Organize and facilitate stakeholder review sessions to confirm requirements and resolve ambiguities.

3.Key tasks

• Development of the system architecture, definition of components, and description of requirements and functionalities
• Collaboration with team members to identify and evaluate criteria for selecting ERS system vendors.
• Participation in interviews with potential vendors toassessg their ability to meet the needs of the SPFU.
• Development and participation in tender procedures (in case of purchasing a ready-made product).
• Analyzing the efficiency of current business processes and proposing optimization solutions.
• Identifying opportunities for improving risk management processes.
• Contribution to development of training materials for ERS system users.
• Contribution to conducting training sessions and workshops for staff on the use of new systems.
• Defining KPIs to evaluate the success of ERS system implementation.
• Contribution to the definition ofthe scope of work and developing technical specifications for the MVP of the overall system.

3. Candidate Requirements

Education

• Higher education in Business Administration, IT or equivalent.

Experience

• At least 2 years of experience as a Business Analyst in IT or GovTech projects.
• Proven experience in gathering and documenting requirements for large-scale systems.
• Understanding and experience with APIs (Application Programming Interfaces):
   Ability to analyze and document API specifications (e.g., RESTful APIs).
   Ability to define integration points and validate API requirements.
• Familiarity with risk management processes and tools.
• Experience working on donor-funded international projects is an advantage.

Skills

• Strong analytical skills and problem-solving abilities.
• Proficiency in process modeling tools (e.g., Visio, Lucidchart, or similar).
• Knowledge of project management methodologies such as Agile, Waterfall, or Scrum.
• Familiarity with software development lifecycle (SDLC) and risk management frameworks.
• Proficiency with tools like JIRA, Confluence, or Trello.
• Excellent communication and stakeholder management skills.

Languages

• Ukrainian, English – Fluent.

4. Expected Results

• Description of SPFU business processes related to risk management and translation to ERS technical & functional requirements.
• Comprehensive analysis of existing requirements for the Early Response System.
• Refinement and improvement of the system’s requirements to ensure alignment with project objectives and stakeholder needs.
• Creation of detailed technical documentation for system development, including functional and non-functional requirements, process diagrams, and API specifications.
• Positive feedback from stakeholders regarding the clarity and usability of requirements and documentation.

5. Terms of Employment

• Contract Duration: 2 months, with the possibility of extension – 40 days
• Working Hours: full time, 9:00 AM to 6:00 PM.
• Workplace: State Property Fund of Ukraine, 18/9 H. Almazova Street.
• Start of the Contract: 20/02/2024
• Deadline for applying – 12.01.2024 – 23.59
• Email for applying – [email protected]

1. Опис проєкту та компоненту

Про проєкт

Expertise France надає допомогу Фонду державного майна України (ФДМУ) у вдосконаленні управління державними підприємствами та активами. Це включає реалізацію реформ у сфері корпоративного управління державними підприємствами та автоматизацію процесів управління активами ФДМУ. Основна мета – підвищення фінансової стійкості держави шляхом забезпечення пропорційного внеску державних підприємств до державного бюджету.

Про компонент

Бізнес-аналітик працюватиме над Компонентом 2: підтримка автоматизації корпоративного управління державними підприємствами шляхом розробки Системи Раннього Реагування (ERS).

Мета ERS:

• Створення інформаційно-комунікаційної системи для автоматичного виявлення, аналізу та мінімізації ризиків у сфері управління державним майном.
• Підвищення прозорості, підзвітності та ефективності управління державними активами.

2. Опис посади: Бізнес-аналітик

1. Мета посади

Бізнес-аналітик забезпечить чітке визначення, документування та відповідність бізнес-вимог для Системи Раннього Реагування (ERS) цілям проєкту. Він/вона виступатиме містком між зацікавленими сторонами, кінцевими користувачами та командою розробників для успішної реалізації ERS.

2. Основні обов’язки

Збір документації, вимог та опис бізнес-процесів

• Збір та детальний опис бізнес-процесів у сфері управління ризиками та їх трансформація у функціональні вимоги.
• Розробка та підтримка документації, включаючи бізнес-вимоги (BRD), функціональні специфікації (FRS) та користувацькі історії.
• Переконання, що вимоги узгоджені з цілями ФДМУ та очікуваннями зацікавлених сторін.

Аналіз та оптимізація процесів

• Аналіз існуючих процесів управління ризиками для виявлення прогалин, неефективностей та ризиків спільно з експертами з ризик-менеджменту.
• Проєктування оптимізованих робочих процесів та рекомендації щодо системних рішень для усунення недоліків.
• Розробка моделей процесів “як є” (as-is) та “як має бути” (to-be) за допомогою BPMN чи UML.

Взаємодія із зацікавленими сторонами

• Співпраця з департаментами ФДМУ, зовнішніми зацікавленими сторонами та командами розробників для формулювання та уточнення вимог.
• Виконання функції основного контактного пункту для опису та уточнення бізнес-процесів протягом життєвого циклу проєкту.
• Організація та проведення сесій для перевірки вимог і вирішення неоднозначностей із зацікавленими сторонами.

3. Основні завдання

• Розробка архітектури системи, визначення компонентів та опис вимог і функціоналу.
• Співпраця з командою для оцінки критеріїв вибору постачальників системи ERS.
• Участь в інтерв’ю з потенційними постачальниками для оцінки їхньої відповідності потребам ФДМУ.
• Розробка та участь у тендерних процедурах (у разі придбання готового продукту).
• Аналіз ефективності існуючих бізнес-процесів та пропозиції щодо оптимізації.
• Визначення можливостей для вдосконалення процесів управління ризиками.
• Розробка навчальних матеріалів для користувачів системи ERS.
• Участь у проведенні навчальних сесій і воркшопів для співробітників щодо використання нових систем.
• Визначення KPI для оцінки успішності впровадження системи ERS.
• Участь у визначенні обсягу робіт та розробці технічного завдання для MVP системи.

3. Вимоги до кандидата

Освіта

• Вища освіта у сфері бізнес-адміністрування, ІТ або еквівалентна.

Досвід

• Щонайменше 2 роки досвіду роботи бізнес-аналітиком у сфері ІТ або GovTech.
• Досвід збору та документування вимог для масштабних систем.
• Розуміння та досвід роботи з API (RESTful API):
• Аналіз та документування специфікацій API.
• Визначення точок інтеграції та валідація вимог до API.
• Знання процесів і інструментів управління ризиками.
• Досвід роботи у міжнародних проєктах, що фінансуються донорами, є перевагою.

Навички

• Сильні аналітичні навички та здатність вирішувати проблеми.
• Володіння інструментами моделювання процесів (Visio, Lucidchart або аналогічні).
• Знання методологій управління проєктами (Agile, Waterfall, Scrum).
• Розуміння SDLC і структур управління ризиками.
• Володіння інструментами JIRA, Confluence, Trello.
• Відмінні комунікативні навички та вміння працювати з зацікавленими сторонами.

Мови

• Українська, англійська – вільне володіння.

4. Очікувані результати

• Опис бізнес-процесів ФДМУ, пов’язаних з управлінням ризиками, та їх переклад на технічні й функціональні вимоги ERS.
• Комплексний аналіз існуючих вимог до Системи Раннього Реагування.
• Удосконалення вимог до системи для забезпечення відповідності цілям проєкту та потребам зацікавлених сторін.
• Розробка детальної технічної документації для розробки системи, включаючи функціональні та нефункціональні вимоги, діаграми процесів, специфікації API.
• Позитивний відгук зацікавлених сторін щодо ясності та зручності використання вимог і документації.

5. Умови працевлаштування

• Тривалість контракту: 2 місяці з можливістю продовження – 40 робочих днів.
• Робочі години: повний робочий день, з 9:00 до 18:00.
• Місце роботи: Фонд державного майна України, вул. Генерала Алмазова, 18/9.
• Початок контракту: 20.02.2024.
• Кінцевий термін для подачі заявок – 12.01.2024 – 23.59
• Email для подачі заявок - [email protected]