Терміново! Конкурс на посаду «офіс-адміністратора/ки»

МГО «Соціальні ініціативи з охорони праці та здоров’я» (LHSI) більше 15 років працює в сфері захисту прав найбільш уразливих верст населення, соціальної підтримки та розвитку дітей та молоді, охороні здоров’я та захисту трудових прав. Ми втілюємо багато успішних міжнародних проектів та маємо сталих міжнародних та національних українських партнерів.

Організація в свою команду шукає офіс-адміністратора, який/яка буде розділяти цінності організації (недискримінація, толерантність, відкритість, підзвітність, іноваційність, підтримка) та буде забезпечити ефективну організаційну й документаційну підтримку роботи офісу та директора організації.

МГО «Соціальні ініціативи з охорони праці та здоров’я» виступає за рівний доступ до ринку праці та готова розглянути як молодого та перспективного кандидата початково рівня, так і спеціаліста (-ку) передпенсійного віку, а також людину з особливими потребами.

Обов’язки виконавця

• Підготовка та відправка листів, факсів, документації; ведення адресної бази контрагентів.
• Ведення реєстрів (нумерації) договорів, наказів, розпоряджень, вхідної та вихідної кореспонденції, моніторинг відправки та доставки її за призначенням.
• Забезпечення своєчасної обробки, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції.
• Забезпечення формування замовлень на закупівлю необхідних товарів та послуг для задоволення потреб офісу, контроль за своєчасним поповненням необхідних потреб (канцтовари, чай, кава, вода тощо).
• Допомога в організації службових відряджень персоналу проектів (пошук та замовлення готелів, квитків, тощо).
• Оформлення планових та фактичних кошторисів по представницьких витратах.
• Здійснення контролю за формуванням і оформленням справ у діловодстві організації (політики, кодекси, правила та ін.).
• Супровід оформлення прийняття/звільнення персоналу організації (оформлення особових справ, збір необхідних документів, записи в трудових книжках, оформлення наказів).
• Виконання доручення керівника, головного бухгалтера та фінансового менеджера.
• Упорядкування, комплектування, збереження документів, що підлягають відповідальному збереженню, відповідно до вимог донорів та чинного законодавства.
• Моніторинг строків збереження документів та прийняття своєчасних заходів по архівації та утилізації документації.
• Підготовка і своєчасна передача на збереження до Архівного фонду України документів, що утворяться в діяльності організації.

Основні вимоги

• вища освіта;
• вільне володіння українською та російською мовами
• впевнений користувач Windows, Internet, MS Office (WORD, EXCEL).

Особисті якості:

• толерантне ставлення до представників будь-яких осіб, не залежно від діагнозу, віросповідання, політичних вподобань, приналежності до раси або національності, сексуальної орієнтації та гендерної ідентичності, тощо;
• високий рівень відповідальності;
• вміння планувати та виконувати заплановане вчасно,
• дисциплінованість;
• комунікабельність.

Умови оплати (за результатам інтерв’ю)

Один місяць випробувальний термін.

Контракт — на рік (з можливістю продовження).

Оплата буде здійснюватися раз на місяць, згідно укладеного договору та звіту за виконані роботи.

Прохання надсилати Ваше резюме та короткий мотиваційний лист на пошту [email protected]

до 29 грудня 2021 року. У темі листа вказувати «Офіс-адміністратор».