Стажер/ка з грантів/ Grants Internship

Опис програми:

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Інформація про стажування:

Це буде оплачуване стажування яке відбуватиметься під наглядом керівника, стажер буде залучений до повсякденної роботи UCBI 4 та матиме можливість на власному досвіді здобути розуміння про міжнародну технічну допомогу. Стажування забезпечуватиме розвиток технічних і м’яких навичок, а також надаватиме можливості для професійного розвитку та налагодження зв’язків.

Завдання та обов’язки:

• Участь в усіх видах діяльності та заходах стажування в робочі години
• Ведення трекерів, призначення та участь у зустрічах з партнерами, складання нотаток зустрічей, завантаження документів
• Готовність ознайомитися з циклом діяльності та роллю кожного в ньому через взаємодію з іншими командами
• Дослідження та перевірка минулих проєктів, діяльності та ключового персоналу грантоотримувачів
• Надання підтримки зі складанням звітів щодо ситуації (нових тенденцій, новин, подій), пов’язаної з політичними, соціальними, культурними та економічними факторами в межах портфоліо.
• Ознайомлення з правилами та положеннями USAID та політиками й процедурами компанії «Кімонікс»
• Надання підтримки зі збором даних та координуванням пов’язаних з програмою запитів
• Зрілість, надійність, доброчесність, ініціативність у дослідженні сфери міжнародного розвитку.

Комунікація з членами команди/заінтересованими сторонами:

• Участь у комунікації впродовж циклу грантової діяльності.

Надання допомоги з адміністративними процесами, пов’язаними з укладанням грантових угод:

• Оцінка ризиків та складання документації про відповідність екологічним нормам до укладання грантової угоди.
• Співпраця з членами команди для забезпечення відповідності майбутньої діяльності з організаційними цілями та вимогами донорів.

Надання підтримки в здійсненні фінансового менеджменту:

• Надання допомоги в розробці діяльності (бюджету). Написання розділів бюджету гранту під наглядом керівника. Дослідження та аналіз ринку (перевірка бюджетних нотаток з обґрунтуванням витрат).
• Складання запитів на оплату
• Забезпечення відповідності з фінансовими інструкціями та положеннями.

Відвідування тренінгів:

• Участь у тренінгах для розвитку навичок, пов’язаних із управлінням грантами та міжнародним розвитком.
• Надання допомоги в організації семінарів і тренінгів для грантоотримувачів/партнерів (за потреби).

Надання підтримки з процесами комплаєнсу та аудиту:

• Надання допомоги в забезпеченні відповідності з вимогами донорів, організаційною політикою та правовими нормами.

Вимоги:

• Студенти, що навчаються на останньому курсі бакалаврату, мають диплом магістра або спеціаліста
• Підтверджений інтерес у визначеній галузі
• Здатність працювати в команді та самостійно над проєктами і завданнями
• Здатність/бажання навчатися та професійно розвиватися
• Обов’язково підтверджені аналітичні здібності та розуміння місцевого, регіонального та національного політичного контексту, здатність креативно мислити
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формах
• Обов’язкове вільне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формах

Program Description:

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen resilience and accelerate short-term recovery in frontline and liberated communities; and 2. To reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Internship Overview:

This will be a paid internship under the direction of a supervisor, the intern will be integrated into the daily work of the UCBI 4 project and will have an opportunity to gain firsthand understanding of international technical assistance. The internship will build hard and soft skills and will provide professional development and network building opportunities.

Roles and Responsibilities:

• Participate in all internship activities and events scheduled during normal business hours
• Maintain trackers, schedule and participate in meetings with partners, take meeting notes, upload documents
• Invest time and effort in understanding the activity cycle and everyone’s role in it through relationship building with other teams
• Research and verify grantee past projects, performance, and key personnel
• Support with reporting on atmospherics (emerging trends, news, and developments) that relate to the political, social, cultural, and economic dynamics within the portfolio. 
• Become familiar with USAID rules and regulations and Chemonics policies and procedures
• Support with data collection and coordination on program related requests
• Demonstrates maturity, dependability, integrity, and initiative to learn the international development field.

Communicate with Team members/Stakeholders:

• Participate in communications throughout the grant lifecycle.

Assist in administrative processes related to the grantmaking process:

• Pre-award risk assessment, environmental compliance documentation.
• Collaborate with team members to ensure that future activity aligns with organizational goals and donor requirements.

Financial Management Support:

• Assist in activity development (budgeting). Writing sections of a grant budget under supervision. Research and analyze market (verification of budget notes for justifying costs).
• Compiling payment request forms
• Ensure compliance with financial guidelines and regulations.

Attend Training Sessions:

• Participate in training sessions to enhance skills relevant to grant management and international development.
• Help organize workshops and trainings for grantees/partners (if needed).

Support Compliance and Audit Processes:

• Assist in ensuring compliance with donor requirements, organizational policies, and legal regulations.
• Help to prepare documentation and support internal and external audit processes.

Requirements:

• Students currently pursuing a bachelor’s degree going into the last year of their studies, master’s or specialist degree
• Demonstrated interest in specified field
• Ability to work on a team and independently on projects and tasks
• Ability/willingness to learn and further professional development
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively required
• Fluent written and oral Ukrainian required. 
• Proficient written and oral English required. 

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by September 21, 2024. Please insert the position you are applying for “Grants Intership” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com.

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”