Складський/а логіст/ка / Warehousing and Logistics Assistant

Загальна інформація:  

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) – це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК) у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування процесом інклюзивного відновлення та відродження України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.  Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає фінансову підтримку українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази. 

Обов’язки:

• Забезпечення загального управління та контролю за логістикою ФПСУ, в тому числі управління логістичними договорами.
• У координації з логістичним провайдером ФПСУ розробка, впровадження та ведення ефективної складської системи та тимчасового зберігання всіх проектних матеріалів і товарів до та під час перевезення на проєктні об’єкти.
• Допомога в підготовці щомісячних пакетів документації для оплати за складські послуги та допомога в управлінні бюджетом на складські витрати.
• Контроль за управлінням транспортним ланцюжком доставки товарів на проєктні об’єкти.
• Координація процесу проведення точної складської інвентаризації та підготовки звітності/моніторингу складських запасів і розподілу товарів.
• Фізичний підрахунок товарів і звіряння з даними для підтримання належного рівня запасів.
• Інформування відповідного персоналу про оновлення запасів та отримання товарів.
• Підготовка та облік інспекційних форм та актів приймання-передачі при передаванні товарів третій стороні (відповідно до внутрішніх правил).
• Контроль за дотриманням усіх безпекових процедур і політик на складі.
• Виконання функції контактної особи, що допомагає отримувати всі міжнародні та внутрішні замовлення.
• Виконання функції контактної особи стосовно питань отримання товарів.
• Комунікація з операційним і програмним персоналом для визначення та розуміння специфікацій по кожній поставці (за потреби) з метою забезпечення точного отримання та планування прибуття товарів.
• Координація прогнозів щодо запасів у співпраці з програмними менеджерами для забезпечення відповідного планування в рамках програми.
• Завчасне виявлення проблем/вузьких місць і впровадження рішень.
• Забезпечення своєчасного та ефективного проведення періодичних інвентаризацій/аудитів.
• Відповідальність за управління щоденними операціями в партнерстві з експедитором.
• Моніторинг і відстеження відправлень із моменту подачі заявки до моменту доставки вантажу відповідно до узгоджених умов транспортного договору.
• Відстеження процесу оплати та (за необхідності) комунікація з експедитором/постачальниками послуг щодо прогресу оплати.
• Інші призначені обов’язки.

Кваліфікація: 

Складський логіст повинен відповідати наступним вимогам до кваліфікації та досвіду:

• Ступінь бакалавра з логістичного менеджменту або спорідненої дисципліни та три (3) або більше років відповідного досвіду та/або підготовки; або еквівалентне поєднання досвіду та освіти
• Досконале знання систем управління запасами та сторонніх поставок
• Загальне знання процедур складського управління
• Загальне знання управління ланцюгами поставок
• Загальне знання процесів внутрішніх і міжнародних перевезень
• Готовність час від часу / за потреби їздити на склад (Київська область або далі).
• Розуміння особливостей роботи в секторі розвитку та гуманітарної допомоги є перевагою.

Інструкції з подання резюме

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 8 лютого 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.   

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

Responsibilities:   

• Provides overall management and oversight of PFRU’s logistics, including management of its logistics contracts. 
• In coordination with PFRU’s logistics provider, designs, implements, and maintains an effective warehouse system and temporary storage of all project materials and supplies before and during the transition to the field.
• Assists with the preparation of monthly warehousing payment packages and assists with the management of the warehouse budget.
• Oversees the management of the transportation chain of supplies to the field.
• Coordinates accurate warehouse inventory and reporting/monitoring of warehouse inventory and distribution of goods.
• Conducts physical counts of products and reconciles with data to maintain adequate inventory levels.
• Communicate inventory updates and receipt of supplies with appropriate Staff. 
• Prepares and maintains records of inspection forms and transfer agreements when transferring goods to a third party (in accordance with internal regulations).
• Ensures that all safety procedures and policies are followed in the warehouse.
• Acts as point person for facilitating the receiving of all international and domestic orders.
• Acts as a focal point for goods being received.
• Communicate with operations and programs teams to determine and understand the specifications of each delivery as needed to ensure accurate receipt and planning of items arriving.
• Coordinates inventory projections in cooperation with Program Managers for appropriate program planning.
• Identify capacity issues/bottlenecks in advance and implement solutions.
• Ensure timely and effective periodic inventories/audits.
• Responsible for managing daily operations in partnership with the forwarder.
• Monitoring and tracking shipments from the moment of application to the moment of cargo delivery in accordance with the agreed terms of the transportation contract.
• Track the payment process and, if necessary, communicate with the freight forwarder/service providers regarding payment progress.
• All other duties as assigned.

Qualifications: 

The Warehousing and Logistics Assistant will have the following qualifications and experience requirements:   

• Bachelor’s degree in Logistics Management or a related discipline and three (3) or more years of related experience and/or training; or equivalent combination of experience and education
• Thorough knowledge of inventory management systems and third-party shipping
• General knowledge of warehouse management procedures
• General knowledge of supply chain management
• General knowledge of domestic and international transportation processes
• Willingness to travel from time to time/as required to the warehouse (Kyiv region or further).
• Understanding of development and humanitarian work is an advantage.

Application Details 

Apply using the following link by February 8, 2024. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities.   Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, colour, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.