Project Implementation Manager /Менеджер_ка з впровадження проєктної діяльності

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних. 

Менеджер_ка з впровадження проєктної діяльності несе відповідальність за підтримку розробки, реалізації та завершення проектів ФПСУ відповідно до політики ФПСУ, викладеної в Посібниках щодо фонду та закупівель ФПСУ та найкращих практиках Кімонікс. Вони слугуватимуть центральним ресурсом управління проектами, що підтримує проектування та розробку нових проектів, запуск нещодавно схвалених проектів, реалізацію активних проектів і завершення проектів.

Обов’язки:    

• Служити базою знань для персоналу ФПСУ та проєктних команд з операційних процедур ФПСУ, викладених у Мануалі ФПСУ та Посібнику із закупівель ФПСУ, а також з найкращих практик управління проєктами
• Підтримка в розробці та вдосконаленні інструментів управління проєктами, фінансових і адміністративних інструментів, необхідних для управління проєктами, у координації з командами проєкту, підтримка команди з операційно-адміністративної діяльності
• Підтримка персоналу ФПСУ в операційних процедурах ФПСУ, участь в процесах адаптації нового персоналу, розробка тренінгових ресурсів та рекомендацій для персоналу 
• Надання рекомендацій стосовно покращень процесів проєктного менеджменту або внесення змін до цих процесів для забезпечення ефективного функціонування проєктного циклу та досягнення результатів на всіх етапах реалізації проєктної діяльності – вчасно та згідно зі встановленими процедурами. Впровадження процесових змін у співпраці з відповідними командами ФПСУ.  
• Підтримка впровадження та ведення системи управління проєктами MetricsLed 
• Розробка проєктів
  1. Операційна підтримка процесу розробки концепцій проєктів, документів та бюджетів перед поданням на затвердження Технічному Комітету. 
  2. Можливо ведення процесу підготовки бюджету проєкту, на основі затверджених шаблонів, в координації з проєктними командами та командою з управління фондами.
• Стадія проєкту «start-up stage»
  1. Підтримка діяльності проєкту на стадії “start-up”, до повної укомплектації команди проєкту, участь у встановленні систем операційного управління та процесів для проєкту
  2. Разом з HR-командою участь у процесах найму та адаптації запропонованого персоналу шляхом розробки «Обсягу робіт», проведення співбесід та відбору кандидатів
  3. Допомога та моніторинг розробки робочого плану проєктів, процесів закупівель та надання грантів/коштів
  4. Ознайомлення нових членів команди проєкту з операційними процесами ФПСУ
• Реалізація проєкту
  1. За потреби надає екстрену підтримку в управлінні проєктами, що реалізуються, коли члени проєктної команди перебувають у відпустці, під час напружених періодів реалізації, або для підтримки розробки та впровадження заходів швидкого реагування.
  2. Операційна підтримка розробки заходів або пропозицій стосовно продовження та розширення проєктів 
• Закриття проєкту 

1. Разом з проєктними командами та командою з управління фондами планування закриття проєкту та забезпечення дотримання всіх необхідних процесів і процедур протягом усього процесу закриття
2. Допомога команді з управління фондами в перевірці проєктної документації та фінансовій звірці проєктних витрат  

• Виконання інших обов’язків за дорученням Директора з впровадження проєктної діяльності для досягнення цілей і завдань програми.

Необхідні навички та кваліфікація: 

• Принаймні 4 роки досвіду проєктного менеджменту або еквівалентного досвіду.
• Обов’язково ступінь бакалавра або відповідний досвід роботи.
• Обов’язково вільне володіння українською та англійською мовами.
• Дуже бажано досвід впровадження донорських проєктів технічної допомоги.  
• Продемонстрована здатність чітко і стисло комунікувати думки усно і письмово. 
• Володіння критично необхідними навичками проєктного менеджменту, зокрема, в сфері  бюджетного менеджменту, закупівель, управління персоналом, розробки проєктів, планування робочих процесів та залучення зацікавлених осіб.
• Дуже добре володіння пакетом MS Office, гарні навички обробки тексту, уважність до деталей. 
• Продемонстрована здатність дотримуватися стандартних практик і процедур, отримувати загальні інструкції та контролювати хід роботи та вносити значний внесок у кінцеві результати. 
• Підприємливість, стресостійкість, самостійність, здатність працювати як самостійно, так і в команді. Адаптивність, гнучкість і орієнтованість на рішення. Здатність ефективно працювати в швидкоплинному середовищі і над кількома проєктами одночасно.   
• Продемонстрована винахідливість у вирішенні проблем та ініціативність в опануванні нових навичок.

Звітування:
 Менеджер з впровадження проєктної діяльності звітуватиме Директору з впровадження проєктної діяльності, координуючи виконання робочих задач з іншими командами ФПСУ, за потреби.   

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 16 січня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com) 

 Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.    

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

The Project Implementation Manager is responsible for supporting the design, delivery and closeout of PFRU projects in-line with PFRU policies outlined in PFRU’s Fund and Procurement Manuals and Chemonics best practices. They will serve as a central project management resource supporting design and development of new projects, start-up of newly approved projects, implementation of active projects, and project closeout.   

Responsibilities:   

• Serves as knowledge base for PFRU staff and project teams on PFRU operational procedures established in PFRU’s Fund and Procurement Manuals as well as project management best practices
• Support in developing and refining project management, financial, and administrative tools necessary for the management of projects, in coordination with project teams and supporting operations teams
• Assists in building capacity of staff in PFRU operational procedures by participating in onboarding for new PFRU staff and developing training or guidance resources for staff 
• Recommends changes or improvements to PFRU project management processes to ensure that project cycle-related processes are functioning efficiently to enable quick and compliant project delivery. Collaborates with relevant teams within PFRU to implement process changes.
• Supports implementation and maintenance of MetricsLed PROJECT system for project management
• Project design and development
  1. Provides operational inputs to the development of project concepts, documents and budgets before they are submitted to PFRU’s Technical Committee for approval
  2. May lead on preparation of project budgets using approved templates in coordination with project team and Fund Management team
• Project start-up
  1. Supports project start-up activities before full project team is onboarded, including establishing operational and activity management systems and processes for the project
  2. With Human Resources and Recruitment, supports local recruitment and onboarding of proposed staff by developing scopes of work, interviewing and selecting candidates
  3. Assist and monitor initial development of project work plan, procurements and grants/fund awards
  4. Support onboarding of project team in PFRU operational processes
• Project implementation
  1. On an as-needed basis, provides project management surge support to active projects when project team members are on leave, during busy periods of implementation, or to support with design and implementation of rapid response activities
  2. Provides operational inputs into design of activities or proposals for project extension and expansion
• Project closeout
  1. Works with project and Fund teams to plan for project closeout and ensure all necessary processes and procedures are followed throughout closeout process
  2. Assist Fund team with file reviews and financial reconciliation of project spend
• Perform other duties as assigned by the Project Implementation Director to achieve the programme’s goals and objectives

Qualifications: 

The Project Implementation Manager will have the following qualifications and experience requirements:

• Minimum 4 years of project management or relevant experience.
• Bachelor’s degree or equivalent work experience required.
• Fluent Ukrainian and English required.
• Experience implementing donor-funded technical assistance projects strongly preferred.
• Demonstrated ability to communicate clearly and concisely orally and in writing.
• Mastery of critical project management skills, including budget management, grants management, procurement, personnel management, project design and development, work planning and stakeholder engagement.
• Strong MS Office, word processing abilities, and attention to detail.  
• Demonstrated ability to follow standard practices and procedures, receive general instruction and supervision on work progress, and make significant contribution to end results.   
• Entrepreneurial, stress resilient, and autonomous, and able to work both independently and collaboratively. Adaptable, flexible, and solution oriented. Ability to work effectively in fast paced environments, and ability to work on several projects at a time.   
• Demonstrated resourcefulness in problem-solving and initiative to learn new skills.

Supervision of Employee:
 The Project Implementation Manager will report to the PFRU Project Implementation Director, and coordinate with other members of the PFRU team as required.

Application instructions: 

Apply using the following link by 16 January 2023. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

Application link: PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com)