11.05.2023

Програмний менеджер/програмна менеджерка в Український ветеранський фонд

ЗАВЕРШЕНО

Додано:
dia3dzed

Програмний менеджер/програмна менеджерка в Український ветеранський фонд

Менеджер/менеджерка програми буде працювати в Українському ветеранському фонді, але контракт буде підписаний з IREX.

Програма “Український фонд швидкого реагування”, яка втілюється Радою міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) за фінансової підтримки Державного департаменту США, шукає менеджера/менеджерку програми, який/яка адмініструватиме повний цикл проєктів, відповідатиме за звітність та налагоджуватиме співпрацю з українськими та міжнародними партнерами, підтримуючи команду Українського ветеранського фонду. Передбачена співпраця за контрактом на 6 місяців з можливістю продовження. Повна зайнятість (орієнтовно 40 годин на тиждень).  

Програма “Український фонд швидкого реагування” була створена з метою задоволення критичних потреб та підвищення стійкості українського уряду, громадянського суспільства та цивільного населення на тлі повномасштабного вторгнення рф. Програма Фонду реалізується з березня 2022 року завдяки фінансовій підтримці Державного департаменту США. Більше про програму на Facebook-сторінці.   

Український ветеранський фонд — платформа розвитку ветеранських можливостей. Ми установа у сфері управління Міністерства у справах ветеранів України і працюємо для ветеранів і їхніх родин. А поки ветерани знову захищають Україну на фронті і захищають наше майбутнє — ми турбуємось про їхнє завтра. Більше про фонд на сайті.

Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою цінову пропозицію, заповнивши Додаток 2 (у т.ч. таблицю 1), надіслати Додаток 3 (портфоліо) та Додаток 4 (резюме) . Детальний опис послуг наведено у Додатку 1. Пропозиція повинна бути написана українською мовою, містити реквізити заявника, а ціни мають включати в себе необхідні податки та збори та залишатися в силі не менше 60 діб після завершення дати подання запиту на пропозиції.  

У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати ваші комерційні пропозиції до 23:00 9 липня 2023 р. на електронну адресу [email protected]  з темою листа “Програмний менеджер/програмна менеджерка в Український ветеранський фонд”. Заявник несе відповідальність за вчасність подання та достовірність поданих комерційних пропозицій.  

Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані, відправляються у форматі *pdf чи *word і не містити вірусів чи пошкоджень. Запропоновані послуги будуть розглядатися і оцінюватися відповідно до повноти пропозиції та її відповідності до вимог (Додаток 1). Вибір постачальника залежатиме від того, чия пропозиція відповідає вимогам та критеріям оцінки та є найбільш економічно вигідною. На підставі чого буде укладено договір. 

Звертаємо увагу на те, що IREX не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору. 

Замовник вимагає від учасників уникати конфліктів інтересів. У випадку участі в тендері учасників, які є пов’язаними особами, тендерні пропозиції таких учасників буде відхилено.  

Замовник залишає за собою право скасувати закупівлю або не визначати переможця без будь-яких зобов’язань. Успішним кандидатам у першому раунді відбору замовник потенційно надішле письмове завдання та запрошення на співбесіду. 

Дякуємо за увагу! Чекаємо на ваші пропозиції.  

Додаток 1 

Перелік вимог до Запиту на пропозиції 

Зміст вимог 

Проєктний менеджер/проєктна менеджерка працюватиме з командою Українського ветеранського фонду, надаючи комунікаційну підтримку. Передбачена співпраця за контрактом на 6 місяців з можливістю продовження. Повна зайнятість (орієнтовно 40 годин на тиждень). 

Вимоги до кандидатів/кандидаток: 

Вища освіта;
Досвід у проєктному менеджменті та розбудові спільнот від 3 років;
Вільне володіння англійською мовою, навички ведення ділової комунікації;
Вільне володіння державною мовою;
Навички роботи з Google Workspace, Zoom, Trello, Slack, Asana тощо;
Знання принципів та особливостей повного циклу грантового фінансування, фандрайзингу та управління проєктами;
Високий рівень відповідальності за результат своєї роботи, ініціативність, активна життєва позиція, вміння працювати в команді, стресостійкість, емпатія;
Готовність працювати у динамічному середовищі;
Уміння працювати в команді та без неї;
Ініціативність і відповідальність.

Перелік та опис очікуваних результатів 

Щоденний менеджмент одного чи більше проєктів/ініціатив Українського ветеранського фонду
Пошук та формування бази партнерів для подальшої співпраці;
Пошук можливостей для посилення подальшої фінансової спроможності проєктів;
Адміністрування проєктів, змістовне звітування та фінансова звітність за встановленими термінами;
Планування партнерських заходів;
Ведення повного циклу проєктів (підготовка, організаційний і документальний супровід);
Розроблення та реалізація стратегії залучення ресурсів для розвитку програм і консультування проєктів;
Побудова та підтримка довгострокових відносин з партнерами;
Вміння налагоджувати співпрацю та домовлятися про колаборації з українськими та міжнародними інституціями;
Організація зустрічей з українськими та міжнародними партнерами з метою розширення мережі партнерів.

Валюта пропозиції 

Валютою тендерної пропозиції є долар США. Сума виплат у гривні за контрактом буде обраховуватися відповідно до офіційного курсу гривні до долара США, встановленого Національним банком України на дату  підписання кожного Акта прийому-передачі. Пропозиція та фінальна ціна не повинна містити у собі ПДВ. 

Звільнення від ПДВ 

Послуги, роботи мають надаватись  без ПДВ.  

БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Претенденти повинні заявити у своїй пропозиції, що вони розуміють, що IREX звільнений від сплати ПДВ і що це звільнення буде застосовано до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви претендентів про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення з розгляду відповідно до цього Запиту пропозицій. Чинне законодавство безперешкодно дозволяє отримати таке звільнення від ПДВ для договорів. 

Строк дії пропозиції  

6 місяців       

У виняткових випадках IREX може звернутися з проханням до автора пропозиції подовжити строк дії пропозиції. У цьому випадку сторони повинні підтвердити згоду у письмовій формі. 

Неповні пропозиції 

Не допускаються 

Умови оплати 

Із постачальником, обраним у результаті цього конкурсу, буде укладено договір із погодинною оплатою, які будуть надані за весь період. Тип договору буде залежати від статусу юридичної чи фізичної особи виконавця.  

Оплата за надані постачальником послуги/види робіт буде здійсненою у гривні (без ПДВ).  

Деталі щодо розміру, термінів та інших умов оплати послуг Виконавця є предметом узгодження між сторонами та будуть відображені в договорі. 

Розрахунок  

Безготівковий розрахунок 

Інші умови 

Якщо кількість потенційних постачальників менше ніж 3 (три), дана закупівля переоголошується. Організація залишає за собою право визначити переможця. 

Організація залишає за собою право замовити одне або декілька завдань одночасно, або замовити не повний обсяг завдань. 

Організація залишає за собою право скасувати закупівлю без будь-яких зобов’язань. 

Тривалість договору, який передбачається укласти 

Термін надання послуг: 6 місяців з дати укладення договору.  

Критерії оцінювання пропозиції  

	Критерій оцінки	Ваговий коефіцієнт	Документи, які підтверджують відповідність критерію
1.	Ціна: порівняльна оцінка	30	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1
2.	Якість портфоліо, що базується на попередньому досвіді надання послуг подібного виду	40	Додаток 3 (Портфоліо)
3.	Відповідність кваліфікаційним вимогам тендеру	30	Додаток 4 (Резюме)

Контактна особа для уточнень 

(звернення виключно у письмовому вигляді) 

Зацікавлені сторони, можуть задавати уточнювальні запитання за е-адресою:  

[email protected] до 9 липня 2023 року. 

Кінцевий термін подання пропозицій – до 23:00 9 липня 2023 року на е-адресу [email protected] з темою листа “Програмний менеджер/програмна менеджерка в Український ветеранський фонд”. 

Таблиця нижче допоможе перевірити повноту вашої заявки. Переконайтеся, що всі вказані документи є в наявності: 

Документи, що мають бути надані разом із ціновою пропозицією, в т.ч. документи, що підтверджують відповідність вимогам:		Документи додано до цінової пропозиції  (ТАК       /          НІ)
Документи на ведення комерційної діяльності (за наявністю)	Заповнена та підписана форма пропозиції (Додаток 2)	☐	☐
	Копія Свідоцтва платника ПДВ (за умови реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку або витяги з реєстрів платників ПДВ та платників єдиного податку	☐	☐
	Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців	☐	☐
Кваліфікаційні документи	Портфоліо (Додаток 3)  Резюме (Додаток 4)	☐	☐

Додаток 2 

Таблиця 1 

Цінова пропозиція    _________________ 

    (назва учасника) 

Код ЄДРПОУ/ інд.номер__________________________________________________________, контактні дані___________________________________________________________________, П.І.Б. __________________________________________________________________________ 

Цим листом _______________ (назва організації за наявності) в особі ______________________ (ПІП уповноваженої особи) повідомляє що бажає взяти участь у конкурсі, що проводить Рада міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) – «Проєктний менеджер/проєктна менеджерка в Український ветеранський фонд» та погоджується із умовами конкурсу. Підтверджую достовірність наданих IREX даних. 

Постачальник повинен пояснити, як і чому він може бути найкращим виконавцем вимог IREX та вказати таке: 

Кваліфікація – опис діяльності постачальника послуг (релевантна освіта, кваліфікації, додаткове навчання, перелік професійних програм, якими володіє виконавець, перелік клієнтів, які отримали ті ж самі послуги, що потрібні IREX, типи виконаних робіт, інше); 
Наявність документів на ведення комерційної діяльності – реєстраційні документи, свідоцтво платника податків і т.д. У випадку відсутності таких документів зазначте про це, а також вкажіть, якими методами оплати роботи ви користувалися в такому випадку. 
Вартість виконання робіт.

№ 

Назва послуги / завдання 

Ціна за одну послугу, (дол.США) 

Надання послуг проєктного менеджменту (погодинна ставка) 

Додаток 3 

Портфоліо (ім’я учасника) для Українського ветеранського фонду 

Будь ласка, скористайтеся шаблоном нижче для Вашого портфоліо:  

Види робіт	Приклади (Посилання на веб-сайт проєкту/програми/ініціативи/файл на гугл-диску,)
Досвід роботи у проєктному менеджменті/управлінні програмами та командами	[будь ласка додайте покликання на сайти чи інші веб-ресурси проєктів/програм/ініціатив в яких ви виступали в ролі менеджера/менеджерки/координатора/координаторки чи займали аналогічні за змістом посади] або [покликання на файл на гугл-диску з назвами та описом проєктів/програм/ініціатив в яких ви виступали в ролі менеджера/менеджерки/координатора/координаторки чи займали аналогічні за змістом посади]
Приклад розробленої проєктної пропозиції або заповненої грантової заявки, яка отримала фінансування у минулому	[додайте покликання на гугл-диск]
Приклад розробленої стратегії залучення ресурсів у минулому	[додайте покликання на гугл-диск]

*У разі відсутності прикладів тих чи інших робіт, вкажіть навпроти відповідного заголовку “N/A”. 

**якщо документи з портфоліо містять конфіденційну та/чи чутливу інформацію, просимо перед надсиланням її видалити або замінити таким чином, щоб зміст документу не зазнав суттєвих змін

Додаток 4 

Резюме (у довільному форматі)