Помічник(-ця) служби підтримки / Support Services Assistant

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі Данська рада у справах біженців шукає Помічника служби підтримки у місто Миколаїв.

Загальна мета вакансії:

Посада асистента служби підтримки здійснює підтримку команди з матеріального та технічного забезпечення, адміністративної підтримки та інших наскрізних завдань на підтримку команд ДРC з гуманітарного роззброєння та розбудови миру (HDP), котрі часто працюють у місцях і за графіками, що відрізняються від інших команд. Ця посада служить мостом між командами HDP на місцях та службами підтримки в районі або базовому офісі та підпорядковується менеджеру служби підтримки.

Географічне охоплення: Миколаїв

Основні обов’язки:

Логістика/Закупівлі:

• Підготувати відповідні документи для закупівлі товарів і послуг 
• Брати участь в оцінці тендерних пропозицій та інших пропозицій та переконатися, що звіт про оцінку тендерних пропозицій, технічну оцінку, протоколи переговорів та договірний контракт при відборі консультантів містять всі факти та інформацію, необхідні для обґрунтування рекомендацій, викладених у звіті 
• Брати участь у спільній перевірці товарів та обладнання, що закуповуються, та з’ясовувати відповідність товарів технічним умовам та кількостям; 
• Перевірте, чи всі старі та нові активи належним чином записані та позначені тегами 
• Правильно застосовувати процеси ланцюга поставок в ERP 
• Підтримка в завданнях, пов’язаних з логістикою з акцентом на роботах з розмінування, та підтримка інших відділи програми відповідно до вимог менеджера. 

Управління автопарком: 

• Допомагати з виконанням завдань з управління автопарком за потреби
• Оновлення щоденного графіка руху транспортних засобів та обліку та призначення всіх механічних перевезень за потребою 
• Складати регулярні звіти про витрату палива та щомісячний аналіз використання автомобіля 

Офіс-менеджмент/Адміністратор/HR 

• Допомога в адміністративних завданнях відповідно до внутрішніх правил і процедур ДРБ 
• Надання необхідної адміністративної підтримки персоналу програми щодо організації поїздок, бронювання квитків та проживання, а також належної звітності 
• Допомога відділу кадрів в оформленні нових співробітників, а саме сканування документів співробітників, участь в співбесідах і перевірка рекомендаційних листів 
• Допомога з проїзними документами для персоналу підбази (запити на замовлення, звіти про відрядження). 
• Допомога у визначенні, налаштуванні та повсякденному управлінні офісом

 Необхідний досвід та компетенції: 

• Вища освіта у відповідній галузі або еквівалентна професійна кваліфікація 
• Принаймні 1 рік відповідного досвіду в логістиці, управлінні автопарком, адмініструванні та / або HR.
• Середній рівень володіння англійською мовою (говоріння/читання/письмо) є перевагою 
• Вільне володіння українською мовою.

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань. 

Ми пропонуємо:

• Цікаву роботу у міжнародній гуманітарній організації.
• Офіційне працевлаштування. Контракт: 12 місяців із можливістю продовження залежно від результатів роботи та фінансування. Попередньо відбувається проходження 3-х місячного випробувального терміну 
• Медичне страхування та страхування життя.

Процес подачі заявки

Заявки відкриті лише для громадян України.

Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам працевлаштування національного персоналу ДРБ в Україні. 

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168653&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою розглядатися не будуть.

Кінцева дата подачі резюме: 17 жовтня 2023 р.