Офісний адміністратор в Democracy Reporting International

Офісний адміністратор (повний робочий день), Київ

Останній день прийому заявок: 28 вересня (опівночі за Київським часом)

Контрактний період: 18 місяців

Дата початку: якомога швидше

Democracy Reporting International (DRI) є незалежною, неприбутковою організацією, зареєстрованою у Берліні, Німеччина. DRI виступає за участь громадян у політичних процесах, підзвітність державних органів та розвиток демократичних інституцій в усьому світі.

DRI впроваджує свою діяльність в Україні з вересня 2014 року. DRI працює з основними громадськими ініціативами України з метою систематичного моніторингу та звітування про основні політичні реформи. Метою проекту є надання українській та міжнародній громадськості регулярних звітів та аналізів поточних політичних реформ, подання міжнародних стандартів та порівняльної практики в обговореннях реформ та формування можливостей регіональних і місцевих громадських організацій, молодіжних організацій та студентів для моніторингу, аналізу та адвокації реформ.

DRI шукає офісного адміністратора для підтримки діяльності нашої команди та офісу в Києві.

Обов’язки та відповідальність:

Під керівництвом голови офісу та співробітника з питань фінансів та адміністрування помічник буде:

• Підтримувати команду в рутинних питаннях щодо адміністративної, логістичної та частково фінансової діяльності проекту та офісу DRI в Києві;
• Допомагати формувати звітну офісну документацію, пов’язану з впровадженням проекту;
• Комунікувати з партнерами щодо логістики, звітності та матеріалів, що ними готуються, у відповідності до фінансових, адміністративних, закупівельних вимог DRI;
• Допомагати формувати та узгоджувати щомісячні розрахунки за проектом, сканувати, друкувати, архівувати документи фінансової звітності тощо;
• Обробляти платежі та документи звітності за відсутності та за дорученням керівника, а також надавати підтримку партнерам й співробітникам в оформленні документації у відповідності до критеріїв DRI;
• Сприяти та допомагати закупівлі обладнання для проекту, канцелярських товарів, витратних матеріалів та інших заходів технічного обслуговування, коли виникає потреба у забезпеченні проектної діяльності;
• Забезпечувати логістичну, матеріально-технічну та адміністративну підтримку команді проекту та партнерам, включаючи придбання та оформлення віз та квитків, бронювання готелів, оформлення звітних документів тощо.
• Виступати в ролі головного координатора для адміністрування офісу, включаючи технічне обслуговування офісу та офісного обладнання тощо.

Кваліфікація / досвід:

• Освіта в галузі фінансів, торгівлі, управління; університетський ступінь є суттєвою перевагою.
• Мінімум 1-2 роки досвіду роботи в якості офісного асистента або на аналогічній посаді.
• Попередній досвід роботи в некомерційній організації або представництві іноземної компанії є перевагою.
• Розвинені навички роботи комп’ютером, включаючи пакет Microsoft Office.
• Вільне володіння українською (розмовна та письмова); Знання англійської мови та розмовний рівень англійської є перевагою.

Останній день прийому заявок: 28 вересня 2018 року (опівночі за Київським часом).

DRI підтримує різноманітність і прагне бути роботодавцем рівних можливостей.

Зацікавлені заявники повинні надіслати свої заявки (супровідний лист, резюме та три контакти тих, щто може надати рекомендацію) в одному файлі pdf на електронну адресу: [email protected] . В темі і-мейлу вказати “Office Assistant – Ukraine”.

Через кількість заявок, які DRI отримує зазвичай, контактуватись будуть лише кандидати, відібрані для співбесіди. DRI лишає за собою право контактувати з претендентами до закінчення останнього терміну прийому заявок.