Офіс-менеджер в «Програму USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО)»

«ПРОГРАМА USAID З АГРАРНОГО І СІЛЬСЬКОГО РОЗВИТКУ (АГРО)» шукає в свою команду офіс-менержера. 

Метою роботи офіс-менеджера є організація безперебійної роботи офісу Програми АГРО для забезпечення ефективної роботи адміністративної, кадрової і закупівельної функцій та належного внутрішнього контролю. Офіс-менеджер повинен завжди дотримуватися та діяти відповідно до Професійного кодексу етики компанії «Кімонікс» «Живемо за нашими цінностями», а також дотримуватися норм і положень USAID, політик та процедур Кімонікс і законів України.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Адміністративне управління

• Контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі журналів реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо;
• Забезпечення зберігання відповідної договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів; сканування документів; ведення первинної документації згідно з американськими та українськими урядовими постановами;
• Виконання функції Відповідального за техніку безпеки і охорону та забезпечення дотримання програмою вимог пожежної безпеки та охорони праці;
• надання допомоги та комунікація з тими членами команди, які їдуть у відрядження, щодо необхідного обладнання згідно з інструкцією керівника адміністративно-фінансового департаменту. Технічна підтримка тих членів команди, що перебувають у відрядженні, якщо у цьому є необхідність;
• Координація графіку роботи офісних водіїв. Перевірка пробігу автівок водіїв.
• Розподілення роботи на переклад проектних документів серед перекладачів, які працюють на повний робочий день, неповний робочий день і зовнішніх перекладачів, а також проведення підрахунку слів перекладеного документу для визначення суми платежу.
• Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов’язаних з проектом.
• Допомога у реєстрації/перереєстрації проекту відповідно до українського законодавства, виконувати роль альтернативної контактної особи в комунікації з USAID, Міністерством розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України та Секретаріатом Кабінету міністрів України щодо адміністративних і логістичних питань;
• Ведення протоколів загальних зустрічей співробітників програми. 

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• диплом бакалавра (обов’язково)/магістра (бажано) або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
• широкий досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
• досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів буде перевагою;
• всебічні знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
• спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти як Office 365 Suite (Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, OneNote, Power BI тощо).
• обов’язкове добре знання письмової та розмовної англійської мови;
• готовність і можливість подорожувати за необхідності;
• дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
• увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
• вміння працювати самостійно і в команді;
• вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями.

Детальна інформація про вакансію за посиланням

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 18 травня 2020 р. з поміткою Office Manager та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.