Молодший/ша фахівець/чиня з публічних закупівель

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення. 

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році DRC продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється. 

Наразі ДРБ шукає Молодшого фахівця з публічних закупівель для своєї діяльності в м. Чернігів.   

Загальна мета позиції: У своїй роботі молодший фахівець відділу з публічних закупівель керується цією посадовою інструкцією, стандартними операційними процедурами (далі – СОП) та чинними нормативними документами Представництва Данської ради у справах біженців в Україні (далі – ДРБ).

Основні обов’язки

Закупівля та логістична підтримка:

• Допомагати у виконанні процесів закупівель, забезпечуючи дотримання правил, викладених у Посібнику з операційної діяільності та інших відповідних процедурах і положень ДРБ. 
• Забезпечити відстеження всіх замовлень від моменту планування та запиту до остаточного отримання.
• Підготовка відповідних документів для закупівлі товарів і послуг.
• Брати участь в оцінці тендерних пропозицій та стежити за тим, щоб звіт про оцінку тендерних пропозицій, технічна оцінка, протокол переговорів та укладений контракт при відборі консультантів містили всі факти та інформацію, необхідні для обґрунтування рекомендацій, викладених у звіті. 
• Брати участь у спільній перевірці закуплених товарів та обладнання та встановлювати відповідність товарів технічним характеристикам та кількості.
• Сприяти підготовці та оформленню документації на закупівлю.
• Підтримувати ведення комплексної бази даних закупівель товарів та послуг.
• Співпрацювати з фахівцем з питань закупівель та керівником відділу публічних закупівель для забезпечення своєчасного та точного оформлення замовлень на закупівлю та постачання.
• Відображати процеси закупівель в рамках призначеної ролі в системі ERP.

Документація та звітність:

• Допомагати у підготовці звітів, пов’язаних з логістикою, включаючи щотижневі та щомісячні звіти про стан справ.
• Сприяти веденню точного обліку закупівель та логістичної діяльності.

Відповідність та процеси:

• Забезпечити дотримання логістичних та закупівельних процедур ДРБ. 
• Допомагати в дотриманні логістичних правил і політик конкретних донорів.
• Сприяти точному застосуванню процесів ланцюжка поставок ERP-системи.

Права:

Молодший фахівець з публічних закупівель має право:

• Знайомитися з проєктами рішень керівництва організації, що стосуються його/її діяльності.
• Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов’язаної з обов’язками, встановленими цією інструкцією, подавати зауваження щодо працівників організації; пропонувати шляхи усунення недоліків, виявлених у діяльності організації.
• Запитувати та отримувати особисто або на вимогу безпосереднього керівника будь-яку інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків, від керівників структурних підрозділів та спеціалістів.  
• Звертатися до керівництва організації з проханням про будь-яку підтримку у виконанні своїх професійних обов’язків.

Відповідальність:

Молодший фахівець з публічних закупівель відповідальний за:

• Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією, – в межах трудового законодавства України.
• Порушення, вчинені в процесі його/її професійної діяльності, в межах чинного адміністративного, кримінального або цивільного законодавства України.
• Матеріальну шкоду в межах чинного цивільного та трудового законодавства України.

Про кандидата:

• Щонайменше 1 рік досвіду роботи у відділі публічних закупівель, логістиці.
• Базове розуміння практики управління товарними запасами.
• Знання принципів та процесів закупівель та логістики.
• Комп’ютерна грамотність: впевнений користувач MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook. 

Освіта: 

• Вища освіта: диплом або відповідний сертифікат в галузі управління ланцюгами поставок, логістики, бізнес-адміністрування або суміжних галузях

Знання мов: 

• Вільне володіння письмовою та усною українською мовою.
• Володіння англійською мовою на середньому рівні (говоріння/читання/письмо).

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:  

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів. 
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку. 
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій. 
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити. 
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.  

Ми пропонуємо: 

• Тривалість контракту: Річний контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну. 
• Призначення місця служби: Чернігів 
• Дата початку: Якомога швидше. 
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців. 

Процес подання:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Форма для подання заявки. 

Кінцевий термін подання заявок: 25.07.2024.