Менеджер/ка з питань закупівель

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки. 

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом’якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв’язаної Росією брутальної війни. АГРО зосереджує свою увагу на таких напрямах діяльності як закупівля і передача критично важливих матеріально-технічних ресурсів аграріям, розширення доступу аграріїв до фінансування, надання ММСП послуг з сушіння, зберігання та переробки сільськогосподарської продукції.

Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

У вересні 2022 року кошторисна вартість проекту збільшена до 120 000 000 дол. США, строк реалізації – продовжено до 13 листопада 2026; 24 серпня 2023 року кошторисна вартість проекту збільшена до 205 000 000 дол. США. На сьогоднішній день у Проекті працює понад 70 українських штатних працівників. 

Мета роботи

Для сприяння досягненню загальних цілей «АГРО», Менеджер з питань закупівель забезпечуватиме професійну підтримку діяльності в рамках Програми «АГРО», виконуючи роль координатора із закупівель широкого спектру товарів та послуг.

Очікується, що новий працівник приєднається до вже існуючої команди закупівельників (на разі вже маємо одного менеджера з питань закупівель і одного адміністративного асистента – асистента з питань закупівель) і посилить її роботу.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Посадові обов’язки Менеджера з питань закупівель включатимуть такі основні обов’язки:

• Допомагає технічним та іншим спеціалістам готувати передзакупівельні та інші пов’язані із закупівельними контрактами документи;
• Готує та публікує запити цінових пропозицій (RFQ)/запити комерційних пропозицій (RFP), отримує та перевіряє пропозиції/бюджети на предмет їх прийнятності та доцільності;
• Формує тендерні комітети та входить до їх складу як член без права голосу з метою сприяння процесу оцінки пропозицій;
• Готує меморандуми щодо вибору постачальників, обґрунтування вибору унікальних постачальників, результатів переговорів;
• Забезпечує повну відповідність тендерних процедур та укладених договорів регламентам USAID, а також принципам та процедурам Кімонікс;
• Готує закупівельні контракти, забезпечує їх відповідність регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс;
• Забезпечує підписання контрактів згідно повноважень на підписання документів, запроваджених в регіональному офісі;
• Координує дотримання умов Рамкових Угод під час розміщення замовлень до них;
• Відповідає за координацію операційних закупівель і логістики, що включає (але не обмежується цим): комунальні послуги, послуги туристичних агентств, канцтовари, послуги перекладу та редагування, таксі, інтернет, забезпечення проживання під час відряджень, послуги кур’єрської доставки, сезонне прибирання, страхування майна, медичне страхування;
• Забезпечує повну відповідність постачальників та підрядників умовам контрактів в частині підготовки звітності та/або рахунків, а також їх повну відповідність регламентам USAID та принципам і процедурам Кімонікс;
• Порівнює поставлені товари та виставлені рахунки із заявкою на закупівлю, аби упевнитися в їх відповідності та перевірити тип, кількість та стан товарів;
• Готує доповідні записки щодо результатів та ефективності роботи постачальників послуг та товарів;
• Допомагає з веденням документообігу (підшиває, сканує, зберігає документи);
• Веде та постійно оновлює базу даних угод Програми «АГРО»;
• Оновлює інформацію у реестрах, пов’язаних з закупівельною діяльністю;
• Подає інформацію для помісячного планування бюджету та, в межах компетенції, моніторить його виконання;
• Працює в програмі Microsoft Teams з метою виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми;
• За вказівкою – бере участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• На вимогу – готує розділи звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• Бере участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• Дотримується принципів ділової етики компанії «Кімонікс»;
• На вимогу – виконує інші відповідні завдання.

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Визначене місце роботи: м. Київ.

Працівник/Працівниця періодично їздитиме у відрядження в інші регіони України.

Менеджер з питань закупівель працює в складі фінансово-адміністративного  департаменту під безпосереднім керівництвом та підпорядковується Керівникові фінансово-адміністративного департаменту або призначеній ним/нею особі,  або іншій(им) призначеній(им) Керівником проекту особі(ам).

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Щонайменше 3 (три) роки досвіду роботи у сфері закупівель,
• Попередній досвід роботи у галузі закупівель у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів на аналогічній посаді із виконанням задач та осовними функціями і відповідальністю, схожими на означені вище, буде значною перевагою;
• Вища освіта (право, бізнес, фінанси, економіка або пов’язана спеціальність);
• Добре знання англійської: відмінні навички письмової англійської мови, відмінні навички презентацій англійською;
• Вільне володіння українською мовою;
• Підтверджене вміння працювати професійно, конструктивно, співпрацювати як член команди, дотримуватись графіків, ефективно комунікувати, працювати з різноманітними партнерами (в т.ч. з урядовцями, підприємцями та міжнародними донорами) у динамічному середовищі;
• Вміння виконувати щоденну роботу та досягати очікуваних результатів як під безпосереднім наглядом, так і без нього;
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів;
• Впевнений користувач програм MS Office 365.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 1 вересня 2024 р. з поміткою “Procurement Specialist” та Вашим прізвищем у темі листа. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.